Goede voorbereiding loont bij digitale HR veranderprojecten

12 april 2017 Consultancy.nl

Haastige spoed is zelden goed bij de implementatie van nieuwe HR systemen en processen, schrijft Ilse Heurkens, adviseur bij Quintop. Zij geeft tekst en uitleg over het belang van een goede voorbereiding.

Digitale technologieën veranderen ons leven en onze manier van werken. Mobiele apparaten, apps, robots, social networks, smartwatches, etc. De veranderingen zie je overal terug en het verandert onze manier van denken, werken en onze verwachtingen. Ze maken ook innovaties mogelijk en zorgen voor grote digitale transformaties binnen organisaties. HR heeft hier een belangrijke rol in en is mede verantwoordelijk de organisatie in staat te stellen om te gaan met deze digitale transformatie. Op hetzelfde moment gaat HR zelf ook door een digitale transformatie. Er zijn veel (nieuwe) tools zoals talentmanagement en recruitment tools, applicaties voor bijvoorbeeld time & attendance en HR cloud oplossingen zoals Workday en Successfactors.

Al deze nieuwe technologieën zorgen voor een hele andere beleving van HR, voor HR en voor de medewerkers. Ook kunnen ze zorgen voor efficiencyslagen en kostenbesparingen. Om dit te realiseren is het essentieel om weloverwogen keuzes te maken. En dit kan alleen als er een goede voorbereiding aan vooraf is gegaan. De realiteit is helaas vaak anders met als gevolg dat de nieuwe technologieën voor meer rompslomp, tijd en kosten zorgen. En dat op z’n vroegst pas na een paar jaar, veel later dan vooraf beoogd, de vruchten worden geplukt van de investering.

Goede voorbereiding loont bij digitale HR veranderprojecten

Goede voorbereiding loont

Door de veranderende wereld, de impact die dit heeft op organisaties en HR én alle mooie beloften van de HR systemen kan de verleiding toeslaan om heel snel een selectieproces in te schieten. Leveranciers staan te popelen om een Request for Proposal te beantwoorden, mee te denken met HR en een voorstel te doen. Maar hoe goed kan dit voorstel zijn als er intern niet voldoende is nagedacht over de behoeften, de wensen en eisen? Waar moeten de systemen aan voldoen en wat moeten ze bieden? Zijn er bepaalde HR Processen waar de focus op moet liggen? Hoe willen we dat de beleving van HR en medewerkers verandert met of door de systemen? Ook is het van belang om te kijken naar wat er al in huis is. De positieve aspecten en de eventuele tekortkomingen van de huidige systemen zeggen al veel over waar de nieuwe systemen juist wel of niet aan moeten voldoen. Deze informatie is enorm waardevol. Tijdens de voorbereiding kan ook blijken dat de aanwezige HR systemen (nog) niet optimaal worden ingezet maar veel meer zouden kunnen bieden. Is het dan nodig om iets nieuws aan te schaffen of is het beter om de aanwezige systemen beter te benutten?

Bij complexe organisaties met bijvoorbeeld verschillende business units en/of internationale onderdelen vergt dit voortraject vaak meer tijd maar is dit zeker zo belangrijk. Het gaat hier dan onder andere over het inventariseren van de verschillende HR systemen die gebruikt worden maar ook bijvoorbeeld over de verschillen met betrekking tot wet- en regelgeving. En wat is bijvoorbeeld de visie met betrekking tot local versus global? Ook wordt de beschikbaarheid én de kwaliteit van HR data vaak niet meegenomen. Waar moet de HR data vandaan komen? Is dit uit verschillende systemen en van verschillende kwaliteit? Een belangrijk doel van de digitale HR transformatie is vaak een verbetering van HR management rapportages. Maar is dit mogelijk als de input die hiervoor nodig is, de data, niet goed en niet volledig is? Het is belangrijk om dit mee te nemen in het voortraject zodat hier rekening mee gehouden kan worden in de besluitvorming en eventuele extra stappen kunnen worden ondernomen. 

Een mooie en belangrijke bijkomstigheid van een goede voorbereiding is dat in het voortraject de juiste mensen tijdig kunnen worden betrokken. Want een digitale HR transformatie brengt meestal een grote verandering teweeg en bij elke verandering zijn stakeholder- en verandermanagement én communicatie belangrijk. Het gaat hier dan om stakeholders met beslissingsbevoegdheid maar ook om bijvoorbeeld (HR) medewerkers. De verandering kan impact hebben op de gehele organisatie en om de verandering succesvol te laten zijn zal deze dan ook gedragen moeten worden door de gehele organisatie. Door belanghebbenden, en dit kan dus (bijna) iedereen in de organisatie zijn, te betrekken in het voortraject wordt er vroegtijdig draagvlak gecreëerd. 

Haastige spoed is zelden goed.. dat geldt bij digitale HR transformatie zeker.

Een goed voortraject biedt dus mogelijkheden en als dit wordt overhaast kunnen belangrijke stappen worden overgeslagen. Met nare gevolgen van dien; planningen van implementaties lopen vertraging op, extra investeringen zijn nodig, veranderingen worden niet gedragen en beklijven niet, de projectkosten rijzen de pan uit en de nieuwe HR technologieën leveren meer rompslomp op in plaats van dat ze bijdragen aan een positieve beleving en efficiency. 

Haastige spoed is zelden goed.. dat geldt bij digitale HR transformatie zeker. Intern eerst de juiste vragen stellen, de juiste mensen betrekken, alle informatie verzamelen en uitwerken én de juiste beslismomenten inbouwen zijn belangrijke stappen in de voorbereiding en essentieel voor het laten slagen van een digitale HR transformatie. Dit vergt bij de start meer tijd en inspanning maar op deze manier zal het vervolg van het digitale HR transformatie traject soepeler verlopen én zullen de beoogde resultaten worden opgeleverd.

Ilse Heurkens is verbonden aan de Digital HR Transformation praktijk van Quintop.

Nieuws

Meer nieuws over