Gemeente Midden-Groningen kiest Key Control Dashboard van Yellowtail

09 januari 2017 Consultancy.nl

Gemeente Midden-Groningen, een gemeente die zal ontstaan uit de fusie tussen Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde, is volop bezig met de voorbereidingen van zijn ambtelijke organisatie en bedrijfsvoering. Om er voor te zorgen dat de gemeente de regie houdt over zijn processen, heeft Midden-Groningen het Key Control Dashboard, een oplossing van adviesbureau Yellowtail, geïmplementeerd. 

Na jaren van onderzoek en onderhandelingen hebben de gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde, in het kader van de herindeling, besloten om vanaf 1 januari 2018 gezamenlijk verder gaan als Gemeente Midden-Groningen. De naam Midden-Groningen kwam voort uit een stemming onder inwoners – bijna 8000 inwoners verkozen de naam boven twee andere opties: Hogewolden en Woldmeren.

Als onderdeel van de naderende integratie treffen de gemeenten alle nodige voorbereidingen. Een van de gebieden waaraan zij werken is finance en internal control. Bij de drie gemeenten bestaat de behoefte aan een groter zelfcontrolerend vermogen ten opzichte van de huidige situatie en het reduceren van de rol van de externe accountant, een stap die wordt ingegeven door efficiency overwegingen. Om de transitie naar het nieuwe financiële operationele model te ondersteunen, selecteerde Gemeente Midden-Groningen het Key Control Dashboard (KCD), een oplossing van Yellowtail, als tool om zijn interne controle uit te voeren.

Jos van der Werf, projectleider bij de afdeling Concerncontrol bij de gemeente Hoogezand-Sappemeer, licht de keuze voor de tool toe: “In vergelijking met andere tools onderscheidt het Key Control Dashboard zich vooral op het vlak van informatiebeveiliging, de architectuur van de applicatie en de rapportagemogelijkheden. Daarnaast is het een online applicatie, wat goed aansluit bij het plaatsonafhankelijk werken binnen de nieuwe gemeente Midden-Groningen.”

Gemeente Midden-Groningen kiest Key Control Dashboard

Implementatie

Het Key Control Dashboard is inmiddels succesvol geïmplementeerd. In samenwerking met de participerende gemeenten is er een gestandaardiseerd model gerealiseerd voor Gemeente Midden-Groningen. De inrichting van het Key Control Dashboard is vervolgens in een sessie met de accountants van de gemeenten gevalideerd. Afsluitend is een gebruikerstraining georganiseerd waarin betrokken medewerkers van de gemeenten zijn opgeleid in het gebruik van het KCD. 

“Het traject is via deelsessies per proces opgezet. Die aanpak heeft ervoor gezorgd dat interne controle meer en breder binnen de drie gemeentelijke organisaties op de agenda is komen te staan. Daarnaast heeft het denken in risico’s en beheersmaatregelen en het uitvoeren van steekproeven met de aanschaf van Key Control Dashboard een flinke impuls gekregen en zijn de twee betrokken accountantskantoren die de drie gemeentes controleren zeer lovend over de gekozen aanpak”, aldus Van der Werf. 

De projectleider voegt toe dat Midden-Groningen in 2018 straks met één druk op de knop van drie afzonderlijke omgevingen naar één omgeving kan migreren. Na go-live zal de fusiegemeente volgens Van der Werf de vruchten plukken van een uniforme en efficiënte controle-aanpak binnen alle organisatieonderdelen. Aanvullend levert het dashboard een digitale centrale registratie van beheersmaatregelen en waarnemingen, inzichtelijke rapportages en inzicht in de interne controle status van alle processen binnen één platform.

Nieuws