Quintop helpt onderwijsinstelling met professionalisering en HR-transitie

19 oktober 2017 Consultancy.nl

Quintop heeft meegeholpen aan een succesvol professionaliseringstraject van een ambitieuze onderwijsinstelling. Continue ontwikkeling van mens en organisatie stonden daarbij hoog op de agenda, aangezien de instelling opereert binnen een dynamische omgeving. In dit artikel wordt ingezoomd op de achtergrond, aanpak, succesfactoren en impact van het project.

Hoe verbeter je de dienstverlening aan studenten, docenten en gasten? Dat was in 2014 een van de kernvragen bij het ontstaan van het onderdeel Diensten van de instelling, waar alle ondersteunende functies werden gecentraliseerd. Het antwoord hierop was een grootschalige investering in de ontwikkeling van alle circa 950 medewerkers. Dit zogenaamde Professionaliseringstraject is projectmatig vormgegeven middels rollen, leercommunities, facilitators en menukaarten.

Waarom professionaliseren? Zijn we nog niet professioneel dan?

Deze vragen kreeg het projectteam meer dan eens. Doelstelling van het Professionaliseringstraject was dat klanten en collega’s een optimale ondersteuning ervaren. Voor een excellente dienstverlening was het immers voor alle medewerkers noodzakelijk om verder te professionaliseren in hun rol. Door de centralisatie van alle ondersteunende functies vanuit de faculteiten werd duidelijk dat de taken heel verschillend werden uitgevoerd. Om een hoger niveau van dienstverlening te bereiken, werd ingezet op een ontwikkeling van ‘goed’ naar ‘beter’ voor processen, middelen en mensen. 

Rollen en leercommunities, hoe werkt dat?

Er is voor dit ontwikkeltraject gekozen voor ontwikkelen in rollen. Alle medewerkers van de centrale Diensten werden, in overleg, ingedeeld in een van de zes gedefinieerde rollen: Leidinggevende, Advies, Beleid, Monitoring & Control, Projectleider en Operations & Services. Vervolgens werden er binnen elke rol leercommunities van maximaal vijftien deelnemers gevormd. De belangrijkste criteria voor de indeling van deze leercommunities waren een zo groot mogelijk mix van medewerkers van de verschillende diensten én een evenwichtige man/vrouw-verdeling. Elke leercommunity werd begeleid door een facilitator, die het gehele traject als ‘reisleider’ aan de leercommunity was verbonden. Gedurende deze vijf tot zes maanden zorgde de facilitator onder meer voor samenhang en verdieping voor de deelnemers. Op het leren in leercommunities werd verschillend gereageerd. De ene deelnemer vond dat het verschil in werk- en denkniveau het leren niet bevordert, en de andere deelnemer gaf aan ‘van iedereen te kunnen leren’.

Quintop helpt onderwijsinstelling met professionalisering en HR transitie

Wat is de meerwaarde van ontwikkelen in leercommunities?

De besturingsfilosofie van deze onderwijsinstelling is gebaseerd op het werken in teams. “Leren in leercommunities sloot hier prachtig op aan. Medewerkers met dezelfde rol hebben, los van de inhoudelijke verschillen, vaak te maken met dezelfde thema’s en uitdagingen”, licht Madelon Snel, Senior HR Management Consultant bij Quintop, toe.

Voor elke rol werd daarom een rolbeschrijving en ontwikkelrichting beschreven. Deze vormden de basis voor het bepalen van persoonlijke leerdoelen en de menukaart, waaruit elke leercommunity zijn eigen ontwikkeltraject kon vormgeven. In de menukaarten werd een divers aanbod (‘blended learning’) opgenomen, zoals een samenwerkingsspel, een bedrijfsbezoek, een boksclinic, creatieve workshops en natuurlijk inhoudelijke- en vaardigheidstrainingen. Daarnaast kregen de leercommunities echter ook de vrijheid om zelf een deel van het programma in te vullen. Deelnemers zagen voordeel van groepsmatig werken: “Je hebt als collega’s uit de verschillende diensten allemaal een andere belevingswereld en dat maakt de feedback divers en waardevol”.  

Welke factoren bepalen het succes van dit traject?

De belangrijkste succesfactor was het leren in leercommunities, waarin ‘leren met en van elkaar’ met collega’s van verschillende diensten centraal staat. Madelon Snel voegt toe: “Deelnemers kregen inzicht in hoe ze de dingen doen door feedback van hun collega’s uit andere diensten. Die kijken vaak net weer anders en daardoor is er echt sprake van samenwerkend leren.” 

Een van de deelnemers in de rol Beleid vertelde: “Ik vind het leerzaam om met andere beleidsmakers van de Diensten op te trekken, elkaar te leren kennen en ervaringen te delen. We weten elkaar straks beter te vinden en dat is ook winst op de lange termijn. Projecten worden vaak geïsoleerd uitgevoerd, terwijl we steeds meer op samenhang moeten sturen. Als we elkaar in een vroeg stadium weten te vinden, heeft deze professionaliseringsslag een blijvend effect”.

Daarnaast waren het vrijwillige karakter, de begeleiding door facilitators en een aantrekkelijke menukaart, met een heel divers aanbod (‘blended learning’), van groot belang voor het realiseren van deze kwaliteitsverbetering. Tenslotte, zo legt Snel uit, mag in de opsomming van succesfactoren voor dit traject de inzet van de deelnemers niet ontbreken: “Een van de opleidingspartners, The Inspiration Company, meldde ons dat de mensen heel enthousiast en betrokken waren. Ze stonden open voor nieuwe inzichten en wilden veel leren. Ze willen het beste voor elkaar, voor de studenten en docenten”, geeft ze aan.

Wat heeft het traject tot nu toe opgeleverd?

Of de kwaliteitsverbetering ook daadwerkelijk door de klanten, collega’s en gasten van deze onderwijsinstelling wordt herkend is nu natuurlijk de grote vraag. Uit de eerste geluiden van deelnemers blijkt volgens Snel dat ze niet alleen de leerzame en inspirerende trainingen en workshops waarderen, maar vooral de meerwaarde van het traject zien in de toename van de onderlinge verbinding binnen het onderdeel Diensten. “Vrijwel alle deelnemers geven aan het erg leuk te vinden nieuwe collega’s te leren kennen en vaak valt de opmerking: ‘Wat werken er veel goede en leuke collega’s bij de Diensten’. Een echt verbindend traject dus”, besluit Snel.

Hoe ziet het vervolg van dit traject er uit? 

Het Professionaliseringstraject is afgerond in mei 2017. Alle circa 950 medewerkers hebben het traject doorlopen. Deelnemers hebben aangegeven dat ze graag een vervolg zien binnen hun eigen teams en dan meer in verbinding met het onderwijs en onderzoek. Sinds april 2017 is er daarom via een nieuw ontwikkelportaal een groot aantal on- en offline trainingen beschikbaar voor alle medewerkers en teams.

Nieuws