Eurogroup: Business case cruciaal voor Nieuwe Werken

09 oktober 2012 Consultancy.nl

In de afgelopen jaren heeft Eurogroup Consulting diverse organisaties geholpen met het implementeren en verankeren van Het Nieuwe Werken (HNW*). In een reeks van 7 artikelen beschrijven Eurogroup Consulting adviseurs Marileen Kan en Sawan Bruins de belangrijkste lessons learned. De lessen zijn gebaseerd op ervaringen bij Essent, Oracle Nederland en Sanoma Media, bedrijven die Het Nieuwe Werken hebben omamrd.

Les 2: overtuig de directie via een business case met vierkante meter besparingen
Hoe strategisch de redenen ook zijn, er zijn vaak investeringen nodig om de fysieke en digitale werkomgeving te veranderen. Een business case voor Het Nieuwe Werken blijkt een must. Jannie Roos van Oracle: “Onze panden worden beheerd door onze centrale Real Estate afdeling en voor hen hebben we een business case gemaakt. We liepen in Nederland al voorop sinds we in 2000 flexplekken hadden ingevoerd; nog meer vrijheid was voor de Amerikanen erg vooruitstrevend. De business case overtuigde hen: doordat we werkplekken nog beter benutten, besparen we veel vierkante meters en kunnen we nog steeds doorgroeien van 1.000 naar 1.300 medewerkers.”

Gieta Veersma van Sanoma Media had flexibel werken al vaker geagendeerd in het directieoverleg: “Pas toen de mogelijkheid voorbij kwam om het pand in Amsterdam af te stoten, kreeg ik een ‘go’ om Het Nieuwe Werken in te voeren. Vervolgens zijn we aan de slag gegaan met de business case. We lieten studenten in een representatieve week de bureaubezetting tellen. Slechts 60% van werkplekken bleek bezet; we lieten dus enorm veel ruimte onbenut. Dat gevoel had ik al, maar in een cijfer gevat was het een echte eye opener. Uiteindelijk zijn we in de business case uitgegaan van een ratio van 10 medewerkers op 7 (activiteit-gerelateerde) werkplekken om ook pieken bij de redactie en verdere groei op te vangen.”

Dat cijfers helpen te overtuigen, heeft ook Sabrina Palermo van Essent ervaren. Daar was Het Nieuwe Werken in eerste instantie gestart in het kader van werkinnovatie. “Dat werd te weinig concreet; in onze organisatie geldt namelijk ‘meten is weten’. Toen vanuit Facility Management werd doorgerekend hoeveel vierkante meters bespaard kon worden door van 13 panden naar 5 panden te gaan, ontstond het idee om deze twee onderwerpen samen op te pakken.” vertelt ze. “Hoewel de business case evident was, bleek gaandeweg dat het begrip werkplek multi-interpretabel was. Wat is dat precies? Telt een informeel zitje ook mee en een vergaderruimte? We hebben dit later alsnog scherp gesteld zodat we ook goede meetinstrumenten konden ontwerpen om de  business case te blijven monitoren.”

De zeven lessons learned van Het Nieuwe Werken
- Les 1: laat het Nieuwe Werken aansluiten bij strategische doelen
- Les 2: overtuig de directie via een business case met vierkante meter besparingen
- Les 3: pas pand en ICT aan om flexibeler werken daadwerkelijk mogelijk te maken
- Les 4: geef aandacht aan de veranderende leiderschapsstijl
- Les 5: laat de directie een voorbeeldrol spelen
- Les 6: betrek de hele organisatie in een vroeg stadium voor draagvlak
- Les 7: zet in op strak project management, want er komt veel bij kijken

* Wat is Het Nieuwe Werken?
Het Nieuwe Werken (HNW) is een visie waarbij recente ontwikkelingen in de informatietechnologie als aanjager gelden voor een betere inrichting en bestuur van het kenniswerk. Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplek, de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl en niet te vergeten de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager.

Nieuws

Meer nieuws over