Hoge knip sourcingmodellen in de facility management markt

06 april 2017 Consultancy.nl

Hoge knip sourcingmodellen winnen steeds meer aan terrein in de Nederlandse facility management markt. Maar wat zijn hoge knip sourcingmodellen precies en welke varianten zijn er? George Maas en Tim van Asch, beide partners bij Hospitality Group, geven tekst en uitleg.

Onder ‘hoge knip’ sourcingmodellen wordt verstaan dat een deel van de regie- en coördinatietaken van facilitaire dienstverlening zijn uitbesteed aan externe dienstverleners. Een ander deel van de dienstverlening blijft dus bij de provider belegd. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen een drietal sourcingmodellen:

Multi services

Bij het Multi services model worden meerdere diensten gebundeld en vervolgens uitbesteed aan één provider. De provider richt zich op de operationele uitvoering van meerdere diensten en zorgt voor de integratie tussen diensten en fungeert als single point of contact voor de opdrachtgever. De uitvoering van de diensten vindt plaats door eigen medewerkers van de provider en/of door onderaannemers van de provider.

Een interessante vraag is: hoeveel diensten moeten zijn gebundeld om te spreken over een multi services contract? Over het algemeen wordt de ondergrens op vier operationele diensten gelegd.

Multi services model

Managing Agent

In het Management agent model contracteert de opdrachtgever zelf de operationele dienstverleners en contracteert hij daarnaast een Managing agent die verantwoordelijk is voor de dagelijkse operationele coördinatie en de aansturing van de operationele dienstverleners (tactische regie).

De scope van de tactische regietaken van de Managing agent kent in de praktijk een grote bandbreedte. Als ondergrens wordt meestal aangehouden dat een Managing agent minimaal drie regietaken uit onderstaande opsomming structureel moet (laten) uitvoeren.

  • Klantmanagement: Realiseren en onderhouden van een optimale klantrelatie tussen de facilitaire organisatie en verschillende organisatieonderdelen.
  • Service Management: Vertalen van de high level service design concepten naar specifieke dienstverleningsconcepten voor diensten en naar SLA’s en KPI’s.
  • Projectmanagement: Doorvoeren van wijzigingen in de dienstverlening of in de eigen organisaties bijvoorbeeld door middel van projecten.
  • Tactische inkoop: Selecteren en contracteren van de juiste leveranciers binnen gestelde kaders.
  • Contractmanagement: Optimaal benutten van bestaande contracten en het risicomanagement op contracten voor de organisatie uitvoeren.
  • Gebruikerscommunicatie: Interface tussen de gebruikers en leveranciers voor aanvragen, standaard dienstverlening, vragen en klachten.
  • Locatiecoördinatie: Integrale dagelijkse coördinatie van de dienstverlening en het managen van de lokale vraag waarbij afstemming wordt gerealiseerd ten aanzien van op locatie geleverde diensten.
  • Servicecontrol: Monitoren van de prestaties van dienstverlening gerelateerd aan afspraken en doelen (kwaliteit, duurzaamheid, tevredenheid, kosten e.d.) en op basis daarvan managementinformatie genereren.

Managing Agent model

Integrated Facility Management

In dit model is de provider verantwoordelijk voor het management, coördinatie en uitvoering van de operationele facilitaire diensten. In dit sourcingmodel sluit de opdrachtgever een contract met één dienstverlener voor zowel de operationele diensten als een belangrijk deel van de operationele, tactische en in sommige gevallen zelfs een deel van de strategische regietaken. Integrated facility management (IFM) kent twee verschijningsvormen; operationele diensten zijn volledig uitbesteed aan onderaannemers (subcontracted IFM) of de IFM-dienstverlener voert de operationele diensten uit met eigen medewerkers (self-delivery IFM).

Subcontracted IFM
Dit sourcingmodel kenmerkt zich door het door de opdrachtgever afsluiten van een contract met één dienstverlener voor zowel de operationele activiteiten als een belangrijk deel van de operationele en tactische regietaken.

De operationele activiteiten besteedt de IFM-dienstverlener in dit model volledig uit aan meerdere onderaannemers, maar voor de performance van deze onderaannemers is de IFM-dienstverlener volledig verantwoordelijk. De dienstverleningsscope kan breed zijn (soft services, hard services, document management, vastgoedbeheer) of smal zijn, bijvoorbeeld alleen de soft services.

Kenmerkend voor subcontracted IFM is dat de IFM-dienstverlener zich focust op de regietaken en de aansturing van de onderaannemers en zich minder bemoeit met de uitvoering van de operationele activiteiten. De IFM-dienstverlener is onafhankelijk ten aanzien van de supply chain en daardoor bereid de opdrachtgever te consulteren bij de keuze voor de onderaannemers en te werken met best-in-class onderaannemers. Overigens leert de praktijk dat de IFM-dienstverlener wel strategische supply chain partners heeft.

Integrated Facility Management

Self-delivery IFM
Self-delivery IFM onderscheidt zich in ideaaltypische zin sterk van subcontrated IFM doordat de IFM-dienstverlener zelf de operationele diensten uitvoert. De IFM-dienstverlener is dus minder afhankelijk van onderaannemers en kan de operationele processen directer aansturen. Dit maakt het ook eenvoudiger om dienstverlening te integreren, bijvoorbeeld door het samenstellen van multifunctionele teams die verantwoordelijk zijn voor een groot aantal taken. Dit model is vergelijkbaar met het subcontracted IFM-model voor wat betreft de regietaken waarvoor de IFM-dienstverlener verantwoordelijk kan zijn.

Self-delivery IFM komt in zijn volledige gedaante niet voor omdat er geen dienstverleners zijn die de volledige scope van facility management met eigen medewerkers kunnen uitvoeren en daarom toch altijd een deel van de dienstverlening moet worden uitbesteed aan onderaannemers. Denk daarbij onder andere aan warmedrankautomaten, bouwkundig- en installatietechnisch onderhoud, beveiliging, groenvoorziening of ongediertebestrijding.

Gerelateerd: Benchmark van de prestaties van hoge knip facilitaire dienstverleners.

Nieuws

Meer nieuws over