TWST helpt VNG met invoering van zelfsturende teams

20 april 2017 Consultancy.nl

Sinds enkele maanden maakt de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gebruik van zelfsturende teams. De transitie naar de nieuwe manier van werken werd begeleid door consultants van TWST. ‎Ad van Mierlo, Directeur bij VNG Kenniscentrum Handhaving & Naleving, blikt tevreden terug op de samenwerking.

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) behartigt als koepelorganisatie de belangen van de gemeenten, voert gemeenschappelijke diensten voor gemeenten uit en biedt haar leden een platform. De VNG wordt gevormd uit de 388 gemeenten samen, ondersteund door de VNG organisatie. De VNG ondersteunt gemeenten onder meer bij het vertalen van nationaal beleid naar gemeentelijk beleid en bij kennisdeling over de uitvoeringspraktijk.

In een poging haar bedrijfsvoering en sturing door heel het land te verbeteren heeft VNG onlangs besloten om gebruik te gaan maken van zelfsturende teams. Als gevolg van externe trends – zoals de noodzaak flexibel, agile en efficiënt te zijn is de laatste jaren bij bestuurders van zowel bedrijven als overheidsinstellingen het thema van zelfsturende teams steeds populairder geworden. Bij zelfsturing wordt meer verantwoordelijkheid en zelfstandigheid geven aan teams en business units binnen een organisatie. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot meer betrokkenheid van werknemers, meer klantgerichtheid, en meer initiatieven en verbetervoorstellen vanuit de organisatie zelf, maar ook voor meer efficiëntie van processen en daarmee minder kosten.

Zelfsturende teams

Met het besluit van VNG om te kiezen voor zelfsturende teams volgt de vereniging een trend die de laatste jaren binnen gemeenteland zichtbaar is. Zo was gemeente Hollands-Kroon een van de eerste gemeenten die werkt zonder leidinggevenden en waarbij medewerkers hun eigen werk organiseren in zelfsturende teams. En ook gemeente Nijkerk koos voor het zelfsturende model om “de lijnen kort te houden, maximaal flexibel te kunnen zijn en om beter aan te sluiten op de vraag vanuit de samenleving.” 

Bedrijven en overheidsinstellingen maken  steeds vaker gebruik van zelfsturende teams

Om de transitie naar zelfsturende teams binnen VNG te begeleiden besloot de koepelorganisatie de hulp in te schakelen van TWST, een organisatieadviesbureau dat bestuurders en leidinggevenden helpt bij het oplossen van complexe vraagstukken en onder meer gespecialiseerd is in het verbeteren van de effectiviteit van dienstverlening van deze bedrijven. In het kader van de transitie bij VNG adviseerden de TWST consultants kwartiermaker Ad van Mierlo, Directeur van het kenniscentrum Handhaving & Naleving en Advies (onderdeel van VNG) en verantwoordelijk voor de transitie. De afgelopen drie jaar heeft Van Mierlo negen autonome regionale teams omgevormd naar een centraal aangestuurde organisatie.

Van Mierlo blikt terug op het traject: “Ik kreeg te maken met mensen en culturen vanuit het gehele land die hun eigen aanpak gewend waren. Daaruit wilde ik zoveel mogelijk effectiviteit en rendement halen. Daarnaast is VNG een hoog professionele organisatie met relatief weinig management lagen. Een uitstekende basis om zelfsturing centraal te stellen bij onze transitie naar een nieuwe organisatie.” Over de rol van TWST en hun ondersteuning vertelt hij enthousiast: “Ik had wel wat hulp nodig bij deze transitie en bij TWST vond ik het enthousiasme en de gedrevenheid die ik nodig had en bovendien snapten ze goed wat ik wilde.”

Samen met TWST werd onder meer aan de slag gegaan met verbeterborden, Belbin teamrollen en rollenspellen. Van Mierlo: “Wat ik heel sterk vond was dat ze op basis van de Belbin teamrollen analyse de karakters van mensen bespreekbaar hebben gemaakt binnen de teams, maar daarmee ook gelijk de verbinding mee hebben gemaakt en vragen stelden als: 'Welke rollen zie je dan?’ en ‘Hoe kun je mensen het beste in hun kracht zetten binnen je team?’, ‘Waar kun je ze het beste voor gebruiken?’ en ‘Wat zijn je zwakke kanten en hoe kun je daar in samenspel binnen je team in optimaliseren?’.

“Op basis van de analyses zijn ontdekkingen gedaan waarmee we aan de slag zijn gegaan”, vervolgt Van Mierlo. “Iedereen heeft geleerd dat gedrag soms anders is maar niet fout en dat je gedrag niet moet labelen maar moet kunnen verklaren. Ook is duidelijk dat de baas niet non-stop goedkeurt en hulp verleent maar vooral wordt geïnformeerd door de zelfstandige teams. En dat alles heeft gewerkt.“

Diverse verbeteringen

Inmiddels is de transitie naar zelfsturende teams binnen VNG afgerond. De veranderbegeleiding van TWST heeft volgens Van Mierlo niet alleen geleid tot een beter inzicht, maar ook tot diverse verbeteringen: “Het aantal hulp- en goedkeuringsvragen is behoorlijk gedaald en we werken nu met een enthousiast maar vooral volwassen team.”

Hij licht toe: “De inspanningen van TWST hebben er toe geleid dat onze mensen de stappen omhoog maken in de ladders van zelfsturing en dat betekent dat we in de toekomst ook door zullen gaan met de ondersteuning van TWST als het gaat om de verdere professionalisering van onze mensen.” Daarmee doelt Van Mierlo op de volgende fase waarin hij met zijn team terecht is gekomen, waarin de ontwikkeling van de teamleden centraal staat. TWST zal in deze fase ondersteuning bieden met het oog op het ontwikkelen van adviesvaardigheden en de omgang met klanten.

Nieuws

Meer nieuws over