Möbius helpt Leusden met herontwerp van strategische processen

18 oktober 2016 Consultancy.nl

Gemeente Leusden heeft onlangs de manier waarop het zijn strategische processen ontwikkelt en uitvoert onder handen genomen. De nieuwe beleidsvormingsprocessen zijn inmiddels in gebruik genomen en zorgen er voor dat Leusden beter kan inspelen op de veranderende behoeften van haar inwoners. Daarbij staan het betrekken van de samenleving bij strategische vraagstukken en het samenwerken met partners uit de regio voor de realisatie van deze vraagstukken centraal.

Met meer dan 29.000 inwoners is Gemeente Leusden een van de grotere gemeenten van de provincie Utrecht. In een poging de kwaliteit van zijn dienstverlening te verbeteren, lanceerde Gemeente Leusden recent een veranderopgave om de effectiviteit van zijn beleidsvormingsprocessen te verbeteren.

Twee pijlers staan centraal in het programma. Allereerst stelt de gemeente zich ten doel een ‘van buiten naar binnen’ aanpak in zijn beleidsontwikkeling te verankeren. Traditioneel wordt beleid vaak bedacht en uitgewerkt door ambtenaren, maar dat wil de gemeente radicaal omdraaien, zodat bij het realiseren van ideeën uit de samenleving de gemeente juist een begeleidende rol inneemt. Zo wil Gemeente Leusden beter aansluiten op de wensen van de (partijen in de) samenleving, zich meer openstellen voor innovatieve ideeën van buitenaf en meer flexibiliteit inbouwen om bottom-up perspectieven in de beleidsvorming mee te kunnen nemen.

Leusden

De tweede pijler is het naar een hoger niveau tillen van de efficiëntie en de kwaliteit van het beleidsvormingsproces. De gemeente wil het proces voor strategieontwikkeling verbeteren, maar ook de uitvoering van deze processen, door sneller van de tekentafel tot concrete uitvoering te komen. Daarnaast streeft Leusden binnen alle beleidsthema’s naar een hogere efficiency van alle processen, waaronder een effectievere manier van samenwerking tussen de belangrijkste stakeholders in de waardeketen.

Veranderopgave

Om te ondersteunen bij deze grote veranderopgave, besloot Gemeente Leusden om de consultants van Möbius aan boord te halen, een adviesbureau gespecialiseerd in het begeleiden van business transformaties. Een gezamenlijk projectteam werd opgezet, dat startte met het definiëren van een nieuwe visie op beleidsvorming. Door middel van workshops en interviews werden de fundamenten van het nieuwe beleidsproces bepaald. Uit die discussies kwam naar voren hoe beleidsvorming van de toekomst er uit moet komen te zien: “Beleidsvorming op basis van een participatief, integraal en lerend proces”. 

Op basis van deze strategische uitgangspunten ontwikkelde het projectteam een businesscase waarin financieel werd onderbouwd welke investeringen en besparingen nodig zouden zijn om het nieuwe, verbeterde beleidsproces te realiseren. Volgens de business case zou – over de hele linie – een succesvolle implementatie van het programma voor de gemeente tot meer baten dan kosten leiden. Op basis van de positieve business case werd groen licht gegeven voor het uitvoeren van een aantal projecten, waaronder het aanpakken van het beleidsproces. “Een business case is een uitstekende manier om een idee concreet uit te werken en kwantitatief te onderbouwen. Met een business case kan een organisatie een weloverwogen besluit maken”, aldus Wessel-Jan Fijnvandraat, directeur bij Möbius en betrokken bij de opdracht.

In de implementatiefase werden de bedrijfsprocessen vanaf de grond af uitgetekend. Het team startte met een analyse van de bestaande processen en markeerden de gebieden die voor verbetering vatbaar waren. Met de verbeterpunten in het achterhoofd, herontwierp het team de processen en verwijderde daaruit alle overbodige activiteiten. Vervolgens werden de verschillende ‘gaps’ in kaart gebracht, om zo helder zicht te krijgen op de mate van verandering, waarmee de organisatie en medewerkers te maken zouden gaan krijgen.

Herontwerp van strategische processen

Alle nieuwe bedrijfsprocessen werden afgestemd met de belangrijkste stakeholders en na akkoord werden de details verder uitgewerkt. Zo werden onder meer de rollen en verantwoordelijkheden afgestemd (uitgangspunt was dat “de juiste medewerker op het juiste moment wordt betrokken”), werden de fases en activiteiten afgebakend (het proces bestaat uit vijf duidelijke afgebakende fases: Initiatieven, beleidsvorming, uitvoering, monitoring en evaluatie) en werden interne controls bepaald. Ook werden de belangrijkste KPI’s gedefinieerd en werd de output van elk proces in kaart gebracht.

De medewerkers van Gemeente Leusden werden tijdens het project betrokken bij de uitwerking van de verschillende stappen. Fijnvandraat: “Aangezien het nieuwe proces aanzienlijke veranderingen in de werkwijze voor medewerkers met zich mee heeft gebracht, werd het betrekken van de medewerkers als een van de belangrijkste aandachtspunten in de aanpak geformuleerd.”

Go-live

Inmiddels werkt de Gemeente Leusden actief met zijn nieuwe beleidsvormingsproces. Terugkijkend op het project geeft de gemeente aan dat zij nu over het vermogen beschikt om ideeën en initiatieven uit de samenleving beter in hun eigen beleid te kunnen integreren: “We zijn nu in staat om van buiten naar binnen te denken en te opereren. Thema’s uit de samenleving vormen de trigger voor het beleidsvormingsproces. De gemeente ondersteunt de beleidsvorming en bepaalt het beleid met input vanuit de samenleving”, aldus de gemeente.

Ook Wessel-Jan Fijnvandraat kijkt tevreden terug op het traject: “met trots kijken we terug op dit project, dat we, succesvol, samen met de gemeente Leusden hebben uitgevoerd. Veel meer in samenwerking met partners en de samenleving beleid ontwikkelen is een hele verandering voor een gemeente, en Leusden heeft dat voor elkaar gekregen!”

Eerder dit jaar was Möbius betrokken bij een lean- en verbeterprogramma bij gemeente Borsele.

Nieuws