MvR helpt Gemeente Renkum met datagestuurd werken in sociaal domein

09 augustus 2017 Consultancy.nl

Gemeente Renkum heeft de hulp van MvR & Partners ingeschakeld bij het realiseren van datagestuurd werken in het sociaal domein. Via een agile aanpak is een strategiekaart ontwikkeld, is een infographic ingericht om de voortgang van doelstellingen in kaart te brengen en werden relevante gegevens overgeheveld naar BI-tool Cognos zodat deze geanalyseerd kunnen worden. Momenteel ondersteunt het adviesbureau nog bij het inrichten van dashboards en het begeleiden van werknemers bij de omslag naar de nieuwe werkwijze.

Sinds 2015 zijn de Nederlandse gemeenten verantwoordelijk voor verschillende sociale taken die voorheen landelijk geregeld werden. Na de grote decentralisaties twee jaar geleden zijn gemeenten zelf verantwoordelijk voor het organiseren van jeugdhulp, maatschappelijke ondersteuning en participatie voor en onder hun inwoners. Rondom deze maatschappelijke taken worden door gemeenten grote hoeveelheden data gegenereerd en verwerkt. Om het effect van het gevoerde sociale beleid op dit vlak in kaart te kunnen en hierop te kunnen sturen hebben gemeenten heldere en gestructureerde informatie nodig.

Datagestuurd werken

Om zijn stuurinformatie op het gebied van het sociaal domein beter op orde te brengen, zodat hier meer op gestuurd kan worden, heeft de gemeente Renkum de hulp ingeschakeld van MvR & Partners. Het adviesbureau uit Vleuten, dat zich richt op digitaliseringstrajecten binnen de (lokale) overheid, is door de Gelderse gemeente gevraagd om mee te denken over een goede manier waarop de sturings- en verantwoordingsinformatie uit het Sociaal Domein vergaard en gepresenteerd kan worden aan de organisatie en gemeenteraad.

MvR & Partners helpt Gemeente Renkum met datagestuurd werken in sociaal domein

Het adviesproject maakt onderdeel uit van het ‘Masterplan 2020 - sociaal domein - van kader naar praktijk’ dat onlangs werd gepresenteerd aan de gemeenteraad van Renkum, dat ten doel heeft om de samenleving in Renkum te versterken door onder meer de ontwikkelcapaciteit vanuit beleid Wmo, Jeugd en participatie te verhogen. “Als je duidelijk aan de gemeenteraad kunt presenteren wat de effecten zijn van gevoerd beleid, kan er ook via verantwoordingsinformatie gestuurd en bijgestuurd worden”, aldus Hermine van den Berg - van Zijl, wethouder van Gemeente Renkum met onder meer de portefeuille sociaal domein. Dit principe wordt ook wel “tellen en vertellen” genoemd. Voorwaarde voor het adviestraject is dat de invulling van datagestuurd werken past bij de organisatiecultuur van gemeente Renkum.

Pieter Bas Becking, Manager Sociaal Domein van de gemeente, voegt toe: “Een doelstelling is bijvoorbeeld dat je de zelfredzaamheid van de inwoners van de gemeente wilt verhogen. Maar hoe meet je dat en hoe weet je welke informatie je daarvoor in moet zetten?” De gemeente zet MvR & Partners in om de organisatie te helpen om bewuster aan de slag te gaan met het gebruik van stuurinformatie. Becking: “Wij willen vooral dat we ons binnen de organisatie meer bewust worden van kwantitatieve gegevens en welke effecten bereikt kunnen worden door die op de juiste manier te interpreteren.”

Juiste informatie

Een belangrijke vraag daarbij is: “Welke informatie is waar en hoe beschikbaar voor rapportage en analyse?” De adviseurs constateren dat er veel informatie aanwezig is, maar dat deze is gefragmenteerd en nog te weinig centraal geregeld. Becking beaamt dit: “Bronnen zijn verspreid binnen de eigen systemen van de gemeente maar ook extern zoals CBS-gegevens. Relevante informatie moet je dus zoeken en slim combineren om de effecten van beleid in beeld te kunnen brengen en op basis van analyse naar de toekomst te kunnen doorvertalen.” Hij concludeert: “We sturen vooral op input, maar er is eigenlijk nog geen gesystematiseerd sturingsmechanisme ingericht op basis van data die (mogelijk) beschikbaar is die ons laat zien in hoeverre ons beleid in de praktijk ook succesvol is.”

Het gaat daarbij niet alleen om aantallen, stelt de Manager Sociaal Domein: “Binnen het sociaal domein is het bijvoorbeeld eenvoudig meetbaar als er minder uitkeringen zijn – dat is relatief gemakkelijk te verkrijgen informatie, maar we willen ook weten waarom dat zo is en in hoeverre ons beleid daaraan bijgedragen heeft. En om de samenleving te versterken: hoe meet je participatie, zelfredzaamheid of eenzaamheid? En wat is dan de samenhang tussen de aantallen en effecten?” Samen met MvR gaat de gemeente op zoek naar de antwoorden op deze vragen, onder meer door te bepalen welke gegevens de juiste en meest relevante inzichten opleveren.

Relevante gefragmenteerde informatie moet slim gecombineerd worden om de effecten van beleid in beeld te kunnen brengen

Agile aanpak

Om datagestuurd werken in gemeente Renkum te realiseren hanteert MvR een agile aanpak. Het adviesbureau startte met het lezen van interne documentatie. Aan de hand van deze informatie werd een pilot opgezet met een strategiekaart. Een strategiekaart is een middel waarmee de doelen van een gemeente of organisatie meetbaar kunnen worden gemaakt door deze door te vertalen naar Kritische Succes Factoren en Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Daarnaast maakt de strategiekaart inzichtelijk in welke applicaties de data om de KPI’s te meten zich bevindt en hoe die informatie voor gebruik ontsloten kan worden. De ontwikkelde strategiekaart is voorgelegd aan de beleidsmedewerkers en coördinatoren. In samenspraak met hen zijn vervolgens de doelen en KPI’s verder aangescherpt.

De tweede fase in het project was het op een visueel aantrekkelijke manier presenteren van de verantwoordingsinformatie voor de gemeenteraad. Hiervoor werd de strategiekaart omgezet naar een infographic, die inzicht biedt in de vooruitgang van de verschillende doelen en KPI’s. “De strategiekaart en het omzetten naar een infographic waren ‘een vingeroefening’ - hoe kunnen we het in onze organisatie aanpakken voor alle aandachtsvelden binnen het Sociaal Domein?”, stelt Becking. “Het leerde ons dat we allereerst moeten werken aan het op orde brengen van basale info. En het verhogen van het bewustzijn bij (beleids)medewerkers dat we echt meer met data moeten doen.”

Tweeledig vervolg

Inmiddels is MvR bezig met het vervolg van het project. Francine van der Kooij, Consultant bij MvR, vertelt dat het vervolg tweeledig is. “Ten eerste het helpen met het ontwikkelen van dashboards in BI- tool Cognos. Ten tweede: het begeleiden van de medewerkers binnen het Sociaal Domein met de omslag naar datagestuurd werken.” Om de gefragmenteerde informatievraag zo accuraat en doelgericht mogelijk naar Cognos te kunnen vertalen, werkt MvR nauw samen met de beleidsmedewerkers van het Sociaal Domein en de IT-afdeling van de gemeente.

Eerder heeft MvR & Partners de gemeente al ondersteund bij de implementatie van digitaal zaakgericht werken.

Nieuws