First Consulting stroomlijnt dataverzoeken netbeheerder

18 april 2012 Consultancy.nl

Netbeheerders beheren in Nederland de elektriciteits- en gasnetten. Daarnaast beheren en bezitten zij gasstations en elektriciteitsstations (bijvoorbeeld de betonnen huisjes in de straat met 'hoogspanning' er op). Deze objecten worden, samen met alle andere hardware die nodig is voor energiedistributie, de assets van de netbeheerders genoemd. Van deze assets wordt een grote hoeveelheid data vastgelegd in de verschillende IT-systemen van de netbeheerders. Dit zijn bijvoorbeeld de fabrikant van een object, het bouwjaar, geografische ligging, maar ook onderhouds- en storingsgegevens.

Vanuit verschillende interne processen kan de behoefte onstaan om deze assetdata te raadplegen. Daarnaast kunnen er ook wijzigingen nodig zijn, zowel van de data zelf als van de registratie-eisen aan deze assetdata. First Consulting heeft voor een grote netbeheerder deze processen gecentraliseerd en gestroomlijnd, onder andere door het implementeren van specifieke workflowtooling.

In dit project zijn de volgende vier belangrijke verzoeken rondom assetdata van de netbeheerder meegenomen. Allereerst is gekeken naar de data-aanleververzoeken en mutatieverzoeken.

Data-aanleververzoeken
Vanuit verschillende processen kan de behoefte ontstaan aan informatie over assets. Een voorbeeld is het saneren en vervangen van een bepaald type asset dat geplaatst is in een bepaald type grond. Voor de afdeling die verantwoordelijk is voor het tijdig vervangen van assets is het natuurlijk essentieel om te weten waar dit specifieke type asset zich bevindt. Iemand zal dan de IT-systemen in moeten duiken om deze informatie op te halen.

Mutatieverzoeken
Wanneer een afwijking wordt geconstateerd in de assetdata is het belangrijk om de administratie op basis van deze betere informatie aan te passen. Dit kan aan het licht komen als een monteur ter plaatse is geweest en ziet dat een gegeven in de administratie niet met de werkelijkheid overeenkomt. Bijvoorbeeld in het geval van een kabel die in werkelijkheid een meter meer naar links licht dan op een (digitale) tekening. Deze gecorrigeerde gegevens zullen in de IT-systemen verwerkt moeten worden.

Oude situatie
In de oude situatie bestonden er voor bovenstaande verzoeken geen uniforme processen. Het was voor medewerkers niet altijd duidelijk waar zij met hun verzoek terecht konden. Daarnaast werd er gewerkt met veel losse Excel-sheets of Access-applicaties om verzoeken in te registreren. Hierdoor was het voor de aanvrager niet inzichtelijk wanneer hij of zij een reactie kon verwachten, behalve door veel heen en weer te e-mailen. De verantwoordelijke afdeling voor het beantwoorden van een verzoek had weinig mogelijkheden om deze helder en gestructureerd door te zetten naar de onderdelen van de organisatie met de benodigde specifieke kennis. Deze situatie werd door de netbeheerder als onwenselijk beschouwd. Hierop werd First Consulting gevraagd om voor deze verzoeken een uniforme werkwijze in te richten. Naast de data-leververzoeken en mutatieverzoeken zijn ook de processen die leiden tot dataverbeterprojecten en aanpassingen van registratie-eisen onder de loep genomen. 

First Consulting - Dataverzoeken Netbeheerder

Verzoeken tot dataverbeterprojecten
Wanneer men constateert dat van een soort asset een bepaald gegeven of meerdere gegevens van onvoldoende kwaliteit zijn, zal er een grote hoeveelheid data opgeschoond of verrijkt dienen te worden. Dit betreft dan niet meer individuele mutatieverzoeken, maar heeft zo'n omvang dat een dataverbeterproject wordt opgestart. Hierin wordt op een projectmatige wijze de ontbrekende of onjuiste data vergaard en daarna (automatisch) in de IT-systemen verwerkt.

Verzoeken tot aanpassen registratie-eisen
Netbeheerders hebben een datamodel waarin beschreven staat welke gegevens van alle assets vastgelegd dienen te worden. Door veranderingen in werkwijzen of (technische) ontwikkelingen in de energiewereld kunnen deze registratie-eisen wijzigen. Zo'n wijziging heeft zowel gevolgen voor de processen waarmee de assetdata wordt vastgelegd als voor de IT-systemen waarin deze vastgelegd wordt. Een verzoek tot aanpassing van de registratie-eisen zal dus een hele weg door de organisatie aflopen voordat alle relevante IT-systemen en processen zijn aangepast en men volgens de nieuwe eisen assetdata registreert.

Stroomlijnen
Allereerst heeft First Consulting de oude processen geïnventariseerd. Vervolgens is in samenwerking met de betrokken medewerkers een interne web based tool opgezet. In deze tool worden de vier soorten verzoeken gekanaliseerd en deze doorlopen daarna hun eigen workflow.

Iedereen binnen de organisatie kan een verzoek indienen. Daarna wordt het verzoek beoordeeld en uitgezet naar de relevante afdeling. De tool ondersteunt de workflow voor de vier stromen zodanig dat de verschillende stakeholders (indiener, coördinator, verwerker en procesverantwoordelijke) van een proces de voortgang van de aanvragen te allen tijde kunnen bekijken en naar gelang hierop kunnen sturen. Wanneer een verzoek is verwerkt wordt dit automatisch teruggekoppeld aan de indiener.

Rapportage
Voor alle vier de stromen zijn voor het management rapportages gebouwd die in het geval van verbeterprojecten de status van de projecten laten zien, en in de andere gevallen inzicht geven in het type verzoeken dat binnen komt. Dit is waardevolle informatie over de datakwaliteit van assets die daarmee direct leidt tot specifieke keuzes in het assetbeleid.

De uitgebreide proceskennis van de adviseurs van First Consulting in combinatie met een affiniteit voor pragmatische IT-ondersteuning hebben geleid tot het in korte tijd tot stand brengen van deze workflowtool. De organisatie is zeer tevreden over het efficiënte en transparante nieuwe proces en de inzichten die hiermee verkregen worden.

First Consulting zoekt nieuw talent
First Consulting heeft groeidoelstellingen en is daarom altijd op zoek naar nieuwe talenten die zich kunnen vinden in hun pragmatische en no-nonsense werkwijze. Zie ook het bericht First Consulting groeit en lanceert recruitmentcampagne. Heb je interesse om te werken voor First Consulting? Neem dan contact op met recruitment@firstconsulting.nl.

Nieuws

Meer nieuws over