Overheden kopen duurzamer in met Rapid Circular Contracting

27 juli 2017 Consultancy.nl

Een nieuwe vorm van duurzaam inkopen is in opkomst op de inkoopafdelingen van overheden. Deze inkoopmethode, genaamd Rapid Circular Contracting (RCC), stelt expertise, vakmanschap en innovatievermogen centraal. Door het opbouwen van echte partnerships met het bedrijfsleven, geloven de bedenkers dat overheden beter tot innovatieve en efficiënte circulaire oplossingen kunnen komen. 

Nederland moet verduurzamen. Niet alleen de Rijksoverheid stelt nieuwe eisen aan milieubescherming en CO2-uitstoot, maar ook internationaal worden er afspraken gemaakt die impact hebben op de Nederlandse samenleving. Voor overheden is een belangrijke rol weggelegd in de verduurzaming van Nederland: als rolmodel voor de maatschappij. Zij kunnen namelijk als opdrachtgever een belangrijke bijdrage leveren aan de transitie naar een circulaire economie. Dit geldt vooral voor de inkoopafdelingen van het rijk, provincies, gemeenten en waterschappen, omdat zij bepalen welke partijen worden ingehuurd om projecten uit te voeren en diensten te leveren, en daarmee mede vormgeven aan het eindresultaat.

Voor Stichting Circulaire Economie – een kennisplatform dat bedrijfsleven, overheid, wetenschap en onderwijs bij elkaar brengt om toepassingen van het circulaire gedachtegoed te stimuleren – vormde deze achtergrond de aanleiding om een nieuwe inkoopmethode te ontwikkelen. Deze methode, die de naam Rapid Circular Contracting (RCC) kreeg, maakt het voor overheden eenvoudiger en sneller om circulair in te kopen. RCC verschilt op een aantal vlakken van de traditionele manieren van inkopen. Zo wordt er niet gewerkt met uitgebreide bestekken, wordt er afgeweken van de gebruikelijke juridische insteek en wordt er niet uitgevraagd op prijs.

Overheden kopen duurzamer in met Rapid Circular Contracting

In plaats daarvan worden marktpartijen geselecteerd op basis van expertise, vakmanschap en innovatievermogen. Met de winnaar van de selectieprocedure gaat de overheid een partnerschap aan, waarin beide partijen toewerken naar een eindresultaat met maximale maatschappelijke meerwaarde en zo veel mogelijk oog voor circulair behoud van waarde en talenten. Het eindresultaat staat dus niet van tevoren vast, maar ontstaat vanuit een intensieve samenwerking tussen de inkopende overheid en de leverancier. Het programma van eisen is vervangen door een programma van ambities. Tot slot kent het proces een strakke doorlooptijd, ten opzichte van de langlopende traditionele inkoopprocessen.

Verschillen andere inkoopmethodes

Twee andere inkoopmethodes die veel worden toegepast in overheidsland zijn Best Value Procurement (BVP) en Concurrentie Gerichte Dialoog (CGD). RCC verschilt op een aantal belangrijke vlakken van deze twee methodes. Een van de verschillen ligt in de benadering van de methodes. Waar BVP en CGD vraagstukken benaderen vanuit risico’s, focust RCC op kansen. Maar wat vooral verschilt, is het moment van gunning. Bij RCC wordt de opdracht aan een partij gegund, voordat de opdracht is geconcretiseerd. Het ontwikkeltraject vindt, in tegenstelling tot bij BVP en CGD, pas na de gunning plaats in nauwe samenwerking met de aannemer. Bovendien ontstaat er bij een aanbesteding via RCC een samenwerkingsverband tussen aanbesteder en aannemer met gedeelde verantwoordelijkheid, terwijl bij BVP en CGD de verantwoordelijkheid voor het overgrote deel bij de aannemer komt te liggen. 

RCC in de praktijk

Rapid Circular Contracting is inmiddels al meerdere keren succesvol toegepast. Onder de voorbeelden bevinden zich twee cases die zijn begeleid door consultancybureau KplusV. Niels Ahsmann, adviseur bij het bureau, vertelt: “Onlangs hebben we de gemeente Enschede begeleid bij haar inkoop van warme en koude dranken, en Apeldoorn bij de aanbesteding van de renovatie van haar wijk De Parken. In beide gemeenten hebben we RCC geïntroduceerd om de inkoop circulair te krijgen.”

Hij licht het gehanteerde stappenplan verder toe: “We starten met de zogenoemde entry phase, die uitmondt in het programma van ambities. Enschede had bijvoorbeeld het streven om haar drankvoorziening zo circulair mogelijk te maken en daarbij mensen in te zetten met een afstand tot de arbeidsmarkt. Tijdens de ‘rapid procurement phase’ presenteren marktpartijen hun visie en plan van aanpak voor de invulling van de gemeentelijke ambitie. Zo stelden zij in Apeldoorn voor om de materialen die vrijkomen of nodig zijn bij de renovatie, circulair in te steken. Nadat de winnende partij en de gemeente een contract zijn aangegaan, werken zij in de ‘workout period’ nauw samen aan de meest circulaire en best haalbare oplossing. De ‘touch down’ resulteert in afspraken over prestatie-eisen en KPI’s en vervolgens in een RCC MAP (Mutual Agreements Paper) met maximale ruimte voor continue verbetering.”

Doordat RCC uitgaat van een aanbesteding zonder volledig uitgewerkte eindoplossing, kan de marktpartij volgens Erick Wuestman, een collega van Ahsmann én voorzitter van Stichting Circulaire Economie, meedenken over innovatieve oplossingen. “Het draait nu om de juiste kennis, ervaring en creativiteit. Dit creëert ruimte voor vernieuwing en verrassing, snelheid in het inkoopproces, een betere prijs-kwaliteitverhouding, meer tevredenheid en een optimale circulaire inzet van producten, materialen en grondstoffen. En je kunt het op allerlei terreinen toepassen. Voor gebouwen, interieur, faciliteiten, de openbare ruimte, grond-, weg- en waterbouw, ICT, dienstverlening en maatschappelijke voorzieningen.”

KplusV | Gemeente Enschede | Gemeente Apeldoorn

Beide aanbestedingen zijn inmiddels succesvol afgerond. Enschede drinkt nu duurzame koffie van Douwe Egberts, die voor het project een circulair meubel ontwikkelden, evenals een voor 93% recyclebare beker. De dranken uit de automaten zijn UTZ- en Fairtrade-gecertificeerd en de automaten worden schoongemaakt en onderhouden door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De koffieprut wordt verzameld en gebruikt om champignons op te kweken. 

Apeldoorn is in zee gegaan met Roelofs, die de taak heeft om 55.000 m2 openbare weg opnieuw in te richten. De aanbesteding heeft een budget van €1,5 miljoen per jaar en een totaalbudget van €8 miljoen. De renovatie van de wegen in de woonwijk zal deze herfst worden gestart en is naar verwachting in 2022 afgerond. Doel van de samenwerking met Roelofs is daarnaast zo veel mogelijk hergebruik en de renovatie realiseren zonder afvalstromen.

Nieuws

Meer nieuws over