House of Performance: Succescriteria voor lean cultuur

12 februari 2013 Consultancy.nl

Hoe kunnen organisaties een lean cultuur creëren en zodoende lean of Continu Verbeteren trajecten verankeren binnen de organisatie? Uit onderzoek van House of Performance komt naar voren dat er drie succescriteria zijn: Gevoel, Gedrag en Gedachten. Daarnaast moeten er vier randvoorwaarden worden geschept in de omgeving van een ‘lean team’: strategisch duidelijkheid, management buy-in, een sterk HR beleid en voldoende middelen voor executie.
 
In het onderzoek keken de onderzoekers naar welke leiderschapsstijlen en gedragskenmerken effectief zijn bij organisaties die met Lean of Continu Verbeteren bezig zijn en dit al jaren succesvol volhouden. De whitepaper ‘Mijn Team is Top!’ is opgesteld in samenwerking met Universiteit Twente.
 
Onderscheidende factoren
De resultaten van het onderzoek laten zien dat teams die blijvend continu verbeteren op drie aspecten onderscheidend zijn. Samen vormen deze elementen een continu verbeter cultuur, waarbij continu verbeteren onderdeel van het dagelijks werk is.
 
HofP - Lean Onderzoek 1
 
Het gevoel
De teamleden geven steun aan hun collega’s en voelen zich verbonden met hun team. Belangrijk is dat teamleden zich veilig voelen om in de groep verbeterideeën aan te dragen en dat zij in staat zijn om het beste ervan te maken wanneer conflicten ontstaan.
 
De gedachten
Teamleden kunnen de organisatiedoelstellingen uitleggen en snappen de relatie tussen het eigen werk en de doelstellingen. Teamleden geven actief aan dat zij de doelstellingen ondersteunen en betrokken zijn bij organisatie.
 
Het gedrag van de teamleden
Medewerkers delen regelmatig, op vaste tijden, kort kennis over het werk en gaan zelf op zoek naar informatie om het werk te verbeteren. Effectieve teams die continu verbeteren stellen telkens haalbare doelen en houden de voortgang daarvan bij. Dagelijks hebben teamleden aandacht om verbeteringen aan te brengen in het werk. De teamleider faciliteert het verhogen van prestaties door het stellen van vragen en het wegnemen van knelpunten bij de uitvoering.
 
Randvoorwaarden
Naast de ‘interne’ factoren benoemen de consultants ook vier factoren in de omgeving die bijdragen aan continu verbeteren binnen teams:
 
HofP - Lean Onderzoek 2
 
Ondersteuning door leiders in organisatie
In goed functionerende organisaties, geven topmanagers het goede voorbeeld door zelf ook verbeteringen op te pakken. Naast regelmatig op de werkvloer aanwezig zijn, stellen topmanagers daar vragen over lopende verbeteringen en zijn zij aanwezig bij het doorvoeren van die grote, maar ook kleine, verbeteringen. Dit soort leiders helpen teams om continu verbeteren in het dagelijks werk op te nemen en vast te houden. Dat stopt niet bij de zeepkistbijeenkomsten, medewerkerslunches of andere bijeenkomsten. Echt ondersteunende leiders vragen zich continu af welke waarde zij zelf toevoegen aan de werkvloer in het wegnemen van problemen en obstakels. Hierdoor ontstaat vertrouwen en geloof op de werkvloer dat het nu dan echt menens is!
 
Strategische en structurele duidelijkheid
Naast ondersteuning door de top, moet voor medewerkers ook duidelijk zijn waarom en hoe de organisatie met de principes van continu verbeteren wil werken. Iedereen in de organisatie moet het antwoord op de volgende vraag kennen: “Waar gaan we naartoe, op welke manier en wie doet wat?” Hier ligt ook weer een belangrijke rol voor managers: communiceer herhaaldelijk de doelstellingen en verwachtingen.
 
Human Resources beleid
Continu verbeteren vraagt iets van de mensen in de organisatie. Bied dus de juiste opleiding aan en beloon medewerkers op het behalen van verbeterdoelen. Tegelijkertijd vraagt continu verbeteren nieuwe dingen van je medewerkers en leidinggevenden en veranderen op termijn de functieprofielen. Het is belangrijk de juiste mensen te selecteren. Kortom, betrek de afdeling Personeel in de verandering, zodat continu verbeteren een blijvertje wordt.
 
Beschikbaarheid van voldoende middelen
Teams die succesvol continu blijven verbeteren krijgen tijd om aan procesverbeteringen te werken. Soms ontvangen ze ook ondersteuning door experts. In elk geval krijgen ze de fysieke ruimte en tijd om te experimenteren en te leren. En als het een keer niet goed loopt, wordt dit niet meteen afgestraft. Hierdoor kunnen ze het telkens een stukje beter doen.

Nieuws

Meer nieuws over