Pentascope begeleidt reorganisatie van Vos Logistics

09 mei 2013 Consultancy.nl

Vos Logistics, een logistieke dienstverlener uit Oss dat op Europese schaal opereert, kampte tussen 2008 en 2010 met tegenvallende resultaten. Het transportbedrijf had last van afnemende vraag en toenemende concurrentie uit het buitenland en zag zich daarom genoodzaakt te reorganiseren. Pentascope werd ingehuurd om te ondersteunen bij de transformatie. Ben Vos, CFO Vos Logistics, en Roel Wever, Pentascope consultant betrokken bij de opdracht, vertellen in een interview meer over de achtergrond, samenwerking met het adviesbureau en het resultaat.
 
Ben Vos: ‘We willen niet zozeer de grootste zijn – maar wel een goed renderend bedrijf dat hoogstaande kwaliteit levert, zich bewust is van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid en zich aanpast aan de behoeften in de markt. En dus moest het anders binnen Vos Logistics.’ Vos trad in het voorjaar van 2008 aan als CFO van het internationaal opererende transportbedrijf. Het is toeval dat hij dezelfde achternaam draagt als de voormalig eigenaar – hij is geen familie.
 
Vos Logistics is een Europese logistieke dienstverlener en levert transport- en klantspecifieke logistieke diensten. De kernactiviteiten zijn het vervoer van verpakte goederen, droge bulk, alsmede klantspecifieke logistieke oplossingen zoals opslag, value added logistics en distributie. De directie bestaat uit Ben Vos en Frank Verhoeven. Ben: ‘Vos Logistics had in 2008 te maken met een afkalvende economie en een afvlakkend volume. Gezien onze grote eigen truckcapaciteit waren we kwetsbaar voor volumeschommelingen geworden – we waren te hard gegroeid in korte tijd. Toen ging eind 2008 ook nog het licht uit in de logistieke wereld. We moesten de kosten in heel Europa gaan terugbrengen. Qua volumes leek 2009 licht te herstellen, maar de winter van 2009 op 2010 was lang en donker.’

Pentascope - Vos Logistics
 
Onrust voorkomen
Het aantal mensen en trucks werd flink teruggeschroefd. Daarmee was Vos er echter nog niet – het had, net als andere transportbedrijven, te maken met forse prijsconcurrentie. Onder meer uit Oost-Europa. De directie maakte daarom begin 2010 een reorganisatieplan. De reorganisatie zou zich uitstrekken over vestigingen in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk en Groot-Brittannië. Ben Vos: ‘Het ging over elf deelprojecten en daar zat ook een bepaalde volgorde in. We wilden dit zorgvuldig doen. Daarom besloten we externe hulp te vragen.’
 
Maatwerk
Waarom koos Vos Logistics voor Pentascope? ‘We wilden geen boardroom-spreadsheet-consultancy in huis halen. De fase van conceptuele ideeën hebben we zelf ter hand genomen – we wilden pragmatische, praktische ondersteuning in de uitvoering. Pentascope biedt dat. Ze hebben geen “one size fits all”-benadering, maar leveren maatwerk. Precies wat we nodig hadden. Eigenlijk huren we niet graag externen in, maar dit was te omvangrijk voor ons als directie om het zelf te doen. Wij moeten onze agenda vrijhouden om te kunnen reageren op de dagelijkse dingen.’
 
Reorganisatie in binnen- en buitenland
Roel Wever werd als programmamanager ingezet om binnen Vos aan het werk te gaan. Roel: ’In overleg met de directie bekeken we welke lokale managers de meest logische projecteigenaren waren. De doelen van het veranderprogramma waren al door de directie bepaald. De deelprojecten bestonden onder meer uit de reorganisatie van buitenlandse vestigingen, centralisatie van enkele ondersteunende diensten en het samenvoegen van businessunits.’ Binnen de klantorganisatie zijn projecteigenaren uit de lijn benoemd voor het trekken van de deelprojecten. Deze projecteigenaren hebben voor hun eigen organisatieonderdeel de reorganisatie geconcretiseerd. Per organisatieonderdeel bekeek Roel met de projecteigenaar hoe de processen en de bijbehorende systeemondersteuning beter en efficiënter konden worden ingericht. Bijzonder daarbij was dat Roel ook de buitenlandse vestigingen bezocht. Steeds werd gekeken hoe de veranderingen aansloten bij de lokale situatie.
 
Tijd en aandacht geven
Roel stuurde de projecten aan, bewaakte de voortgang en verzorgde de rapportage aan de directie. Maar hij nam niets over. De projecteigenaren voerden de werkzaamheden uit. Ben Vos: ‘Roel deed alles, behalve het zelf doen. Dat was ook zijn rol. Na het vertrek van Roel, in januari 2011, vielen we niet in een gat. Je leest wel eens over interimmers die vertrekken en de organisatie met veel vraagtekens achterlaten – dat is bij Pentascope zeker niet het geval. Roel faciliteerde, wij lagen niet aan het infuus van de programmamanager.’

Roel Wever - Pentascope
 
‘Het hele proces is soepel verlopen. Roel gaf in het kader van de reorganisatie de managers de tijd en aandacht die wij als directie niet altijd konden geven, omdat we ook andere zaken op agenda hebben staan.’ Roel: ‘Je krijgt hierdoor ook geen “conflict of interest” – Ben en Frank zijn de baas, en dat kan anders dan door elkaar heen gaan lopen. Door een externe hiervoor in te huren bleef het zuiver.’
 
Resultaten flink verbeterd
Het is inmiddels meer dan twee jaar na het dieptepunt. Hoe staat Vos er nu voor? Roel Wever: ‘Er is een gedragsverschuiving in gang gezet van een operationeel gedreven naar een commercieel gedreven organisatie. Het reorganisatieproces was pijnlijk, maar is door de medewerkers wel als een eerlijk en transparant proces ervaren.’ Ben Vos: ‘Nog niet zo lang gelden keken we naar een onzeker, zwart gat. Het was als fietsen in de mist: de mist kon optrekken, je kon ook tegen een muur oprijden. Nu trekt de markt zichtbaar aan. En wij zijn als organisatie efficiënter en flexibeler geworden in de uitvoering van onze activiteiten. Na de zomer van 2010 hebben de resultaten zich goed verbeterd. De geplande besparing van €5 miljoen is inmiddels nagenoeg geheel gerealiseerd. Mede dankzij dit project staan we er een stuk beter voor.’
 
In 2010 boekte Vos Logistics weer na jaren weer zwarte cijfers (+2% omzet). In 2011 realiseerde de logistieke dienstverlener een omzetstijging van 5%. De efficiëntere bedrijfsvoering resulteerde ook in lagere kosten.

Nieuws