Do's en Don'ts voor Lean en continu verbeteren trajecten

02 oktober 2017 Consultancy.nl

Het inzetten van Lean voor verandering en continu verbeteren wint steeds meer aan populariteit in Nederland, echter wijst de praktijk tegelijkertijd uit dat lang niet alle transities succesvol verlopen. Charlot Profijt, Consultant bij Morgens, heeft op basis van ervaringen van Morgens consultants een lijst van do’s and don’ts opgesteld voor professionals die dagelijks met de verandermethodiek bezig zijn.

Do’s voor Lean werken

1. Geef teams autonomie, ook in de opzet van het traject
Binnen Lean trajecten wordt er gestreefd naar het creëren van autonomie. Laat deze autonomie ook terugkomen in de opzet van je verandertraject! Zie Lean als een filosofie, niet als een vaste aanpak voor ieder traject en ieder team. Ga in gesprek met het team; welke doelen willen jullie behalen, welke Team Performance Indicatoren (TPI’s) willen jullie koppelen aan het behalen van deze doelen, hoe vaak is er behoefte aan een dagstart (of eventueel een weekstart), hoe zouden jullie het dagstartbord willen inrichten, willen jullie wel of niet werken met een vaste voorzitter? Lean moet uiteindelijk het team helpen om zijn werk beter te doen.

2. Bepaal concrete en gedeelde doelen
Creëer verbondenheid door middel van gedeelde en concrete doelen. Zonder lean leiderschap is er geen verandering: geef kaders mee en betrek medewerkers om de koers verder in te vullen en doelen te stellen. Hierbij is het erg belangrijk om doelen realistisch en vooral concreet te maken: Ik wil naar de meest servicegerichte omgeving. Hoe komen we daar en welke stappen kunnen we nu zetten?

3. Maak competenties inzichtelijk
Bij een succesvolle Lean transitie helpt het om competenties in teams inzichtelijk te maken: waar zijn we goed in, zijn we te afhankelijk van een bepaalde competentie van een bepaald teamlid, hoe kunnen we leren van elkaar en ook van elkaars fouten? Dit is belangrijk om als team te blijven ontwikkelen.

4. Let op inbedding in de organisatie
Besteed bij het opzetten en uitvoeren van een Lean traject genoeg aandacht aan de inbedding in de organisatie: hoe ga je van een eenmalig succes naar een blijvende verbetering en hoe zorg je dat het van de hele organisatie wordt? Het uiteindelijke doel is dat medewerkers leren hoe ze zelf continu verbeteren zonder externe begeleiding. Hierbij is van belang dat gemaakte werkafspraken makkelijk vindbaar zijn en dat sprake is van een levend document.

5. Vier successen
Niet onbelangrijk: vier je successen! Lean gaat over continu verbeteren, elke dag iets beter doen dan gisteren. Maak deze successen zichtbaar. Dit kan op allerlei manieren: van een ‘succes van de week’ visueel op de afdeling hangen tot een gallerywalk waarbij behaalde successen worden gepresenteerd.

Do's and don'ts voor Lean en continu verbeteren trajecten

Don’ts voor Lean werken

1. Onderschatten van het veranderproces
'Gaan Leanen' binnen je organisatie is een langdurig traject. Lean vraagt om gedragsverandering. Een mogelijke valkuil is dat betrokkenen vol enthousiasme van start gaan maar zo vol zitten met hun dagelijkse werkzaamheden dat er te weinig tijd wordt geïnvesteerd in de loop van het proces. Lean krijgt op die manier niet de kans om te landen in de organisatie, wat de slagingskans verkleint.

2. Afhankelijk maken van externe factoren
Lean gaat over het signaleren van knelpunten en verbeteracties. Er kan een situatie ontstaan waarbij knelpunten snel buiten het team worden gelegd en bijvoorbeeld worden gewijd aan ketenpartners of IT-systemen. Hiermee wordt het verbeterproces te afhankelijk van externe factoren. Wees dus alert dat gesignaleerde knelpunten en verbeteracties binnen de eigen invloedssfeer blijven.

3. Lean als middel inzetten om mensen op af te rekenen
Team Performance Indicatoren als afrekentool in plaats van als stimulans werken niet. Gebruik TPI's niet te eenzijdig maar als een mogelijkheid om te leren van elkaar: Wat weet die persoon die een bepaalde handeling in twee minuten doet wat die persoon die de handeling in zes minuten doet niet weet? TPI's vastgesteld door het team en op die manier gedragen door het team werken het beste.

4. Lean om te bezuinigen
Stel Lean niet gelijk aan bezuinigen! Als deze twee samenkomen wordt het een lastig verhaal en krijgt Lean een negatieve boodschap: Het is alleen maar om te zorgen dat we met minder mensen het werk gaan doen. Lean zou hier los van moeten staan.

Gerelateerd: Drie valkuilen van Lean Six Sigma en hoe omzeil je die?

Nieuws