Scenter helpt IHC Beaver Dredgers met lean transformatie

14 november 2011 Consultancy.nl

Eind 2010 ging IHC Beaver Dredgers aan de slag met lean en ketenprestatie. De producent van baggerwerktuigen werd hierin ondersteund door Scenter, een middelgroot adviesbureau uit Driebergen-Rijsenburg. Consultancy.nl ging in gesprek met opdrachtgever Jeroen Kortenoeven en opdrachtnemer Hans Spitsbaard over het project en de bijdrage van Scenter.
 
Efficiencyslag nodig
Volgens Jeroen Kortenoeven, hoofd Productie van IHC Beaver Dredgers, was het bedrijf hard toe aan een efficiencyslag. “Het probleem zat in het rendement van de productie. Er waren teveel onduidelijkheden in de interne rolverdeling. Dat had mogelijk ook te maken met de organisatiestructuur. Het leidde tot inefficiënt werken, waardoor we moeite hadden de pieken in werkdruk op te vangen. We merkten ook dat het lastig was om goed te sturen op kosten”. Bij de standaardproducten, de Beavers, waren urenoverschrijdingen van 10%  of meer geen uitzondering. En bij de ‘custom built’ werktuigen liepen die overschrijdingen soms op tot wel 25%.
 
Nieuwe organisatiestructuur
In april 2011 introduceert IHC Beaver Dredgers een nieuwe organisatiestructuur voor Productie, met meer bevoegdheden voor productieprojectleiders om de benodigde middelen en uren op tijd in te zetten. Er komt een pocketboek, waarin voor alle belangrijke processen de taken en verantwoordelijkheden op papier staan. De werkgroep Planning zorgt voor het opschonen van planningen om ze in lijn te brengen met de nieuwe werkwijze. De activiteiten die op de planning blijven, worden strakker aangestuurd.
 
Scenter helpt IHC Beaver Dredgers met lean transformatie
 
Zo wordt de doorlooptijd korter. Werkplekken worden geordend, aan de hand van 5S. En met een belangrijke toeleverancier, Metalix, maakt IHC Beaver Dredgers duidelijke afspraken, bijvoorbeeld over sortering en tijdig aanleveren van voorbewerkte onderdelen. IHC Beaver Dredgers kijkt bovendien naar de eigen rapportages, die vaak ad hoc en wat slordig worden gemaakt. Besloten wordt om per order elke maand een goede rapportage te maken, met ‘Key Performance Indicators’ (KPI’s) voor orders en afdelingen. De strakkere sturing levert een belangrijke bijdrage aan de uiteindelijke efficiencyslag.
 
Lean vergaderen
Ook de vergaderstructuur gaat op de schop. Kortenoeven: “We hebben kritisch gekeken wie bij welke vergadering zit en of dat wel nodig is. Ook hebben we helder vastgelegd met welk doel we vergaderen. En we maken geen notulen meer, maar actie- en besluitenlijsten. Per saldo vergaderen we nu nog net zo veel uren, maar met een hoger rendement”. Volgens Hans Spitsbaard, partner bij Scenter, past dit helemaal in de lijn van lean management. “Lean is niet bedoeld om uren of mensen weg te bezuinigen, maar om het rendement van je inspanningen te vergroten. Bepaal waar de klant echt waarde aan hecht en lever dat in zo kort mogelijke tijd. Dan dalen de kosten en stijgt de klanttevredenheid”.
 
Zachte factoren
Belangrijk onderdeel van de transitie was focus op ‘zachte factoren’ zoals leiderschap én houding  & gedrag. In 2011 organiseerde het organisatieadviesbureau diverse trainingen en sessies voor leidinggevenden. Alle leidinggevenden krijgen 360 graden feedback: van hun ondergeschikte, nevengeschikte en manager. Kortenoeven: “De aandacht voor leiderschap, houding en gedrag was heel nuttig, want je komt er niet door alleen een andere structuur neer te leggen. Het is belangrijk dat leidinggevenden en medewerkers ook snappen dat een andere werkwijze nodig is, anders valt iedereen al snel terug in oude patronen. We hebben tijdens het verandertraject veel taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijker geformuleerd. Voor sommige leidinggevenden was dat op zijn minst even wennen. Dat is begrijpelijk, maar als bedrijf moet je op alle niveaus laten merken dat de veranderingen structureel en niet vrijblijvend zijn. Na de zomer merkte we dat veel leidinggevenden hun nieuwe rol gingen oppakken”.
 
Op tijd leveren
In oktober 2011, een jaar na aanvang van het verandertraject, trekt de laatste adviseur van Scenter de deur dicht bij IHC Beaver Dredgers. De resultaten stemmen Kortenoeven ronduit tevreden. “Door de efficiencyverbetering produceren we nu ‘on target’ en vaak nog beter terwijl we eerst regelmatig forse overschrijdingen van het budget kenden. Alleen daardoor al hebben de consultants zichzelf terug verdiend vóórdat zij bij ons vertrokken” aldus de opdrachtgever.

Nieuws

Meer nieuws over