Gebruik van visualisaties kan Agile werken nog agiler maken

25 september 2017 Consultancy.nl

Veel bedrijven denken Agile te werken, maar dit blijkt in de praktijk nog erg tegen te vallen. Zo worden er nog te veel uren besteed aan geschreven (voortgangs) documentatie en interne afstemming, wat bedrijven extra werk oplevert. Arie van Bennekum, Agile thoughtleader bij Wemanity en één van de grondleggers van het Agile manifesto, vertelt hoe het gebruik van visualisaties op de werkvloer kan leiden tot een efficiëntere en transparantere manier van Agile werken.

Transparantie is één van de drivers van Agile. Agile werken is gericht op sneller betere business value opleveren, en efficiënt werken in autonome zelfsturende teams is daarbij essentieel. Maar dat gaat niet zonder de juiste informatievoorziening. Hiervoor is transparantie leidend. Transparantie die gecreëerd wordt door de juiste manier van documenteren. Snel en efficiënt waarde toevoegen voor de klant is immers alleen mogelijk als iedereen direct toegang heeft tot de laatste informatie. Visualisatie van informatie is daarbij een essentieel onderdeel, stelt Arie van Bennekum, co-auteur van het Agile manifesto en Agile expert bij Wemanity.

“Informatie haal je per definitie uit de bron”. Alles wat je tussen de bron en informatievrager zet, creëert ruis. Bij elke vorm van informatieoverdracht spelen interpretaties en aannames een rol. Dit voorkom je door direct informatie te checken bij de bron, aldus de expert.

Snel toegang tot laatste informatie

In een échte Agile organisatie werken multidisciplinaire teams die het ontwikkelproces van begin tot het eind kunnen overzien én uitvoeren. Niet alleen het laatste is van belang, maar ook overzicht hebben (over zowel inhoud als status van het voortbrengingsproces van het team) is cruciaal. Geschreven documentatie weggestopt op een server kost extra tijd en roept problemen op. “Mensen moeten actie ondernemen om die informatie te vinden en een vergissing in een interpretatie, aanname of versie is zo gemaakt”, vertelt van Bennekum. Als visualisatie op de juiste manier wordt uitgevoerd, zorgt dit voor direct beschikbare informatie die inzicht geeft over het voortgangsproces van het team. Met visualisatie hangt het proces letterlijk aan de muur en is informatie continu beschikbaar, de zogeheten information radiators. In plaats van pull informatie beschik je met visualisatie plots over push informatie.

Agile werken

Twee belangrijke redenen waarom je volgens hem information radiators zou moeten gebruiken: 1) het bespaart teams tijd doordat je minder vaak informatie overdraagt of verliest aan redundant werk, 2) het geeft accuraat inzicht in het voortgangsproces van het team. “Dus stop met templates in Excel sheets en Word documenten als standaard”, adviseert van Bennekum.

Weg met tijdrovende rapportages

Geschreven voortgangsrapportages vliegen je om de oren in de meeste bedrijven. Deze vorm kost onnodig veel tijd. Van Bennekum vertelt over managers die uren besteden aan rapportages die in een meeting worden doorgesproken. Hij benadrukt hierbij dat informatie direct moet worden vastgelegd zodra er informatie in het teamproces ontstaat. Door gebruik van visuals en information radiators wordt helder afgebeeld wat de status van het team is en hoef je geen tijd te besteden aan rapportages, alle informatie is al beschikbaar in de “team space”. Goede radiators vertellen alles wat nodig is en worden door het team tijdens de Agile rituelen bijgewerkt. Redundant werk wordt op deze manier teruggebracht tot nul.

Visuals als communicatiemiddel

Risico’s van geschreven documentatie zitten in het feit dat de documenten vaak pluri-interpretabel zijn en vaak gebaseerd zijn op interpretaties. Vervuiling van de informatie is altijd het gevolg. Door als team informatie te delen middels information radiators wordt de kans op interpretatieverschillen uitgesloten. Ook wordt bij visuals direct feedback gegeven, hetgeen de kans op fouten en misverstanden verkleint.

Daarnaast stellen information radiators teams in staat sneller in te grijpen wanneer issues opgelost moeten worden. Denk hierbij aan incidenten of urgente wijzigingen. Volgens Arie is “de helft van de kosten van de lifecycle van een gemiddeld IT-systeem gebaseerd op het feit dat in de initiële fase de requirements niet goed begrepen zijn”. Op het moment dat je deze fouten eruit kan halen of de foutmarge kunt reduceren, bespaart dit bedrijven miljoenen, geeft van Bennekum aan.

Agile manier van werken

Een voordeel van het gebruik van information radiators is dat wanneer iets wijzigt, het door het team meteen wordt aangepast en het voor het hele team direct zichtbaar is en blijft. Het geeft het team de mogelijkheid sneller te werken met een zeer hoge kwaliteit. Uiteindelijk brengt dat de capabiliteit om sneller te reageren op veranderingen. En in staat zijn om snel te reageren op wat de klant of omgeving vraagt is de kern van wat men nodig heeft in een steeds sneller veranderende wereld.

Toepassing visuals in Agile omgeving

Toch benutten lang niet alle organisaties Agile werken optimaal en maken lang niet alle Agilists gebruik van information radiators, stelt van Bennekum. Te vaak ziet hij het gebruik van visuals beperkt tot mooie flipovers in workshops en sketch notes, maar vervolgens worden voortgangrapportages geschreven en wordt systeemdocumentatie weggestopt op servers in the cloud. Paradigma’s van het oude werken staan in de weg, zij vormen de reflexen onder stress. Wanneer het even tegenzit, grijpt men te vaak terug op oude traditionele routines in plaats van door te verbeteren naar dat wat past bij de huidige vraag naar snel, adequaat en goed reageren op de vraag van de klant of de markt. Routines als geschreven documentatie zijn ingesleten en bepalen helaas te vaak standaarden, zelfs als men vindt dat men door een Agile transformatie is gegaan.

Agile werken betekent daarentegen niet dat er niet gedocumenteerd wordt, een nogal eens opduikende mythe. Het gebeurt alleen op een andere manier. Van Bennekum stelt dat er vanuit waarde gekeken moet worden naar documentatie en dat het een andere definitie behoeft binnen de Agile context. “Documentatie is gestructureerde informatie die up-to-date, accuraat, onderhoudbaar en zeer toegankelijk is’’. In een dergelijke definitie staat nergens dat die informatie ergens op een drive opgeslagen moet zijn”.

Nieuws

Meer nieuws over