First Consulting verbetert working capital netbeheerder

28 juni 2012 Consultancy.nl

Adviesbureau First Consulting heeft voor een grote netbeheerder een groot notaschonings- en incassotraject ingeregeld en begeleid. Het opschonen van oude, deels vervuilde, nota’s en het inregelen van een incassoproces, heeft geresulteerd in het innen van ruim €15 miljoen aan openstaande transportnota’s van energieleveranciers.

Achtergrond
Klanten van een netbeheerder kunnen een energieleverancier kiezen die zowel leverings- als transport-kosten factureert. Deze manier van factureren staat bekend als ’leveranciersmodel’. Voor deze klanten factureert de netbeheerder de transportnota’s niet direct aan de klant, maar aan de energieleveranciers.

De systemen van de netbeheerder waar First Consulting deze opdracht heeft gedaan waren vanaf de liberalisering in 2004 tot enige jaren geleden niet ingericht om juiste transportnota’s op te stellen, waardoor er veel vervuiling in de facturatie is opgetreden. Tevens bleek het erg lastig om deze transportnota’s te verzamelen en als één verzamelnota aan de energieleverancier aan te bieden, met als gevolg postzakken vol met acceptgiro’s die bij de leveranciers bezorgd werden.

Door deze ondoorzichtige en vaak onjuiste facturatie had de incassoafdeling de grootste moeite om nota’s betaald te krijgen. Vervuilde nota’s en een ontbrekende eigenaar van dit proces hebben geleid tot een openstaand en deels vervuild saldo van miljoenen euro’s.

First Consulting realiseert inzicht
In juni 2009 heeft de netbeheerder besloten om de rol van relatiemanager voor marktpartijen (zoals energieleveranciers) zwaarder in te zetten, met als doel het facturatie- en incassoproces beter in te regelen en het openstaande saldo te analyseren en zoveel mogelijk te incasseren. Vanuit First Consulting is aan deze rol invulling gegeven met een business consultant en een IT consultant.

Bij aanvang van het project zijn er direct aanpassingen in het facturatieproces geïmplementeerd welke ervoor hebben gezorgd dat er geen vervuilde nota’s meer worden aangemaakt en verstuurd. Daarnaast is er een stop gezet op het versturen van losse acceptgiro’s per post, zodat alle nota’s digitaal verstuurd kunnen worden. Parallel is First Consulting zich gaan richten op de analyse van de systeemvervuiling en het maken van afspraken met energieleveranciers.

Naast deze analyse is het proces rondom aanmaken en incasseren van transportnota’s voor energie-leveranciers ingeregeld. Hiervoor zijn in overleg met de betrokken afdelingen nieuwe procesafspraken gemaakt. De hieruit volgende heldere rollen en verantwoordelijkheden hebben ertoe geleid dat vanaf dat moment alle aangemaakte nota’s juist, volledig en digitaal verstuurd en geïncasseerd kunnen worden. Daarnaast zijn er processen geïmplementeerd rondom het opbouwen van leveranciersdepots en het maandelijks uitkeren van een incassorisicovergoeding.

First Consulting

Werkwijze en afstemming
Het transparant maken van de notavervuiling is op twee manieren gerealiseerd. Enerzijds vanuit de aangemaakt nota’s, waarbij gekeken is welke notacomponenten gefactureerd zijn en welke onterecht waren. Bij onterechte componenten kan men denken aan de verkeerde klant, verkeerde periode, verkeerde energieleverancier etc. Het inzichtelijk maken van deze componenten gaf een compleet kwaliteitsbeeld over alle gefactureerde bedragen.

Anderzijds werd er gekeken vanuit de leveringsverplichting die middels het berichtenverkeer tussen de marktpartijen in het aansluitingenregister gemuteerd wordt. Vanuit het aansluitingenregister werd de juiste gefactureerde waarde bepaald door de contractperioden aan tariefcomponenten te koppelen. Deze unieke methode is geaudit door een groot accountantskantoor met een assurancerapport. Dit borgt dat de gehanteerde methode juist en volledig is en dat deze gereproduceerd kan worden.

Tegelijkertijd vond onder begeleiding van First Consulting de afstemming plaats met verschillende energieleveranciers rondom de openstaande transportnota’s. Tijdens deze gesprekken is de methode voor bepaling van de vordering onderbouwd. Dit heeft geresulteerd in een afwikkeling van lang slepende dossiers met verschillende energieleveranciers. Behalve dat dit het onderlinge vertrouwen vergrootte, was de netbeheerder vanzelfsprekend zeer gebaat bij het incasseren van deze openstaande vorderingen en de opbouw van financiële depots van energieleveranciers.

Uiteindelijk heeft het team van First Consulting de rol van relatiemanager nog enige tijd uitgevoerd om deze uiteindelijk over te kunnen dragen aan een interne relatiemanager.

First Consulting zoekt nieuw talent
First Consulting heeft groeidoelstellingen en is daarom altijd op zoek naar nieuwe talenten die zich kunnen vinden in hun pragmatische en no-nonsense werkwijze. Zie ook het bericht First Consulting groeit en lanceert recruitmentcampagne. Heb je interesse om te werken voor First Consulting? Neem dan contact op met recruitment@firstconsulting.nl.

Nieuws

Meer nieuws over