Spend curve geeft inzicht in volwassenheid van spendanalyse

24 april 2017 Consultancy.nl

Door de opkomst van nieuwe technologieën en technieken, zoals business intelligence, data analytics en process mining, kunnen inkoopafdelingen veel meer waarde halen uit hun spendanalyses. Dat stellen Rutger de Jong en Robbert van der Veer, inkopers en adviseurs bij Inkopenvoor. Een volwassenheidsmodel, genaamd de ‘Spend curve’, biedt uitkomst. 

Bij veel inkopende organisaties wordt met traditionele spendanalyses inzicht verkregen in reeds gemaakte inkoopuitgaven (managementinformatie). Hiermee wordt vooral inzicht gecreëerd in wat bij welke leverancier door wie wordt ingekocht: kortom de assen ‘Leverancier’, ‘Inkooppakket’ en ‘Kostenplaats’ (de zogenaamde ‘spend cube’). Business intelligence (het verzamelen van gegevens waar informatie en acties uit kunnen volgen) methoden en technieken ontwikkelen zich echter steeds sneller en worden nog maar beperkt toegepast in traditionele spendanalyses. Er zijn daarom veel kansen en mogelijkheden om deze traditionele spendanalyses door te ontwikkelen, zodat inkoopafdelingen inzicht hebben in de meest actuele spendinformatie en waarbij zelfs gewerkt kan worden met voorspellende inkoopanalyses.

Spendanalyse volwassenheid

In de wereld van informatievoorziening is de afgelopen jaren veel veranderd. Daar waar statische inkoopinformatie een aantal jaar geleden erg waardevol was voor een inkoopmanager, is dynamische en veranderende inkoopinformatie nu steeds eenvoudiger beschikbaar en kan beter worden gebruikt om te sturen op de inkoopfunctie. 

Deze veranderende informatiebeschikbaarheid zorgt ervoor dat de informatiebehoeftes van inkoopmanagers en inkopers steeds meer ingevuld kunnen worden. In plaats van statische inkoopinformatie kan er realtime inkoopinformatie worden gebruikt. Vanuit Inkopenvoor (een zusteronderneming van adviesbureau Significant) zien wij dat de ontwikkeling van behoefte aan inkoopinformatie van inkopende organisaties in een aantal fases verloopt. Deze ontwikkeling hebben wij weergegeven in de door ons ontwikkelde ‘Spend curve’. De Spend curve bestaat uit vier fases. 

Spendanalyse volwassenheidsmodel | Spend curve
1. Ad hoc – Wat heb ik ingekocht en bij welke leveranciers?”
Deze fase is de basis voor alle komende fases. Zonder inzicht in wat is ingekocht en bij welke leveranciers dit is gedaan is het niet mogelijk om verdere inkoopinformatie boven tafel te krijgen. De eerste fase van de Spend curve wordt gekenmerkt door vragen als:

  • “Wat heb ik ingekocht?”
  • “Wat moet ik aanbesteden?”
  • “Bij welke leveranciers koop ik in?”
  • “Wie geeft wat waaraan uit?”

Deze vragen worden beantwoord door één keer per jaar een spendanalyse uit te (laten) voeren. De analyse kan vervolgens worden gebruikt om bijvoorbeeld een aanbestedingskalender op te stellen of het besparingspotentieel te identificeren.

2. Structureel – “Wat ga ik inkopen en wat wordt op dit moment ingekocht?”
Na het op orde brengen van de basis (zie fase 1) is het mogelijk om een eerste blik te werpen op de toekomst. Veel voorkomende vragen bij inkopers in deze fase zijn:

  • “Wat is de behoefte van mijn interne klanten?”
  • “Welke uitgaven kan ik op de korte termijn verwachten?”
  • “Welke contracten lopen af en moeten verlengd worden?”

Een spendanalyse die meerdere keren per jaar wordt uitgevoerd, zorgt ervoor dat bovenstaande vragen beantwoord kunnen worden. Organisaties in deze fase van de Spend curve zijn vaak bezig met het zoeken naar de juiste tooling om de analyses mee uit te voeren. Door het verhogen van de analysefrequentie is het tevens mogelijk om analyses op het gebied van rechtmatigheid en/of contract compliance uit te voeren.

3. Integraal – “Waar kan ik op sturen in de supply chain?”
Er is nu inzicht in de afdeling Inkoop en hoe deze met de informatie omgaat die beschikbaar is binnen de organisatie. De vervolgvragen die hierop gesteld kunnen worden zijn:

  • “Waarom was er afgelopen week een piek in mijn uitgaven?”
  • “Waar kunnen we met inkoop een bijdrage leveren aan organisatiedoelstellingen?” 

In deze fase zijn organisaties in staat om data altijd en direct te benaderen en te combineren met andere bronnen. Hierdoor is het mogelijk om meer dan alleen geldstromen te analyseren en wordt de waarde van uw spendanalyse significant vergroot. Een voorbeeld hiervan is het koppelen van KvK-gegevens aan uw leveranciersbestand. Hiermee kunnen een MKB- en duurzaamheidsanalyse worden uitgevoerd. Interactieve dashboards zijn daarmee niet langer toekomstmuziek maar worden steeds vaker gebruikt binnen de inkoopwereld.

4. Externe oriëntatie – “Welke uitgaven kan ik voorspellen op basis van wat ik zie in de markt?”
Deze fase bouwt voort op wat bereikt is in fase 3. Een integraal onderdeel van de spendinformatie in deze fase is nog steeds de realtime beschikbaarheid van spendgegevens. Het verschil is de koppeling die wordt gelegd tussen de interne spendinformatie en de externe marktbewegingen. Vragen die in deze fase spelen zijn:

  • “Welke ontwikkelingen gaan mijn uitgaven veranderen?”
  • “Waar kan ik nu rekening mee houden kijkend naar veranderingen die spelen?”

De vier stadia van het spend curve model

Termen als ‘big data’ en ’scenarioplanning’ worden steeds vaker in de mond genomen en worden steeds beter functioneel te implementeren. Maar het kan ook minder futuristisch zijn, zoals bij gemeenten gebeurde toen duidelijk werd dat zij zorg in moesten kopen door landelijke ontwikkelingen in de politiek.

Inzicht in volwassenheid

Een voorwaarde voor elke fase binnen de Spend curve is dat er zuivere data beschikbaar is. Als blijkt dat de informatie binnen een spendanalyse niet klopt zal er weerstand ontstaan ten aanzien van de adviezen die voorvloeien uit de analyse. Een vergelijking van de inkooporganisatie met de kenmerken van de vier fases geeft inzicht in de volwassenheid en geeft richting aan mogelijke verbeterpunten.

Verder professionaliseren

Voor organisaties die zich in de eerste drie fases van de Spend curve bevinden zijn er veel kansen om een ontwikkeling door te maken binnen de Spend curve. De Spend curve geeft inzicht in welke volgende stappen genomen kunnen worden binnen de organisatie. 

Probeer deze volgende stap dan ook zeker te nemen. Wij merken dat inkoopmanagers het soms lastig vinden om hun informatiebehoefte goed te bepalen en daar vervolgens ook hun organisatie in mee te krijgen. De Spend curve kan bruikbaar zijn om binnen de organisatie een concreet perspectief te bieden en best practices op dit terrein te laten zien. Wij moedigen inkoopmanagers dus ook aan om naar buiten te gaan en te zien wat andere organisaties op dit terrein doen (zoals bij andere inkopende organisaties, inkoopdienstverleners/adviesbureaus, software leveranciers enzovoort). 

Dit artikel is door De Jong en Van der Veer eerder geplaatst op InkopersCafé, een platform voor inkoopprofessionals.

Nieuws