Beursgenoteerde bedrijven verbeteren hun financial close processen

19 september 2016 Consultancy.nl

Nederlandse beursgenoteerde bedrijven hebben hun financiële afsluitprocessen steeds beter op orde. In 2011 hadden AEX- en AMX-bedrijven gemiddeld 52 dagen nodig tussen het afsluiten van hun boekjaar en het uitbrengen van hun jaarcijfers – in 2015 lukte dit twee dagen sneller. De prestaties van organisaties op het gebied van financieel rapporteren lopen echter sterk uiteen, met Unilever, ASML en Sligro als de koplopers.

De snelheid waarmee bedrijven hun financiële prestaties publiceren wordt sinds jaar en dag gezien als een belangrijke indicator van de kwaliteit van de bedrijfsvoering van deze organisaties. Enerzijds laat het de controle over de financiële processen zien, anderzijds laat het zien dat een bedrijf de vraag van analisten en consumenten naar een zo snel mogelijk transparant inzicht in de financiële cijfers serieus neemt.

Een nieuw onderzoek van BrightStone Group laat zien dat er, ondanks het grote belang dat wordt gehecht aan deze KPI, grote verschillen zijn tussen de snelheid en kwaliteit van de ‘financial close’ processen van beursgenoteerde bedrijven in ons land. Uit het onderzoek blijkt onder meer dat Unilever, ASML en Sligro de minste tijd hebben zitten tussen het afsluiten van hun fiscale boekjaar en het publiceren van hun jaarcijfers (‘Public Annoucement’; PA). De drie organisaties hebben elk minder dan 25 dagen voor hun PA nodig, met Unilever als koploper (19 dagen), en beschikken daarmee over de snelste financial close processen in het land. Ter vergelijking, de langste PA-tijd die nodig is staat op 120 dagen (OCI), terwijl het gemiddeld aantal in 2015 uitkwam op vijftig dagen.

PA dagen

Wanneer ook gekeken wordt naar het moment waarop het afsluitproces formeel is afgerond (wanneer de externe accountant de controleverklaring heeft ondertekend), dan komen Sligro en ASML als beste bedrijven uit de bus. Het gemiddelde voor deze KPI – beter bekend als ‘Audited Report’ (AR) – lag in 2015 op 62 dagen, gemiddeld twaalf dagen later dan de publicatie van de jaarcijfers. Koplopers Sligro en ASML liggen met respectievelijk 29 en 35 dagen ruim onder het gemiddelde, gevolgd door TomTom, Heineken en AkzoNobel, die een derde plek delen met een AR-periode van veertig dagen. Wederom spant OCI de kroon met 120 dagen, net als de PA-periode, aangezien het in Amsterdam gevestigde chemieconcern heeft besloten de publicatie van zijn jaarresultaten te laten samenvallen met de afgifte van de controleverklaring.

AR dagen

Verschillen over de jaren

Een analyse van de PA- en AR-duur van de afgelopen vijf jaar toont aan dat er over de hele linie sprake is van een kleine verbetering. Meer dan de helft van de AEX- en AMX-bedrijven heeft in 2015 ten opzichte van 2011 een PA- en AR-versnelling weten te realiseren. Zo is het aantal dagen om tot publicatie van de jaarcijfers (PA) en controleverklaring (AR) te komen teruggebracht met gemiddeld twee dagen. Het aantal benodigde dagen om na de PA tot een AR te komen is stabiel gebleven, op gemiddeld twaalf dagen ten opzichte van 2011.

Tot de groep bedrijven die sinds 2011 de grootste versnelling hebben weten aan te brengen in hun PA-performance behoren onder meer Air France-KLM (-19 dagen naar 49 dagen), BAM (-19 dagen naar 49 dagen) en Unilever (-14 dagen naar 19 dagen). Bij het verkrijgen van een goedgekeurde verklaring realiseerden Delta Lloyd (41 dagen), Air France-KLM (37 dagen) en SBM Offshore (20 dagen) de grootste versnelling. 

Karien Bos, Managing Director bij BrightStone Group, noemt de gemiddelde verbetering van twee dagen een “positieve stap”, en “een stap die de groeiende professionalisering van finance functies en het groeiende belang van meer transparantie richting stakeholders onderstreept”. Echter, met een gemiddelde financial close periode van 50 dagen scoort Nederland internationaal gezien in de middenmoot – gelijk met landen als Frankrijk en Canada, maar ver achter, onder meer, de Verenigde Staten, Scandinavische landen en Japan.

PA en AR prestaties 2011 - 2015

Bos benadrukt dat de gerealiseerde verbeteringen in de financiële afsluitprocessen niet in lijn zijn met de technologische ontwikkelingen waarvan bedrijven zouden kunnen profiteren: “Wij constateren dat het voor bedrijven vaak moeilijk is om goede specificaties op te stellen en om tot een effectieve pakketselectie en -implementatie te komen. Beschikbare systeemfunctionaliteit wordt vaak maar beperkt benut en/of de inrichting van een (op zich goed) systeem laat te wensen over. Dit komt doordat deze bedrijven een systeemimplementatie onvoldoende aangrijpen om tot een duurzame procesoptimalisatie te komen”, licht zij toe.

Verschillen per sector

Net als de zichtbare verschillen in zowel de PA- en AR-prestaties van organisaties zijn er ook tussen verschillende sectoren verschillen waar te nemen, blijkt uit het onderzoek. Zo waren organisaties uit de sectoren ‘Consumer Goods’ en ‘Consumer Services’ het snelst met het afronden van het AR proces, gevolgd door maakbedrijven met 55 dagen. De zorgsector (‘Health’) is net als in 2011 het traagst, met 91 dagen. De sectoren die het meest vertraagden in hun AR scores ten opzichte van 2011 waren ‘Telecommunications’, Health Care’ en ‘Basic Materials’ met respectievelijk 26, 11 en 6 dagen erbij. De grootste versneller was de sector ‘Oil & Gas’ met een versnelling van tien dagen (+15%), gevolgd door de sectoren ‘Financials’, ‘Consumer Services’ en ‘Technology’, met elk een verbetering van minus 5 dagen (+8%).

AR-prestaties per sector

Succesfactoren

Op basis van de analyse onderscheiden de onderzoekers diverse factoren die een rol kunnen spelen bij het beïnvloeden van de snelheid van de publicatie en goedkeuring van de financiële cijfers. Zo concluderen ze dat bedrijven die de diverse interne en externe goedkeuringsprocessen effectief kunnen managen, snellere PA- en AR-scores kunnen realiseren. Bos: “De meeste bedrijven geven aan dat zij systeem- en procestechnisch sneller zouden kunnen afsluiten, maar dat de wachttijd in het interne en externe goedkeuringsproces voor vertraging zorgt. De toenemende noodzaak om tot waardering en ‘management judgement’ van balansposten te komen, heeft ertoe geleid dat goedkeurende gremia meer tijd nodig hebben voor de review.” 

Hetzelfde geldt voor de juiste kennis over en het begrijpen van boekhoudregels, zoals IFRS en US GAAP, en het verankeren ervan in de financiële processen. Andere aspecten die een verschil kunnen maken voor zowel de kwaliteit als de snelheid van publicatie vormen de effectiviteit van het interne controleraamwerk, hoe er met de accountant wordt samengewerkt, een CFO die stuurt op wendbaarheid en constant durft te sleutelen aan processen (‘continu verbeteren’) en, niet verrassend, goede automatiseringssystemen.

PA en AR-prestaties naar omvang

Verder blijkt uit het onderzoek dat de grootte van bedrijven interessant genoeg een dubbele relatie heeft met de snelheid van het financial closing proces. Allereerst kan over het algemeen gesteld worden dat hoe hoger de omzet van een organisatie, hoe sneller er wordt gepubliceerd. “Waar bedrijven met een omzet van minder dan €1 miljard gemiddeld na 51 dagen jaarcijfers publiceren, doen bedrijven met een omzet van meer dan €50 miljard dat 16 dagen sneller.

Wanneer er gekeken wordt naar de AR-performance, valt op dat bedrijven met een omzet van minder dan €1 miljard en bedrijven met een omzet van meer dan €25 miljard significant meer tijd besteden aan het auditproces. De kleinste bedrijven auditen in 77 dagen en hebben gemiddeld 26 dagen nodig om van PA naar AR te komen. De grootste bedrijven auditen weliswaar negen dagen sneller (68 dagen), maar doen er wel zeven dagen langer over om van PA naar AR te komen (33 dagen). Middelgrote bedrijven met een omzet van €5-€25 miljard zijn met 54 dagen het snelst en hebben na de PA slechts tien dagen nodig om de jaarrekening te laten controleren. “De bedrijfsomvang is van invloed op de closing performance. Echter, grotere bedrijven zijn niet trager, zoals vaak wordt gedacht, maar juist sneller (met uitzondering van de tijd die nodig is om van PA naar AR te komen)”, vat Bos samen.

Accountantsroulatie

Een andere factor die volgens het onderzoek een positieve impact heeft op de financial closing prestaties is het wisselen van accountant. De onderzoekers brachten de prestaties van 19 bedrijven in kaart, die in de periode 2011-2015 van accountant zijn gewisseld en inmiddels twee jaar ervaring hebben met hun nieuwe auditpartner. Na de wisseling van accountant realiseerden de zeven bedrijven gemiddeld een AR versnelling van 1 dag. In het jaar na de wissel kwam daar nog een halve dag versnelling bij.

Effect van accountant switch op AR-prestaties
Een ander effect van het wisselen van accountant is de mogelijke daling van accountantsfees. Zo concluderen de onderzoekers dat de accountantsfees van organisaties in het eerste jaar na het wisselen van accountant gemiddeld met 10% daalden. De totale fees (inclusief fees voor werkzaamheden die niet direct met de controle van de jaarrekening te maken hebben) daalden zelfs met gemiddeld 20%. Dit kan volgens de auteurs worden verklaard door het kritisch evalueren van specificaties en het proces door bedrijven tijdens het selectieproces, en het voeren van prijsonderhandelingen.

Bovenstaande conclusie ligt in lijn met een eerdere analyse, waaruit bleek dat het wisselen van accountant een (forse) financiële besparing kan opleveren
. Uit dat onderzoek bleek dat AEX-bedrijven die het afgelopen jaar van accountant zijn geswitcht gemiddeld genomen een afname in fees van 28% wisten te realiseren. Ter vergelijking, bedrijven die niet rouleerden zagen hun auditkosten gemiddeld met 11% toenemen. Over de hele linie waren beursgenoteerde bedrijven het afgelopen jaar zo’n €250 miljoen kwijt aan audit-uitgaven, 10% meer dan het jaar ervoor.

Bos plaatst wel een kanttekening bij de dalende accountantsfees na een accountant-switch. Zo becijferde ze dat de auditfees het jaar na het wisseljaar weer met 10% toenamen en per saldo uitkwamen op het niveau van voor de wissel. “Een mogelijke verklaring hiervoor zou kunnen zijn dat in het wisseljaar een lichter auditproces wordt doorlopen. Ook kan het zijn dat na de nieuwe accountant, na een scherpe aanbieding ten behoeve van de selectie in het eerste jaar, in het tweede jaar meerkosten in rekening brengt om het verlies aan omzet te compenseren."

Nieuws

Meer nieuws over