Stappenplan voor de transitie naar zelfsturende agile en scrum teams

27 september 2016 Consultancy.nl

De maatschappij, klantbehoeftes en -verwachtingen veranderen voortdurend. Daarnaast wordt de kwantiteit, snelheid en complexiteit van veranderingen steeds groter en zullen organisaties en medewerkers de komende jaren geconfronteerd worden met continue verandering.

Dit vraagt naast aanpassingsvermogen, om sterk leiderschap en teams die naast de uitvoering van de operationele werkzaamheden (running the business) in staat zijn om producten, diensten en werkzaamheden continu te verbeteren (changing the business). In de praktijk blijkt dit een behoorlijke uitdaging en passen energiebedrijven, banken, verzekeringen, zorg- en onderwijsinstellingen steeds vaker de agile en scrum principes toe binnen hun dagelijkse operatie om veranderingen door te voeren. De agile principes helpen organisaties relatief snel hun effectiviteit te vergroten door werkzaamheden te prioriteren en transparant te maken, in een vast ritme te werken, tijdig te evalueren, te investeren in medewerkers en tegelijkertijd de medewerkerstevredenheid te vergroten.

Bekende praktijkvoorbeelden zijn onder andere salesteams, HR-, communicatie- en marketingafdelingen die met succes volgens de agile en scrum principes werken. Daarnaast wordt Scrum ook steeds meer ingezet bij het ontwikkelen van onderwijs, beleid en wet- en regelgeving of gericht bij het opstellen van bijvoorbeeld een jaarrekening. In dit artikel gaat Rick van Benten, Managing Partner van Towson, een adviesbureau gespecialiseerd in het realiseren van complexe veranderingen, in op hoe organisaties de agile en Scrum principes kunnen toepassen binnen de operatie en zelfsturende (Scrum) teams kunnen ontwikkelen die in staat zijn om veranderingen door te voeren, te innoveren en producten te ontwikkelen.

Het agile gedachtegoed en de scrum principes worden steeds vaker toegepast

Scrum in business
Het agile gedachtegoed en de scrum principes worden steeds vaker door organisaties in de operatie gebruikt om de effectiviteit en het aanpassingsvermogen van de organisatie, afdeling en teams te vergroten. In de praktijk is het een uitdaging om de transitie te maken van regulier opererende teams naar teams die werken op basis van scrum principes. Onderstaand wordt beschreven hoe je stapsgewijs de transitie kunt maken naar zelfsturende (Scrum) teams.

Organiseer commitment en volg gezamenlijk de training
Voordat je start met de eerste stappen is het allereerst belangrijk om de juiste commitment en draagvlak bij het management, de medewerkers en de omgeving te creëren. Dit bepaalt in grote mate het succes. Verder is het verstandig om klein te beginnen met medewerkers die enthousiast zijn en kunnen zorgen voor een goede start. Vervolgens is het zaak om ervoor te zorgen dat iedereen de spelregels kent en dezelfde taal spreekt door een gedegen training te volgen waar de agile en Scrum principes worden uitgelegd en de koppeling met de praktijk wordt gemaakt. In het kader van commitment is het tevens handig om het management kader ook deel te laten nemen aan de training of de training te laten volgen, zodat het voor het management inzichtelijk wordt hoe Scrum werkt en wat de voordelen ervan zijn voor de organisatie.

Benoem de Product Owner en Scrum Master
Na de training kunnen de Product Owner en Scrum Master benoemd worden die respectievelijk verantwoordelijk zijn voor het prioriteren van de Product Backlog en het oplossen van issues. Een Product Owner dient inhoudelijk sterk, besluitvaardig en goed met stakeholders om te kunnen gaan. Een goede Scrum Master daarentegen dient goed te zijn in issue-management en in staat te zijn om het team op sleeptouw te kunnen nemen en te coachen.

Belangrijk in de zoektocht naar een geschikte Product Owner en Scrum Master is om op zoek te gaan naar een match tussen de rol en de kennis en vaardigheden van een medewerker in plaats van een match tussen rol en bestaande functieprofielen. Uiteindelijk is de match tussen rol en medewerker succesvoller dan de match tussen rol en functieprofiel. In het begin wordt de rol van Product Owner en Scrum Master vaak door een leidinggevende vervult of benoemd. Het komt ook voor dat de keuze wordt overgelaten aan het team. Hierbij is het van belang om te benadrukken dat de rol van Scrum Master en Product Owner geen hiërarchische rollen zijn en het team gezamenlijk verantwoordelijk is. Daarnaast is het goed om te beseffen dat rollen in de praktijk na verloop van tijd vaak rouleren en de rol van Scrum Master verandert in agile coach of team lead.

Stel gezamenlijk de Product Backlog op
Nu de Product Owner bekend is kan gestart worden met het opstellen van de Product Backlog en het inventariseren en prioriteren van de werkzaamheden. Vaak is het handig om voorafgaand aan het opstellen van de Product Backlog een stakeholdermap op te stellen om inzicht te krijgen in het speelveld en type stakeholders die betrokken dienen te worden bij het opstellen van de Product Backlog. Vervolgens kan op basis van de behoeften van interne en externe stakeholders bepaald worden welke concrete producten en diensten opgeleverd dienen te worden.

Agile en Scrum stappenplan

De Backlog van een operationeel team of stafafdeling is vaak operationeler van aard dan de Backlog van een ICT afdeling en bevat veelal naast ICT-wijzigingen ook operationele wijzigingen zoals het opstellen van customer journeys, procesplaten en werkinstructies. Hoewel het de voorkeur geniet om op de Backlog alle items op te nemen, wordt in de praktijk vaak nog een onderscheid gemaakt tussen producten en wijzigingen gericht op het veranderen van de business (changing the business) en het uitvoeren van de dagdagelijkse werkzaamheden (running the business). Voorbeelden zijn operationele issues en het opleveren van maandelijkse rapportages.

Uiteindelijk dient de Product Backlog door de Product Owner geprioriteerd te worden. Hiervoor worden afhankelijk van het type organisatie, afdeling en team vaak verschillende criteria gebruikt waaronder business value, klanttevredenheid, impact en werkdruk. Tot slot is het handig om gezamenlijk met het team per Backlog item de relatieve omvang in te schatten alvorens gestart kan worden met de eerste sprint, zodat een goed beeld gevormd kan worden van de relatieve omvang van de werkzaamheden.

Stel het Scrum Team samen
Nadat de backlog is opgesteld en geprioriteerd kan gestart worden met de verdere samenstelling van het Scrum Team. Idealiter bestaat het team uit “T-shaped” medewerkers of “generalized specialists”. Dit zijn medewerkers die naast een of meerdere specialismes tevens beschikken over andere vaardigheden en allround inzetbaar zijn. In de praktijk is het lastig om dit type medewerkers te vinden omdat medewerkers niet allemaal all-round zijn opgeleid en functieprofielen binnen organisaties vaak vragen om specialistische kennis, vaardigheden en ervaring. Desalniettemin is het van belang om op zoek te gaan naar een match tussen de werkzaamheden op de Backlog, het team en de individuele medewerkers in het team. Het team is immers collectief verantwoordelijk en dient zelfstandig in staat te zijn om alle werkzaamheden die op de Product Backlog staan in nauwe samenwerking met de omgeving te realiseren. Verder is het handig om alvast na te denken over de opleiding en training die het team en de individuele medewerkers binnen het team nodig hebben om zichzelf en de samenwerking binnen het team continue te verbeteren.

Bepaal het slagritme van de sprint
Tot slot is het van belang om op voorhand het slagritme te bepalen en de Scrum vergaderingen in te plannen. Het slagritme varieert vaak per organisatie, afdeling en team. Veel organisaties kiezen voor een vast ritme van 2-4 weken en houden in het begin strikt vast aan de scrum vergaderingen om de agile scrum principes goed onder de knie te krijgen. Naarmate het team volwassener wordt, worden vaak het slagritme, de frequentie en de duur van de vergaderingen aan de behoefte van de organisatie en teams aangepast. De Sprint Review wordt bijvoorbeeld ingekort en de Daily Scrum vindt om de dag plaats. In de praktijk houden teams vaak wel vast aan de Sprint Planning en de Sprint Retrospective. Beide vergaderingen geven het team richting en helpen het team om continu te kunnen verbeteren.

Praktijkvoorbeelden
De agile en Scrum principes worden inmiddels in veel verschillende organisaties, afdelingen en teams toepast. Onderstaand een aantal praktijkvoorbeelden. Per voorbeeld wordt kort de uitdaging, aanpak, implementatie en het resultaat beschreven.

Scrum up your sales

Scrum up your sales

Uitdaging
De agile en Scrum principes worden door steeds meer organisaties toegepast binnen hun operatie om de effectiviteit van de organisatie te vergroten en veranderingen door te voeren. Daarnaast wordt Scrum ook steeds meer in salesorganisaties gebruikt ter ondersteuning van het sales proces. De uitdaging van sales organisaties, -afdelingen en -managers is om zoveel mogelijk producten en diensten te verkopen en tegelijkertijd langdurige klantrelaties op te bouwen. Het salesproces is echter van nature grillig, ad hoc en laat zich moeilijk voorspellen. Daarnaast is het spotten van opportunities vaak gekoppeld aan persoonlijke targets van individuele accountmanagers. Hierdoor is er vaak weinig ruimte voor marktonderzoek, het uitbouwen van klantrelaties en onderlinge samenwerking.

Aanpak en implementatie
Met behulp van Scrum kunnen een aantal van deze uitdagingen aangepakt worden. Allereerst dienen alle opportunities geïnventariseerd en vertaald te worden in een Product Backlog. De opportunities op de Product Backlog worden geprioriteerd op basis van business value en de slagingskans. Vervolgens wordt een sales team samengesteld dat bestaat uit een mix van accountmanagers, product- en procesexperts die diepgaande kennis hebben van het product of de dienst die verkocht wordt. Op deze manier worden klantkennis, saleservaring en productkennis bij elkaar gebracht en gebruikt ter ondersteuning van het salesproces.

Vervolgens wordt het slagritme bepaald. Gelet op de snelheid en grilligheid van het salesproces wordt er vaak gekozen voor een sprint ritme van 1-2 weken. In de Sprint Planning wordt gezamenlijk bepaald welke opportunities er in de sprint worden opgepakt en welke salesacties benodigd zijn voor het realiseren van de sale. Daarnaast wordt bepaald wie welke actie het beste kan oppakken.

Het resultaat
Op deze manier ontstaat er binnen het team een gezamenlijk begrip van de lopende opportunities, klanten en sales acties, worden opportunities gericht en gezamenlijk gespot en stevige klantrelaties opgebouwd, waardoor het totaal aantal succesvolle sales aanzienlijk toeneemt.

Agile Marketing en Communicatie

Uitdaging
Agile en Scrum principes zijn uitermate geschikt toepasbaar in product gerichte afdelingen waar in nauwe samenwerking met de omgeving producten worden ontwikkeld. De kwaliteit van producten is vaak afhankelijk van de interactie met interne en externe stakeholders, waarvan de wensen tijdens de wedstrijd nog wel eens willen wijzigingen. Dit is de reden waarom veel Marketing en Communicatie afdelingen werken op basis van de agile en scrum principes.

Agile Marketing en Communicatie

Aanpak en implementatie
Allereerst worden in gezamenlijk overleg met de betrokken stakeholders alle producten geïnventariseerd die opgeleverd dienen te worden. Vaak is het handig om hierbij eerst een stakeholdermap op te stellen om alle stakeholders te identificeren die betrokken dienen te worden bij het ontwikkelen van de producten. Vervolgens dienen de producten vertaald te worden in een Product Backlog die geprioriteerd wordt op basis van business value en/of klantimpact. Hierbij is het belangrijk om indien mogelijk concrete producten te formuleren. Voorbeelden van producten zijn het opstellen van een klantsegmentatie, brand strategie, customer journeys, communicatieplannen, persberichten of de inrichting van een webcare Team.

Vervolgens dient er een team van marketingprofessionals, communicatieadviseurs, online experts en designers samengesteld te worden die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de realisatie van de producten op de Product Backlog. In veel afdelingen wordt bij de realisatie nog wel eens gebruik gemaakt van externe inzet. Verstandig is om hen al vanaf het begin, gericht aan te laten haken en in het vaste slagritme te laten meelopen. Dit scheelt afstemming, voorkomt onduidelijkheden en is kostentechnisch interessant. In de Sprint Planning wordt gezamenlijk bepaald welke producten opgepakt worden en wie welke taken oppakt. In de Sprint Planning kan focus aangebracht worden op een specifieke klantgroep of product. Vaak wordt voor een slagritme van 2-4 weken gekozen. Dit wordt als een realistische tijdspanne gezien om producten op te leveren. Aan het eind van de sprint wordt de sprint geëvalueerd en verbeterpunten in kaart gebracht.

Het resultaat
Met behulp van Scrum kunnen Marketing en Communicatie afdelingen gericht in nauwe samenwerking met de omgeving producten ontwikkelen, wordt de interactie tussen alle betrokken stakeholders gestimuleerd en de kwaliteit van producten verhoogd.

EduScrum: Agile onderwijsontwikkeling

Uitdaging
De maatschappij, de arbeidsmarkt en het onderwijs veranderen in rap tempo, opleidingen groeien en krimpen, lesmethodes veranderen en onderwijs veroudert steeds sneller. Onderwijsinstellingen en opleidingsinstituten zullen dan ook continu hun onderwijs en lesmethoden dienen te evalueren, vernieuwen en aan te scherpen. Het gericht, efficiënt en effectief ontwikkelen van onderwijs is echter arbeidsintensief en wordt vaak naast de reguliere contacturen ontwikkeld, waardoor het voor docenten lastig is om prioriteiten te stellen. Agile scrum kan onderwijsinstellingen helpen bij het effectief en efficiënt ontwikkelen van onderwijs.

Aanpak en implementatie
Allereerst worden gezamenlijk alle vakken geïnventariseerd die ontwikkeld en verbeterd dienen te worden. Per vak wordt op basis van urgentie, ouderdom, werkdruk, beoordeling van studenten een Product Backlog opgesteld. Tegelijkertijd wordt een Scrum Team van docenten ingericht. Twee docenten worden benoemd tot Product Owner en Scrum Master. Idealiter vervult de persoon die eindverantwoordelijk is voor het curriculum de rol van Product Owner. De rol van Scrum Master kan het beste worden vervuld door een docent met organisatietalent, draagvlak en oplossingsvermogen. Daarnaast is het handig om mensen uit de praktijk en studenten aan te haken. Op deze manier borg je dat het vak in lijn is met de praktijk en voldoet aan de behoefte van studenten.

 Agile sprint planning

Vervolgens wordt gestart met een Sprint Planning waar het eerste vak wordt opgepakt en bepaald wordt welke taken er allemaal opgepakt moeten worden om succesvol het vak te ontwikkelen. Elementen die vaak in de Sprint Planning besproken worden zijn: visie, leerdoelen, competenties, toetsnormen, lesbeschrijving en onderwijsmaterialen. Voordat het vak definitief is afgerond is het handig om het vak te toetsen en testen. Dit kan door onderdelen van het lesmateriaal en werkvormen in een kleine groep van docenten, studenten en praktijkmensen te toetsen. Op deze manier ontvang je feed-back op basis waarvan je het vak en lesmethode nog voor gebruik kan aanscherpen.

Het resultaat
Door een combinatie van Agile en Scrum principes, intensieve samenwerking tussen docent, praktijk en student is het mogelijk om continu effectief en efficiënt onderwijs te ontwikkelen dat voldoet aan de wensen van docenten en studenten en geldende kwaliteitseisen.

Agile beleid en wetgeving

Uitdaging
De maatschappij verandert steeds sneller en wordt steeds complexer. Daarnaast is het de verwachting dat de regeldichtheid zal toenemen en beleid, wet- en regelgeving steeds sneller zal verouderen, waardoor beleidsmakers, wetgevers en besluitvormingsprocessen de komende jaren onder druk zullen komen te staan.

Aanpak en implementatie
Allereerst is het van belang om te inventariseren welke beleidstukken en wet- en regelgeving de komende jaren ontwikkeld en aangescherpt dienen te worden. Op basis van de inventarisatie kan een Product Backlog opgesteld worden waarin per beleidstuk en wet aangegeven wordt wat de overwegingen en het doel van het beleidstuk zijn. Daarnaast kan in meer detail beschreven worden wat de randvoorwaarden, deadline en betrokken stakeholders zijn. Vervolgens dienen de producten in hapklare brokken opgedeeld en geprioriteerd te worden.

Praktijkvoorbeelden van agile en Scrum principes

Na het opstellen van de Backlog kan gestart worden met de samenstelling van een multidisciplinair team van experts. Gelet op de complexiteit van het besluitvormingsproces en de diepgaande inhoudelijke kennis die vaak noodzakelijk is voor het ontwikkelen van beleidstukken en wetten is het van belang om van te voren goed te inventariseren welke expertise benodigd is. De teamsamenstelling is van essentieel belang voor het succes en de decentrale agile besluitvorming. Idealiter bestaat het team uit een mix van all-round inzetbare teamleden aangevuld met experts. In de praktijk is dit vaak een mix van beleidsmakers, juristen en inhoudelijke deskundigen. Vervolgens kan het slagritme bepaald worden. Afhankelijk van de complexiteit en type beleidstuk of wet kan gekozen worden voor een slagritme van 2-4 weken. In de Sprint Planning worden de taken verdeeld en in de Sprint Review wordt de tussenstand getoond aan de complexe omgeving van stakeholders.

Het resultaat
Met behulp van Scrum kan de time-to-market van beleid, wet- en regelgeving verkort worden door beleid- en wetgevingstrajecten op te knippen in hapklare overzichtelijke brokken, met multidisciplinaire teams te werken en de besluitvorming te decentraliseren en in de teams te beleggen.

Scrum works
Het agile gedachtegoed heeft zich inmiddels bewezen en wordt steeds meer door organisaties en bedrijven toegepast binnen de operatie om effectieve zelfsturende teams te creëren en efficiënt veranderingen door te voeren. Medewerkers zijn op basis van de agile en scrum principes niet langer individueel verantwoordelijk voor het uitvoeren van werkzaamheden, onderlinge verhoudingen worden minder hiërarchisch en er wordt verwacht dat medewerkers hun expertise inbrengen en over de grenzen van hun eigen expertise heen kijken. Scrum vraagt dus een nieuwe mind-set waar organisaties en medewerkers geleidelijk aan moeten wennen. De meest effectieve manier om hiermee om te gaan is om gezamenlijk het avontuur aan te gaan en te starten.

Rick van Benten heeft ruime ervaring met business- en IT-vraagstukken, met een focus op agile en scrum transities.

Nieuws

Meer nieuws over