Vijf trends die inkoop en de rol van inkopers verandert

13 december 2016 Consultancy.nl

De samenleving verandert, organisaties en de manier waarop zij functioneren veranderen, en ook het profiel van de inkoper verandert. De inkoper anno 2016 is steeds meer een bruggenbouwer en toegankelijke teamplayer, schrijven Estel Vrielink en Koen Franken van Hospitality Group.

De facilitaire organisaties van vandaag kunnen niet meer zonder een goed werkende inkoopfunctie. Elke organisatie koopt wel iets in en de leveranciersmarkt speelt daar handig op in. Gespecialiseerde bedrijven nemen als single service provider één enkele dienst graag voor u in beheer. Andere leveren u een compleet pakket aan IFM-dienstverlening. De verwevenheid van het inkoopvakgebied met het facilitaire werkveld is enorm. Daarom is het tijd voor een overzicht van belangrijke trends en ontwikkelingen. Gezien deze trends en ontwikkelingen is de groeiende aandacht voor inkoop wel te verklaren: inkopen wordt weer leuk!

Trends en ontwikkelingen

Het inkoopvakgebied heeft moeten vechten voor zijn plaats binnen de organisatie. Waar de inkoper vroeger van harte welkom was om het laatste beetje ruimte uit een contract te persen voor een paar euro winst, wordt deze traditionele inkoper, met een eenzijdige focus, vandaag de dag bij elk gesprek geweerd. De trends en ontwikkelingen laten gelukkig zien dat de inkoper van vandaag op de goede weg is.

Integraal onderdeel van de business
Inkoop is een relatief jong vakgebied, zeker vergeleken met de commerciële vakgebieden. Maar inkoop is bezig met een opmars. De traditionele rol verdwijnt naar de achtergrond. Professionele inkooporganisaties dragen tegenwoordig bij aan een juiste vertaling van het beleid in heldere afspraken met externe suppliers.

De inkoper anno nu

Op producten en/of diensten waar organisaties zelf geen competitief voordeel kunnen bereiken, dragen externe suppliers bij aan een voorsprong op de concurrenten. De unique selling points van een organisatie worden niet alleen bereikt met eigen producten of diensten: in steeds belangrijkere mate bepalen externe suppliers de kwaliteit van de organisatie.

Managen van relaties
Om deze rol in te kunnen vullen zie je dat de inkoper meer gaat netwerken. De inkoper staat in dienst van de organisatie. Hij vertegenwoordigt de belangen van de stakeholdersgroepen en vervult de rol van liaison. Deze netwerkrol komt naar voren in de volgende taken:

  • Vertalen van beleid naar invulling.
  • Voorsorteren op beheersfase van overeenkomst (inrichting van regieorganisatie, leveranciersmanagement, et cetera).
  • Formeren van een cross-functioneel projectteam voor een integrale benadering.
  • Vertalen van eisen en wensen naar een begrijpelijke uitvraag die voldoet aan de basisprincipes van inkopen.
  • Vormgeven van de relatie tussen organisatie en de externe supplier. 

Betrekken externe suppliers in vaststellen van de oplossing
Hoewel op strategisch niveau de conclusie getrokken werd dat de organisatie zelf geen competitief voordeel kon behalen en besloten werd daarom over te gaan tot outsourcing, werd op tactisch/ operationeel niveau nog in hoge mate aan de externe supplier voorgeschreven hoe deze zijn producten en/of diensten dan moest aanbieden. Gelukkig is er steeds meer het besef dat de externe supplier de specialist is op zijn vakgebied en kiezen organisaties er steeds vaker voor om functioneel te specificeren en gebruik te maken van de instrumenten die de oplossingsgerichte en creatieve inkopers aanbieden.

Denk hierbij aan de procedure voor Best Value Procurement, de Mededingsprocedure met onderhandeling of de inzet van andere tools zoals marktconsultatie of onderhandelingsrondes (lees: afstemming bereiken over details uit de offerte).

Tot slot is merkbaar dat organisaties weer meer vertrouwen krijgen in de relaties die ze aangaan. Het woord ‘partnership’ is nog nooit zo vaak gebruikt. Gelukkig is niet elke samenwerking een partnership. Maar de intentie is waar het om gaat; men wil weer samenwerken. Organisaties vragen zich daarbij steeds vaker af of zij realistisch zijn in hetgeen zij uitvragen, durven zich weer te verplaatsen in andere organisaties en tonen begrip voor en respect naar de samenwerkingspartners.

Organisaties durven steeds meer partnerships aan te gaan

Profiel inkoper verandert
Het profiel en daarmee de competenties voor het succesvol uitoefenen van de inkoopfunctie is met bovengenoemde oorzaken 360 graden gedraaid. Vanzelfsprekend moet de inkoper de ‘klassieke’ competenties beheersen als onderhandelingsvaardigheid, kostenbewustzijn, analytisch denkvermogen en over goede schriftelijke vaardigheden beschikken.

Bedrijfskundige, klantgerichte inkooprelatiemanager
De inkoper anno nu is een bedrijfskundige, klantgerichte relatiemanager, met een positieve en oplossingsgerichte houding.

Van de relatiemanager wordt verwacht dat hij op de hoogte is van wat er speelt. Hij neemt in zijn adviezen de brede organisatiecontext en ontwikkelingen mee en kent alle relevante stakeholders. Hij is een gerespecteerde sparringpartner op businessniveau en sensitief voor signalen uit zijn omgeving, een bruggenbouwer en toegankelijke teamplayer. Goede communicatieve vaardigheden zijn daarom essentieel.

Om bij te kunnen dragen aan de business beschikt de ideale inkoper daarnaast over een positieve en proactieve houding en met de juiste creativiteit is hij in staat met nieuwe initiatieven en/of oplossingen te komen. Organisaties zijn continu op zoek naar verbetering en veel competenties zijn aan te leren. Door te investeren, kunnen organisaties zich verder professionaliseren en behalen de (meer traditionele) inkopers de next level. 

Estel Vrielink is manager interim & recruitment bij Hospitality Group, Koen Franken is senior consultant sourcing, regie & performance bij Hospitality Group.

Nieuws

Meer nieuws over