Volwassenheidsmodel voor tijdschrijven in de consultingindustrie

27 oktober 2016 Consultancy.nl

Uren schrijven is, naast het daadwerkelijke advieswerk, misschien wel een van de belangrijkste interne activiteiten voor consultants. Adviseurs brengen bij hun klanten geld in rekening voor afgerond werk en de uren die ze hebben besteed aan deliverables, en moeten daarom hun declarabele uren nauwkeurig bijhouden. De afgelopen jaren is uren schrijven, door het toenemende aanbod van gebruiksvriendelijke systemen en (mobiele) applicaties, steeds makkelijker geworden. Veel bureaus hebben deze waarde nog niet ontsloten – een nieuw volwassenheidmodel kan partners in de branche helpen begrijpen waar zij nu staan, en wat ze kunnen doen om het proces van uren schrijven tot facturatie te verbeteren.

In veel verschillende industrieën en sectoren wordt gebruik gemaakt van ‘time tracking’, een verzamelterm voor de manier waarop organisaties bijhouden hoe hun medewerkers hun werktijd spenderen. Via time tracking – zowel analoog als digitaal – krijgen managers inzicht in de activiteiten en tijdsbesteding van hun werknemers, hiermee kunnen ze de effectiviteit van processen en het personeel in de gaten houden. Voor de zakelijke dienstverlening, waaronder de adviesbranche, is time tracking echter nog een stuk belangrijker, aangezien het verdienmodel van adviesbureaus gebaseerd is op tijd: de declarabele uren die consultants spenderen aan werk voor de klant.

Consultants houden op het hoogste niveau hun gespendeerde uren bij in twee categorieën: tijd besteed aan het werk voor klanten (‘billable hours’) en tijd gespendeerd aan interne activiteiten (‘non-billable hours’). Gemiddeld zou het invoeren en accorderen van urenregistraties consultants zo’n drie minuten per dag moeten kosten, blijkt uit schattingen van onderzoekers. Maar dat kan alleen als zij volledig snappen hoe het (technische) proces werkt en als ze dit proces strikt volgen. 

In de consultancyindustrie is time tracking direct verbonden aan de financiën en controle- en monitoringprocessen van consultancybureaus. Uren die gespendeerd worden aan projecten worden opgeteld en kunnen vervolgens in rekening worden gebracht bij de klant, terwijl de uren die consultants intern spenderen worden afgeschreven en vaak onder de loep worden genomen om te beoordelen of de interne taken voldoende hebben bijgedragen aan de vooruitgang van het bureau. Maar naast het uit elkaar houden van wel en niet-declarabele uren, heeft time tracking ook nog andere voordelen. Zo stelt time management op microniveau adviesbureaus in staat om strategische afwegingen te maken van hun interne investeringen: waar spendeert het bedrijf zijn tijd aan – en is dit effectief? Bovendien maakt het analyseren van project portfolio’s en van de tijd die gespendeerd wordt aan business development (in combinatie met accountmanagement + het uitsturen van offertes) betere voorspellingen mogelijk van hoeveel tijd deze activiteiten in beslag nemen. Dit proces levert op zijn beurt weer belangrijke management informatie op die gebruikt kan worden om de tijdsbesteding van het bureau verder te optimaliseren.

Time management bevindt zich in het hart van de interne bedrijfsvoering van consultancybureaus

Vanuit een operationeel perspectief, vormt time tracking een basis van optimalisatie-initiatieven. Zo kan informatie vergaard uit ‘time spent’ analyses worden gebruikt om projectteams beter in te richten, om financiële aspecten zoals marges en uurtarieven te verbeteren en om het facturatieproces efficiënter te laten lopen (working capital management). “Consultancybureaus die time tracking in alle aspecten van hun bedrijfsvoering implementeren kunnen profiteren van een management tool die vanuit harde data antwoord geeft op strategische vragen, in plaats van op gevoel”, vertelt Søren Lund, CEO van TimeLog, een bedrijf dat software oplossingen levert aan de consultingindustrie.

Een blik op de grote trends in de branche – veranderend klantgedrag, druk op marges, steeds grotere verschuiving richting prestatiecontracten – laat zien dat over de jaren de interne bedrijfsvoering steeds belangrijker is geworden voor consultancybureaus, van de grote adviesgiganten tot middelgrote en kleine bureaus. “In lijn met deze ontwikkelingen zien we een steeds grotere behoefte naar grip op time management en naar de optimalisatie daarvan. Een aantal case studies tonen bovendien aan dat dit zelfs kan dienen als cruciale onderscheidende factor”, vertelt Lund, die zich in deze uitspraak baseert op de ervaringen van TimeLog bij de meer dan 700 consultancyklanten van het bedrijf. Lund voorziet, samen met sectoranalisten van over de hele wereld, dat time tracking in de toekomst een groeiende rol zal spelen in het speelveld – een ontwikkeling die in verband kan worden gebracht met de opkomst van data analytics en technologische innovatie. 

Ondanks dat het onderwerp stijgt op de partneragenda, merkt Lund dat consultancybureaus blijven worstelen met hun eigen time tracking prestaties. Daarnaast hebben zij vaak geen idee hoe zij presteren ten opzichte van hun branchegenoten. “Er is maar weinig representatieve data beschikbaar over time tracking inspanningen in de branche, en meer dan in andere sectoren wordt de interne bedrijfsvoering door partners geheim gehouden voor de buitenwereld.”

Volwassenheidsmodel voor tijdschrijven

Om bestuurders van adviesbureaus inzicht te geven in hun positie ten opzichte van anderen, en in de kansen voor verbetering in de toekomst, heeft TimeLog een volwassenheidsmodel ontwikkeld specifiek voor de time tracking van bureaus die actief zijn in het management consulting en het IT consulting segment. TimeLog onderscheidt in zijn model* vijf niveaus van volwassenheid: Heroic, Functional Excellence, Project Excellence, Portfolio Excellence en Collaborative.

Vijf volwassenheidsniveaus

Level 1: Heroic

Op het eerste niveau hebben adviesbureaus nog geen time tracking systeem geïmplementeerd, of gebruiken ze het systeem alleen als basis voor facturatie. Volgens Lund bevindt circa 30% van alle adviesbureaus zich in deze groep.

Level 2: Functional Excellence

Op dit niveau wordt time tracking toegepast en wordt data verzameld om toekomstige projecten en capaciteit te kunnen inschatten. Bureaus kunnen op dit niveau budgetten aan hun projecten verbinden en daar met redelijk gemak binnen blijven. Echter nog niet alle werkstromen zijn geoptimaliseerd naar best practices. 25% van de organisaties is op dit niveau. 

Level 3: Project Excellence

Op niveau drie zijn alle processen gestandaardiseerd en wordt time tracking in alle afdelingen toegepast. Dit maakt het mogelijk om roosters te maken voor alle processen, niet alleen het projectmanagement. Volgens Lund is op dit niveau de volgende 25% van de adviesbureaus te vinden.

Level 4: Portfolio Excellence

Slechts 15% van de adviesbureaus bevindt zich in het ‘Portfolio Excellence’ niveau, waarbij ze gebruik maken van een geautomatiseerd resource management plan. Adviesbureaus kunnen dan tot in detail plannen en snel op veranderingen reageren. Uren worden real time geregistreerd om dit mogelijk te maken, en de data is verbonden aan de planning van projecten en verdeling van middelen. 

Level 5: Collaborative

Op het hoogste volwassenheidsniveau is het bedrijf constant bezig met het optimaliseren van zijn werkstromen. Via de tijdsregistraties beïnvloedt het adviesbureau gedrag van zijn adviseurs om steeds beter te presteren. Prestaties worden gemonitord aan de hand van steeds hogere benchmarks. Lund: “Slechts 5% van de bedrijven in de consultancybranche geniet van deze mate van volwassenheid.”

* Het model is gebaseerd op het Professional Services Maturity Model van SPI Research.

Nieuws

Meer nieuws over