p2: Afspraakinflatie de onzichtbare oorzaak van stress

20 december 2012 Consultancy.nl

Niet alleen in de monetaire economie, ook in organisaties hebben we last van inflatie. Opleverdata worden overschreden, er zijn forse budgetoverschrijdingen en een gecamoufleerde vertrouwenscrisis. Maarten de Winter, adviseur bij p2, ziet afspraakinflatie als de onzichtbare oorzaak van werkdruk en een burn-out.
 
De ijsberg is in organisatieland een populaire metafoor en dat is niet zonder reden: hij verwijst naar de dieper gelegen, onzichtbare oorzaken van problemen. Omdat ijsbergen van onderop aangroeien, maakt het ook duidelijk dat symptoombestrijding zinloos is en de oorzaken diep in de organisatie moet worden gezocht. Wie dat doet loopt het risico dat de druk behoorlijk toeneemt en interne verhoudingen bekoelen. Daarom is symptoombestrijding een aantrekkelijk alternatief en blijft de ijsberg doorgaans in stand. Ook bij werkdruk liggen de oorzaken diep en is het vaak prettig verschuilen achter kille frases dat iedereen recht heeft op zijn eigen uitdaging. Maar wat als u toch aan de oorzaak wilt werken?
 
Afspraakinflatie
De afspraak die u vandaag met een collega maakt, is morgen echt nog wel wat waard. Maar volgende week gaat u toch even na of de afspraak nog doorgaat. En over een maand koopt u er niets meer voor. Dat fenomeen doop ik afspraakinflatie. Ik hoop dat u er niet in deze mate last van heeft, maar u herkent het ongetwijfeld. Ik zal het wat aandikken, zodat u mijn punt niet kunt missen. Stel u heeft veel inzet gepleegd om een mijlpaal te halen en dan blijkt doodleuk dat u de enige bent die de afspraken is nagekomen. Bij navraag lijken redenen niet erg overtuigend: ‘druk’, ‘binnenvliegers’, ‘een urgente bestuurlijke vraag’. Of men neemt u uw werk met belangstellig ter hand, om het vervolgens een maand in een la te laten rusten. Dat is niet echt motiverend.
 
Productiviteitsverlies
Door hyperinflatie kunnen volledige economieën zich langdurig in een recessie storten. Een hoge inflatie remt de groei en een lage inflatie is niet ongezond. En dus is de schade afhankelijk van de hoogte. Het is aannemelijk dat afspraakinflatie de productiviteit met 10 procent vermindert. Maar daar blijft het niet bij. De helft van het personeel kan hier goed mee omgaan, de andere helft niet. Zij zien hun productiviteit daarbovenop met 10 procent afnemen.
 
Een derde van het personeel heeft ook nog eens last van stress. Zij leveren weer 10 procent extra in. Een achtste heeft last van stressgerelateerd verzuim; weer 10 procent erbovenop. En 1 op de 20 medewerkers valt voor langere periode uit. Zij verliezen elke productiviteit. Deze ijsberg kost de organisatie 30 procent van haar productiviteit. De stressketen van onzichtbare afspraakinflatie tot de zichtbare burn-out heeft een serieuze businesscase.
 
Snel resultaat
Bestuurders weten dat een afspraak volgende maand niets meer waard is en willen het resultaat dus volgende week hebben. Als dat niet wordt toegezegd, dan weten zij genoeg en kiezen andere loyaliteiten. Dit maakt dat uw afspraak alleen vertrouwen wekt wanneer u volgende week resultaat laat zien. Dilemma is dat u het vertrouwen wil behouden van veel meer collega’s dan van deze alleen. Dus u zegt iets toe, iets kleins, een snippertje van uw aandacht. Inhoudelijk nauwelijks, maar sociaal van onschatbare waarde. U betaalt een hoge prijs: versnipperde aandacht levert weinig resultaat, voldoening, erkenning, eigenwaarde en kost heel veel energie. Maar het alternatief lijkt slechter: verliest van positie. ’Nee’ zeggen is geen optie, dus u doet mee met het spel. U ziet geen alternatief en wordt een gevangene van de inflatoire spiraal. Zo blijft de afspraakinflatie in stand.
 
Telkens hetzelfde plot
Afspraakinflatie is helaas aan de waarneming onttrokken; slechts de gevolgen zijn zichtbaar. Die gevolgen omvatten niet alleen de stressketen, ook resultaten blijven achter. De dagelijkse praktijk is hard werken en weinig voortgang zien. Dat roept vragen op: hoe kan dat en komt dat? Analyses stapelen zich op elkaar. Het is ‘complex’ en ‘onvoorspelbaar’. Er is sprake van een ‘keteneffect’. Geen enkele analyse biedt houvast, maar er moet wel iets gebeuren.
 
Een scala aan interventies is beschikbaar. Wie kan hierop worden aangesproken? Er rolt een kop, of twee. Of er volgt een reorganisatie met ‘heldere verantwoordelijkheden’. Of er volgt een vurig pleidooi om op korter termijn op enkele ‘harde resultaten’ te sturen. Zoveel bijziendheid, dat moet wel tot strategische missers leiden. De adviseur komt binnen. Het moet lean, agile en slagvaardiger. Een andere adviseur analyseert vertrouwensproblemen. Er komt een cultuurprogramma. De twee consultants werken evengoed samen als hun opdrachtgevers. Vele romans, steeds weer hetzelfde plot. Om gelaten van te worden. Niet doen.
 
Wat kunt u doen?
Kijk eens met de bril van afspraakinflatie. Wat is de verwachtingswaarde van de nieuwe interventie? Laat dit eens even tot u doordringen. Hebt u zelf ook te veel werkdruk? Kom u uw afspraken na? Stel uzelf dan de vraag: wilt u een deel van het probleem blijven, of een van deel de oplossing worden? Wanneer u voor het laatste besluit, bouw dan aan een coalitie. U kunt dit niet alleen. Kwantificeer de afspraakinflatie en reken de businesscase door. Doordenk samen een betere aanpak, gericht op dialoog en ontwikkeld vanuit dialoog. Zorg voor concrete handvatten om de afspraakinflatie te lijf te gaan. Stop met brandjes blussen en ga op zoek naar de pyromaan. Misschien komt u wel dichterbij dan u dacht.

Nieuws

Meer nieuws over