Eurogroup: HNW vereist flexibele inrichting van kantoor

01 september 2012 Consultancy.nl

In de afgelopen jaren heeft Eurogroup Consulting diverse organisaties geholpen met het implementeren en verankeren van Het Nieuwe Werken (HNW*). In een reeks van 7 artikelen beschrijven Eurogroup Consulting adviseurs Marileen Kan en Sawan Bruins de belangrijkste lessons learned. De lessen zijn gebaseerd op ervaringen bij Essent, Oracle Nederland en Sanoma Media, bedrijven die Het Nieuwe Werken hebben omamrd.

Les 3: pas pand en ICT aan om flexibeler werken daadwerkelijk mogelijk te maken
Het Nieuwe Werken bestaat niet zonder enige flexibiliteit in plaats en tijd van werken. De organisaties hebben daarin vooraf keuzes gemaakt hierop hun huisvesting en ICT-ondersteuning aangepast. Van de drie organisaties heeft Oracle haar pand het meest flexibel ingericht: vrijwel alle werkplekken zijn vrijgelaten en deels opengesteld voor klanten en partners. “Alleen afdelingen zoals HR, administratie en server-beheer hebben vaste ‘zones’ in het pand gekregen maar binnen die zone gelden dezelfde regels, zoals: niemand een eigen werkplek en cleandesk,” versteld Jannie Roos. “In bepaalde periodes, zoals de jaarafsluiting, worden delen van het gebouw gereserveerd als priority zones voor groepen die dan intensief moeten samenwerken. En zo hebben we in de zomer gedurende 5 weken een vloer gesloten. Waarom zou je ruimte openhouden als de bezetting laag is?”

Ook zijn er aanpassingen in ICT gemaakt: “Als technologiebedrijf moet informatie 24 uur per dag, 7 dagen in de week toegankelijk zijn en moeten mensen met elkaar (samen)werken als dat nodig is, ongeacht de plek waar ze zijn. Dat hebben we technisch mogelijk gemaakt. Ook gebruiken we software waarmee mensen via hun mobiele telefoon terug te vinden zijn binnen het pand. Want als niemand in het gebouw een eigen plek heeft, is elkaar terugvinden belangrijk.” vertelt Jannie Roos.

Essent heeft ook veel aandacht besteed aan ICT-ondersteuning. Sabrina Palermo: “Als energieleverancier is continuïteit van onze operatie erg belangrijk en hebben we geïnvesteerd in ICT om niet alleen op afstand werken te ondersteunen, maar dat ook 100% veilig te maken.” Uiteindelijk heeft Essent acht panden gesloten en de overige vijf gebouwen ingericht in zones. “We hebben per verdieping veel ruimte gecreëerd voor informele ontmoetingen omdat mensen uit verschillende panden voor het eerst samenzijn. Ook hebben we per etage een schrijfbare muur gemaakt, waarop iedereen verbetervoorstellen kan doen en waar men enthousiast op reageert.”

Sanoma Media zal het pand in Amsterdam in de zomer van 2013 sluiten en maakt nu het pand in Hoofddorp in fases klaar voor een flexibelere werkwijze. Er wordt gewerkt met ‘vlekken’ waarin per bedrijfsonderdeel een aantal flexplekken en overlegruimtes beschikbaar zijn. Ook heeft iedereen nu een laptop gekregen met communicatiesoftware en wordt er zoveel mogelijk digitaal opgeslagen en gedeeld. Gieta Veersma: ”We hebben besloten om slim te investeren en ook geld te besteden aan eyecatchers zoals in de centrale lobby. We hebben daar veel informele zitjes gemaakt; vooral de ‘treincoupes’ zijn gewild. Voor de afdelingen is het belangrijk dat ze hun eigen identiteit kunnen behouden; al met al we vinden het belangrijk dat Sanoma Media Netherlands een “gave” werkplek wordt voor medewerkers.”

De zeven lessons learned van Het Nieuwe Werken
- Les 1: laat het Nieuwe Werken aansluiten bij strategische doelen
- Les 2: overtuig de directie via een business case met vierkante meter besparingen
- Les 3: pas pand en ICT aan om flexibeler werken daadwerkelijk mogelijk te maken
- Les 4: geef aandacht aan de veranderende leiderschapsstijl
- Les 5: laat de directie een voorbeeldrol spelen
- Les 6: betrek de hele organisatie in een vroeg stadium voor draagvlak
- Les 7: zet in op strak project management, want er komt veel bij kijken

* Wat is Het Nieuwe Werken?
Het Nieuwe Werken (HNW) is een visie waarbij recente ontwikkelingen in de informatietechnologie als aanjager gelden voor een betere inrichting en bestuur van het kenniswerk. Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplek, de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl en niet te vergeten de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager.

Nieuws

Meer nieuws over