Protiviti: 10 tips voor meten volwassenheid BI-functie

23 maart 2012 Consultancy.nl

Veel bedrijven lanceren allerlei projecten om Business Intelligence (BI) te implementeren. Veelal zijn deze projecten erg kostbaar en leveren ze maar een beperkte meerwaarde voor de organisatie. Hoe kunnen organisaties ervoor zorgen dat een implementatie wel de beoogde meerwaarde behaalt en de kosten weet te beperken? Deze checklist opgesteld door Protiviti adviseurs bevat tien tips die gebruikt kunnen worden om de 'volwassenheid' van een BI-functie te meten. 

1. Denk vanuit strategie, niet vanuit data

Benader een BI-implementatie niet als een “data verzameling project”, maar verzamel en koppel alleen de data die nodig zijn voor besluitvorming. Strategie en doelstellingen moeten hierbij het uitgangspunt vormen. Wanneer allerlei irrelevante gegevens worden vastgelegd in een database, ontstaat al snel een brei aan gegevens, terwijl vervolgens niemand een helder beeld heeft van de KPI´s die daadwerkelijk de (operationele en financiële) performance inzichtelijk maken. 

2. Lever de juiste informatie op het juiste niveau

Zorg voor het juiste dashboard op het juiste niveau. Een CFO (of CEO) zal niet geïnteresseerd zijn in afzonderlijke debiteureninformatie van kleine klanten, maar wel in het totale debiteurenbedrag en de trend daarin. Dit geldt niet alleen voor de aggregatie van gegevens, ook KPI’s zijn gebonden aan het niveau in de organisatie. De informatievoorziening van business unit naar hoofdkantoor moet hierbij niet de mogelijkheid wegnemen om als CFO te kunnen inzoomen naar lagere niveaus om knelpunten te onderzoeken. 

3. Meet de performance met beïnvloedbare KPI´s

Maak duidelijk onderscheid tussen “gewone” bedrijfsinformatie en KPI’s. KPI’s zeggen iets over de prestaties van een persoon of afdeling en moeten beïnvloedbaar zijn door die persoon of afdeling. Het heeft niet veel zin mensen te beoordelen en te belonen op basis van KPI´s die ze zelf nauwelijks kunnen sturen of die enkel gericht zijn op de korte termijn. Zorg dat targets van personen en afdelingen in lijn zijn met de targets van het bedrijf, zowel op de korte als lange termijn. 

4. Combineer forecasting met gezond boerenverstand

Forecasting en besluitvorming dienen gebaseerd te zijn op ervaring én op de verwachte toekomst (of indien met scenario’s wordt gewerkt, op de meest waarschijnlijke toekomst). Idealiter kijken bedrijven vooruit en gebruiken ze “leading indicators”. Indien achteruit wordt gekeken en historische analyses worden gemaakt, dan moeten de patronen van gisteren niet zonder meer worden gebruikt voor de trends van morgen zonder dat het “waarom” achter de historische data duidelijk is. Diepgaande statistische analyses zijn soms nodig, maar vaak is het efficiënter en beter om op zoek te gaan naar voor de hand liggende verklaringen. 

5. Uniformeer data definities

Veel bedrijven hebben meerdere systemen die ieder op hun eigen manier gebruik maken van data. Voorwaarde is dat deze systemen (en dus ook de mensen) elkaars data wel moeten begrijpen. Dit is noodzakelijk om afdelingen of locaties effectief samen te laten werken. Wanneer dit niet goed ingeregeld is, kan dit resulteren in een verkeerde analyse van klanten of producten. Dezelfde klant kan zaken doen met meerdere vestigingen en dus in werkelijkheid belangrijker zijn voor het bedrijf, dan een afzonderlijke locatie op basis van haar eigen omzetcijfers zou classificeren. Bepaalde producten kunnen op verschillende locaties verschillend geclassificeerd liggen, waardoor de voorraad lokaal blijft bestaan. Leveranciers leveren aan verschillende vestigingen dezelfde producten, zonder een gezamenlijk inkoopproces. Een uniformering van data kan een grote besparing in tijd en geld bewerkstelligen. 

6. Integreer risico management met performance management

Bedrijven denken en werken nog vaak in silo´s wanneer het gaat om risico management en performance management. Er is echter veel meerwaarde te halen uit een combinatie en vaak hangen deze twee processen al samen vanuit een natuurlijk perspectief. 

7. Automatiseer BI rapporten

Zorg dat rapporten zoveel mogelijk geautomatiseerd geüpdate worden. Iedere handmatige actie (voornamelijk kopiëren en plakken in Excel) in het proces zorgt voor vertraging, mogelijk kwaliteitsverlies, onnodige kosten en vermindert de overdraagbaarheid van het proces. Veelal steunt de reporting op een aantal medewerkers waardoor het proces (als het al plaats kan vinden zonder deze personen) enorm vertraagt en veel meer fouten zal bevatten in het geval één van deze personen tijdelijk niet aanwezig kan zijn. Uiteraard kan dit niet helemaal vermeden worden, maar het is noodzakelijk handmatige acties tot een minimum aantal te beperken. 

8. Begin met een minimale rapportageset

Begin bij een BI implementatie niet klakkeloos rapportages uit oude systemen over te nemen. Zorg voor een gedegen vooronderzoek (en besteed hier zeker niet te weinig aandacht aan) en inventariseer wat noodzakelijk is voor de verschillende stakeholders. Misschien wordt op deze manier ook opgebouwde kennis weggegooid, maar het vermindert ook het aantal nutteloze en ongebruikte rapporten. Laat gebruikers duidelijk uitleggen waarom een bepaalde rapportage noodzakelijk is; wanneer geen helder verhaal op tafel komt, is de rapportage dus minder kritisch dan een gebruiker aanvankelijk betoogt. Creëer geen rapportages omdat de data nu eenmaal toch voor handen is. 

Door de set van rapportages beperkt te beginnen, legt dit een lagere druk op de medewerkers van de verschillende afdelingen en blijven bovendien de kosten in de hand. Bijkomend voordeel is dat vaak de grootte van een datawarehouse op deze manier beperkt blijft, waardoor een wildgroei aan informatie wordt voorkomen. Bovendien wordt op deze manier een soort BI functie gecreëerd waardoor direct aandacht wordt besteed aan het continue monitoren van rapportagebehoeften. 

9. Maak Personalised Information mogelijk

Hoewel bedrijven vaak wel de noodzaak inzien van “one single version of the truth” (wat uiteraard één van de basiseisen is aan BI) staat “personalised information” nog in de kinderschoenen. Echter, niet iedere manager heeft behoefte aan dezelfde lay-out en dezelfde detaillering van informatie. Bedrijven staan hier vaak huiverig tegenover want zien “personalised information” als het tegengestelde van de uniformiteit van data. 

“One single version of the truth” gaat echter veel meer over de manier van berekening dan over de presentatie hiervan. Door de verschillende informatiebehoeften kunnen managers echter wel degelijk een andere onderverdeling van KPI’s noodzakelijk achten. Door personalised information te faciliteren in de BI oplossing wordt voorkomen dat managers hun eigen waarheid of berekening in Excel creëren en tijdens meetings eindigen in eindeloze data definitie discussies. 

10. Betrek de organisatie want (ook) dit is change management

Zorg ervoor dat het bereiken van doelstellingen een team effort wordt, waarbij de gehele organisatie is betrokken. Veel bedrijven zijn voor de resultaten uiteindelijk afhankelijk van de medewerkers en zullen mensen moeten stimuleren in het bereiken van hun individuele doelstellingen. Belangrijk hierbij is dat de performance zichtbaar is (inclusief de target) en regelmatig geüpdate wordt. 

Een artikel van Joris van de Veerdonk en Marcel de Jongh, beide werkzaam bij Protiviti.

Nieuws

Meer nieuws over