Structuur levert belangrijke bijdrage aan inkoopvolwassenheid

17 oktober 2017 Consultancy.nl

Structuurcomponenten spelen een belangrijke stuwende rol in het professionaliseren van de inkoopfunctie. Dat blijkt uit onderzoek van Supply Value.

Tussen januari en juli 2017 heeft Supply Value, een adviesbureau gespecialiseerd in inkoop en supply chain, onderzoek gedaan naar de invloed van organisatiestructuren op de inkoopvolwassenheid van een organisatie. Om de structuur binnen een inkoopafdeling te kunnen definiëren, identificeerde het bureau zes factoren: (1) (De-)centralisatie, (2) Formalisatie, (3) Betrokkenheid, (4) Configuratie, (5) Specialisatie en (6) Standaardisatie.

In het geval van (de-)centralisatie werd gekeken in hoeverre de inkoopbeslissingen gecentraliseerd plaatsvinden in de organisatie. De factor formalisatie kijkt naar het gebruik van regels en procedures binnen de afdeling, terwijl betrokkenheid aandacht besteedt aan hoeveel mensen betrokken zijn bij het inkoopproces. Configuratie en specialisatie zijn respectievelijk bedoeld voor het in kaart brengen van de rol van autoriteit en de taakverdeling in de organisatie. Tot slot geeft standaardisatie inzicht in de routines en activiteiten die een organisatie voor zichzelf gedefinieerd heeft.

Aan de hand van dit raamwerk heeft Supply Value interviews gehouden met (inkoop)directeuren, inkoopmanagers en inkoopprofessionals van uiteenlopende organisaties. De onderzoekspopulatie bestond uit professionals en managers van organisaties die varieerden van startup-niveau tot grote bedrijven met meer dan 100.000 medewerkers. “De interviews zijn afgenomen bij bedrijven uit verschillende industrieën. Daarnaast bevinden zij zich in verschillende inkoopvolwassenheidsfasen”, aldus Jeffrey van Hirtum, Consultant bij Supply Value en verantwoordelijk voor het onderzoek.

Structuur levert belangrijke bijdrage aan inkoopvolwassenheidDe resultaten tonen aan dat alle componenten van de inkoopstructuur – behalve centralisatie – prominenter aanwezig zijn als een bedrijf volwassener wordt in inkoopvolwassenheid. Hieruit hebben de onderzoekers geconcludeerd dat de structuur bijdraagt aan de volwassenheid van de inkoopafdeling. Van de vijf relevante factoren lijken standaardisatie en formalisatie het meeste effect te hebben. Bovendien versterken de twee factoren elkaar, stelt Van Hirtum: “Volgens de beschikbare literatuur zijn deze twee dimensies positief met elkaar gecorreleerd, wat overeenkomt met de bevindingen in dit onderzoek.” Dit komt volgens hem doordat organisaties die een hoge mate van formalisatie willen bereiken ervoor moeten zorgen dat alle taken op een standaard manier worden uitgevoerd.

Van de respondenten geeft een ruime meerderheid van 77% aan dat volgens hen formalisatie essentieel is om te groeien in inkoopvolwassenheid. Voor standaardisatie, specialisatie en betrokkenheid geldt dat 54% van de inkoopprofessionals deze factoren specifiek van belang achten. De overige componenten – configuratie en (de-)centralisatie – werden minder vaak specifiek aangeduid als belangrijk om groei in inkoopvolwassenheid te realiseren.

Van Hirtum stelt dat deze bevindingen inkoopafdelingen beter in staat stellen om te plannen hoe zij hun processen en systemen kunnen verbeteren om hun dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. “Goed kijken naar een efficiëntere inrichting van de inkooporganisatie en de governance daaromheen kan inkoopdirecteuren helpen in hun reis naar meer volwassenheid. En een hogere volwassenheid levert voor organisaties besparingen, hogere waardecreatie en lagere risico’s op.”

Zachte kant van inkoopvolwassenheid

Hoewel harde structuren in functionele domeinen zoals inkoop, financiën, IT en supply chain van oudsher worden gezien als belangrijke criteria voor het verhogen van de volwassenheid, wordt ook de roep om voldoende aandacht voor zachte factoren steeds luider. In een recent artikel van de hand van vier inkoopexperts wordt bijvoorbeeld aanbevolen om juist de zachte kant van inkopen niet uit het oog te verliezen.

Gerelateerd: Spend curve geeft inzicht in volwassenheid van spendanalyse.

Nieuws

Meer nieuws over