Eurogroup: HNW vereist strak project management

01 september 2012 Consultancy.nl

In de afgelopen jaren heeft Eurogroup Consulting diverse organisaties geholpen met het implementeren en verankeren van Het Nieuwe Werken (HNW*). In een reeks van 7 artikelen beschrijven Eurogroup Consulting adviseurs Marileen Kan en Sawan Bruins de belangrijkste lessons learned. De lessen zijn gebaseerd op ervaringen bij Essent, Oracle Nederland en Sanoma Media, bedrijven die Het Nieuwe Werken hebben omamrd.

Les 7: zet in op strak project management, want er komt veel bij kijken
Bij de invoering van Het Nieuwe Werken komt dus een hoop kijken. Project- en verandermanagement lijken noodzakelijk om al die sporen tot een goed einde te brengen. Sabrina Palermo licht toe: “We hebben het project strak aangestuurd door een goede projectplanning met heldere mijlpalen en door proceseigenaren te benoemen in de organisatie die medeverantwoordelijk werden voor het project.”  Het projectteam bestond uit medewerkers vanuit Facilities, ICT, HR en een aantal mensen die boventallig waren verklaard. “Wat ik zo aan hen bewonder is dat ze al die tijd ontzettend gemotiveerd zijn gebleven en er helemaal voor zijn gegaan. Want het was niet vanzelfsprekend dat iedereen in de organisatie dit onderwerp belangrijk vindt en er prioriteit aan geeft. Een voorbeeld: we bereidden de afdelingen stapsgewijs voor via workshops over gedragsverandering en afspraken binnen afdelingen. Na een tijdje merkten we dat veel mensen niet kwamen opdagen. We hebben toen steun gekregen van het hoger management om @nders werken weer in het vizier te krijgen van de betreffende managers. Dat hielp enorm.” zegt Sabrina Palermo.

Ook Sanoma Media koos voor strakke planning. Gieta Veersma: “Vanaf vier maanden voor het moment van verhuizen van een afdeling ondernemen we een aantal vaste stappen met ze zoals het samen ontwerpen van de zones en het maken van onderlinge werkafspraken. Een aparte logistieke project coördinator plant iedereen door de ‘wasstraat’ heen; dat is bijna een militaire operatie.” Gieta Veersma is zelf programma manager en haar HR-team is verantwoordelijk voor de implementatie, samen met projectleden vanuit Facilities, ICT en communicatie. “De verandering wordt begeleid door onze HR adviseurs, die ‘hun’ afdelingen faciliteren in het proces. Daarnaast hebben we een trainingsbureau ingezet voor de managementtrainingen en hebben we hulp gehad bij het denkproces voorafgaand aan de implementatie,” vertelt ze.

Bij Oracle was Jannie Roos de programmamanager, waarbij het MT en een aantal managers als projectleden deelnamen. “We zijn samen op referentiebezoek gegaan bij andere organisaties en hebben projectthema’s geformuleerd waaraan groepjes werkten. Daarnaast hebben de people managers zelf met hun teams werkafspraken gemaakt,” vertelt ze. Het programma is een jaar na de verhuizing nog in leven: “Het No Limits programma is nooit gestopt na de verhuizing. Andere Oracle-landen hebben interesse gekregen in Het Nieuwe Werken en komen bij ons op referentiebezoek. Wij gaan zelf nog steeds door met het fijn slijpen van onze werkomgeving. Ook meten wij onder medewerkers of we onze doelen behalen. Daarnaast verzorgt het programma een introductie aan nieuwe medewerkers en begeleidt het nieuw aangekochte bedrijven in de manier van werken van Oracle.” In die zin is Het Nieuwe Werken dus nooit ‘af’.

Het Nieuwe Werken brengt dus een blijvende verandering teweeg in de manier van werken. Niet alleen fysiek, maar ook mentaal. En hoewel de organisaties toegeven dat Het Nieuwe Werken tijd, geld en moeite kost, weegt dat niet op tegen de strategische voordelen. Het is dus niet de keuze OF je als organisatie Het Nieuwe Werken gaat toepassen, maar HOE.

De zeven lessons learned van Het Nieuwe Werken
- Les 1: laat het Nieuwe Werken aansluiten bij strategische doelen
- Les 2: overtuig de directie via een business case met vierkante meter besparingen
- Les 3: pas pand en ICT aan om flexibeler werken daadwerkelijk mogelijk te maken
- Les 4: geef aandacht aan de veranderende leiderschapsstijl
- Les 5: laat de directie een voorbeeldrol spelen
- Les 6: betrek de hele organisatie in een vroeg stadium voor draagvlak
- Les 7: zet in op strak project management, want er komt veel bij kijken

* Wat is Het Nieuwe Werken?
Het Nieuwe Werken (HNW) is een visie waarbij recente ontwikkelingen in de informatietechnologie als aanjager gelden voor een betere inrichting en bestuur van het kenniswerk. Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplek, de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl en niet te vergeten de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager.

Nieuws