Datamigratie best practices tijdens ZIS/EPD migratie in de zorg

11 mei 2017 Consultancy.nl

IT-projecten in de zorg staan erom bekend complex van aard te zijn en zijn vaak lastig succesvol uit te voeren. Volgens sommige schattingen faalt ongeveer 50% tot 60% van veranderinitiatieven in de branche, terwijl sommige experts dit percentage zelfs nog hoger inschatten. Wat verandering in de zorg moeilijk maakt is onder meer de complexiteit van de IT-infrastructuur, de brede groep van stakeholders binnen de keten, de uitdagingen rondom patiënten en hun gezondheid en tenslotte nieuwe wet- en regelgeving.

Datamigratie

Een van de grootste pijnpunten van de implementatie van een nieuw IT-systeem, zoals een ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) of elektronisch patiëntendossier (EPD), is de migratie van data. In de zorg geldt dat deze trajecten bijna bij voorbaat complexer van aard zijn dan in andere branches. Zo kampen veel zorginstellingen met de verplichting vanuit de wetgever om medische gegevens van patiënten vijftien jaar, of langer als dat noodzakelijk is voor de zorg waaruit deze gegevens voortvloeien, te bewaren (de zogenaamde bewaarplicht). Voor academische ziekenhuizen geldt dat ze zelfs een langere bewaarplicht hebben. Vanuit financieel perspectief moeten alle financiële componenten (verrichtingen en DBC’s) zijn overgenomen en dienen alle financiële gegevens acht jaar bewaard te worden.

Daarnaast is het belangrijk dat data niet verloren gaat of tijdens een migratietraject per ongeluk gemixt wordt. Vanuit het oogpunt van de patiëntenveiligheid en veilige behandelingen, is het noodzakelijk om er voor te zorgen dat de dossiers en medicatie van patiënten compleet en inzichtelijk zijn voor de betreffende behandelaren. Wanneer een migratietraject in dat kader risico’s opwerpt, dan kan dat een serieuze impact hebben op de zorgbehandeling. Zo moeten zorginstellingen er bijvoorbeeld voor zorgen dat toekomstige behandelingen worden overgenomen, maar ook dat alle patiëntengegevens gekopieerd worden vanuit het oude systeem naar het nieuwe ZIS/EPD. Daarbij dienen privacy en veiligheid tijdens het proces centraal te staan – een inbreuk op patiëntengegevens uit de zorgsystemen vormt een serieus risico, zeker gezien de hoogst vertrouwelijke aard van de informatie.

Datamigratie in de zorg

“Het is niet eenvoudig al deze verschillende datastromen op een juiste manier naar één nieuw systeem te brengen”, zegt Edwin van Putten, Senior Business Consultant bij Bostec, een consultancybureau dat gespecialiseerd is in de uitvoering van ICT-projecten in de zorg. Op basis van hun ruime ervaring van de afgelopen jaren, heeft het adviesbureau een eigen methodiek ontwikkeld voor het tot een goed einde brengen van conversie binnen een ‘Nieuw EPD/ZIS’ project. Van Putten deelt in het kort de belangrijkste best practices vanuit vier invalshoeken: projectmanagement, technisch, datatechnisch en organisatorisch.

Projectmanagement

Van Putten: “Het is van groot belang zeer vroeg in een ‘Nieuw EPD/ZIS’ project te starten met conversie.” Hij legt uit dat het veel tijd kost om alle partijen op één lijn te krijgen en om vast te stellen hoe de conversie precies geregeld moet worden in technische, datatechnische en organisatorische zin. “Conversie moet ook echt projectmatig worden aangevlogen, waarbij de nadruk op testen moet liggen. Hier dient dan ook veel tijd in gestoken te worden, met als doel te zorgen dat de organisatie weet wat men kan verwachten en dat duidelijk is dat het juiste wordt geconverteerd”, aldus Van Putten.

Technisch

Op technisch vlak zijn er verschillende zaken waar rekening mee gehouden moet worden voor een efficiënte en veilige datamigratie. Van Putten legt uit hoe allereerst de infrastructuur van de conversie de snelheid en de performance tijdens livegang bepalen: “Er is een onderbreking in informatievoorziening en – verwerking in het ziekenhuis gedurende de livegang van het nieuwe systeem, het is dus van groot belang deze onderbreking zo kort mogelijk te laten zijn.” Verder benadrukt hij dat er tijdens het proces van dataconversie veel verschillende partijen betrokken zijn. “Om er voor te zorgen dat al deze partijen toegang hebben tot de brondata en kunnen zorgen dat de data wordt geconverteerd naar het formaat dat nodig is, is het noodzakelijk dat er een secure verbinding is naar de verschillende bronsystemen van buitenaf”, geeft Van Putten aan. Dit bepaalt mede het ontwerp van de infrastructuur ten behoeve van de conversie.

Ook wijst hij er op dat bij conversie enorme hoeveelheden data komen kijken, die zo efficiënt mogelijk moeten worden opgeslagen. “De wijze van opslag heeft grote invloed op de doorvoersnelheid en daarmee snelheid van de migratie tijdens livegang”, licht Van Putten toe. Tenslotte zorgen functiescheiding en verantwoordelijkheden tijdens de conversie dat er verschillende servers of gescheiden delen zijn binnen het migratieschema. Het gaat hierbij om de scheiding tussen bron, conversieprogrammatuur, staging (tussenopslag vanwaar het doelsysteem (nieuwe systeem) wordt gevuld), nieuw systeem, test en acceptatie omgeving. Van Putten: “Deze verschillende onderdelen moeten probleemloos met elkaar kunnen communiceren.”

Projectmanagement - Technisch - Data technisch - Organisatorisch

Datatechnisch

Meer datatechnisch bekeken, beschrijft de Bostec adviseur verschillende focuspunten die in ogenschouw genomen moeten worden. Hij legt uit dat in de bronsystemen data op een geheel andere wijze wordt opgeslagen dan in het doelsysteem, waarbij de vertaling hiervan een uitdaging vormt. “De grootste uitdaging is om de data die nog onderhevig is aan veranderingen te kunnen muteren in het nieuwe systeem. Hier is vooral de statusvertaling tussen de systemen van groot belang.”

Een volgende punt dat hij aanstipt, is dat bij het samengaan van meerdere systemen naar één systeem, het essentieel is om goed om te gaan met redundante gegevens. Er moet een besluit genomen worden welke bron leidend is en van waaruit de gegevens worden gehaald. Van Putten: “Dit betekent dat er vanuit andere systemen data verloren gaat, die als het goed is niet meer van belang is, omdat het leidende bronsysteem de laatst overeengekomen data bevat.” Hij beschrijft hoe er ook gekozen kan worden voor een methode waarbij niet leidende bronsystemen ook data aanleveren – via mutatielogging is dan nog te achterhalen welke data in het betreffende bronsysteem beschikbaar was. Toch wordt deze methode (mutatielogging) volgens hem vaak niet toegepast, gezien het feit dat “het doelsysteem het niet ondersteunt in de conversie en dat het enorm complex is deze data op te slaan”, aldus Van Putten.

Daarnaast wijst hij op het feit dat de processen in de bronsystemen anders zijn dan in het doelsysteem. Van Putten: “Het is van belang de processen in de bronsystemen te kennen om de data uit deze bronsystemen op waarde te kunnen schatten en goed te vertalen naar het doelsysteem.” Hierbij zijn volgens hem diverse vertaaltabellen nodig, die toegevoegd moeten worden aan het conversieproces. Als laatste punt benadrukt Van Putten het belang van het documenteren van de conversie, aangezien daarmee achteraf vastgesteld kan worden hoe het proces is gelopen.

Organisatorisch

Vanuit organisatorisch oogpunt behandelt Van Putten drie aandachtspunten. Allereerst zijn er binnen het conversieproces veel stakeholders, die elk hun eigen belangen hebben. Van Putten: “Het is ontzettend belangrijk de stakeholders te kennen en daarbij het belang van de stakeholder te weten.” Verder benadrukt hij hoe alle besluiten tijdens het traject moeten worden vastgelegd, om zo de verschillende stakeholders informatie te verschaffen over het conversieproces en daarbij de verwachtingen goed te managen. Deze besluiten vormen volgens Van Putten “ook de basis voor de accountant om achteraf vast te stellen of de conversie voldoet aan de normstellingen en gestelde eisen.”

Tenslotte geeft hij aan dat het conversieproces een niet op zichzelf staand proces betreft, maar integraal onderdeel uitmaakt van de migratie. Op technisch vlak zijn er raakvlakken met koppelingen/interfaces deelproject en de werkplek uitrol en technische uitrol van het systeem. “Om dit goed te laten verlopen moet er goede afstemming plaatsvinden tussen de deelsystemen”, besluit Van Putten. 

Bostec deelt best practices voor ZIS/EPD migraties in de zorg

Van Putten concludeert: “Door actief geleerde lessen toe te passen, gecombineerd met een bewezen methodiek en de juiste templates en tools, kan het risico op het ontstaan van knelpunten verlaagd worden. Standaardisatie hiervan zorgt dat er volgens een standaardproces wordt gewerkt. Dit leidt tot een hogere kwaliteit met minder risico”, geeft hij aan.

Er zijn daarbij echter diverse randvoorwaarden waaraan voldaan moet worden om de aanpak tijdens datamigraties succesvol te implementeren. Zo is uitgebreide kennis van datamanagement en het conversieproces nodig – en sturing hierop – en zijn de juiste experts op de juiste plaats nodig. Ook is voldoende aandacht nodig voor de ‘zachte kant’ van verandering – naast processen en structuren moeten werknemers het nieuwe systeem ook daadwerkelijk gaan gebruiken. Interventies op het vlak van leiderschapsbetrokkenheid, verandermanagement en human capital zijn nodig om een traject succesvol te laten verlopen”, sluit Van Putten af.

Voor meer informatie over EPD/ZIS bekijk de whitepapers van Bostec 'Kansen voor programmamanager door nauwkeurige kostenbewaking conversie EPD/ZIS' en 'Lessons learned bij EPD/ZIS conversietrajecten'.

Nieuws