ConQuaestor: Tips voor SEPA bij woningcorporaties

24 januari 2013 Consultancy.nl

Kunnen corporaties na 1 februari 2014 nog betalingen doen en incasseren bij hun huurders? Op deze datum zetten we in Nederland namelijk een volgende stap in de implementatie van SEPA. Na onder andere het “nieuwe pinnen”, het nieuwe generieke XML elektronische dagafschrift (MT940) en het vervallen van de valutering door banken, komt met ingang van 1 februari 2014 het CLIEOP03 bestand voor binnenlandse betalingen en incasso te vervallen. Er kan dan alleen nog worden betaald en geïncasseerd met gebruikmaking van het nieuwe XML SEPA formaat, op basis van IBAN bankrekeningnummers.
 
Voor incasso verandert er nog meer. De mandaatnummers moeten worden opgenomen in het incassobestand en de mandaten dienen elektronisch beschikbaar te zijn voor opvraging door banken. De storneringstermijn was al verlengd naar 8 weken en 13 maanden als de incassoprocedure niet goed is gevolgd, waardoor de automatische incasso een voorwaardelijke en geen gegarandeerde betaling meer is voor deze termijnen. De te volgen procedure houdt onder andere in dat 14 dagen voor incasso moet worden gemeld welk bedrag, op welke datum, voor welke dienst/levering wordt geïncasseerd (tenzij anders is overeengekomen).
 
De impact op met name het incassoproces gaat dus verder dan alleen maar het nieuwe SEPA bestand kunnen genereren en IBAN nummers beschikbaar te hebben in het systeem. Mandaatnummers en mandaten moeten worden vastgelegd in systemen, en vooraankondigingen moeten worden ingeregeld. Naast implementatie op operationeel niveau strekt dit zich ook uit naar tactisch niveau (processen en beheersing) en mogelijk strategisch niveau (willen we nog wel automatische incasso?).
 
Naast deze aanpassingen zal, vooralsnog in 2016, ook de OLA (optisch leesbare acceptgiro) vervallen. Alternatieven zijn er al, denk aan FiNBOX en Acceptmail, maar ook iDEAL. Als in het kader van de ingrijpende veranderingen in 2014 de betalingsproducten tegen het licht worden gehouden, zou meteen de gehele SEPA impact kunnen worden meegenomen, inclusief de vragen: hoe compliant willen we zijn? Welke risico’s accepteren we? Veel van de nieuwe SEPA regels rond de incasso komen voort uit andere EU landen waar men veel minder of geen ervaringen heeft met de automatische incasso. Wordt de soep voor incasso binnen Nederland echt zo heet gegeten als deze wordt opgediend, en wat moeten corporaties minimaal regelen?
 
ConQuaestor - SEPA bij Woningcorporaties
 
Klanten
Ook van de klanten wordt steeds meer verwacht op het gebied van automatisering. Hoe gaat dit uitpakken voor ouderen en sociaal zwakkeren die niet (voldoende) zijn aangehaakt bij deze ontwikkelingen? En wat is de impact op organisaties die vorderingen moeten innen bij deze groepen, zoals woningcorporaties? Gaan de SEPA projecten bij woningcorporaties verder dan alleen de eigen organisatie? Moeten zij daarin ook de klanten  betrekken en meenemen? Niet alleen corporaties, maar ook huurders behoren klaar te zijn voor SEPA om incasso van vorderingen mogelijk te maken.
 
Stappenplan
De oplossing: de huurder betrokken worden in de aanpak, die wij als volgt voor ogen hebben:
 
Fase 1: Bewustwording creëren binnen de organisatie en bij de huurders. Wat gaat er veranderen? Wat moet ik regelen? Waarbij moet ik ondersteuning vragen van wie? Dit kan op basis van workshops, voorlichtingsbijeenkomsten, mailings en/of persoonlijke toelichting.
 
Fase 2: De mogelijke impact analyseren vanuit de woningcorporatie, maar ook vanuit de huurders; het kritische incassoproces raakt zowel de organisatie als haar klanten. Af te sluiten met strategische besluitvorming over de te volgen implementatie- en veranderstrategie.
 
Fase 3: Uitwerken aanpak: vertalen van de implementatie- en veranderstrategie in een programma van samenhangende projecten. Af te sluiten met een formeel mandaat vanuit het bestuur.
 
Fase 4: Implementeren: het realiseren (en monitoren) van de projecten op basis van de plannen van aanpak, met bewaking en monitoring vanuit het programma.
 
Fase 5: Borgen: overdracht en borging binnen de gebruikers¬organisatie en de klanten, van nieuwe procedures en werkwijzen.
 
De tijd dringt en zowel uit onderzoek als praktijkervaring komt het beeld naar voren dat nog te weinig organisaties - en met name te weinig woningcorporaties -  bezig zijn met de implementatie van de noodzakelijke SEPA aanpassingen die zich per 1 februari 2014 aandienen. 1 februari 2014 klinkt erg ver weg, maar het is deze week op de kop af over 5 kwartalen zover.
 
Een artikel van Louis de Koning (Associate partner) en Boy Wiese (Consultant), beiden adviseurs bij ConQuaestor.

Nieuws

Meer nieuws over