Zes stappen voor de implementatie van workforce management

15 september 2016 Consultancy.nl

Steeds meer bedrijven en instellingen implementeren ICT-systemen en oplossingen voor workforce management processen. Zes stappen om het implementatietraject tot een goed einde te brengen.

Traditioneel is workforce planning en management een belangrijk onderwerp in bedrijven met een sterk operationeel karakter, zoals bijvoorbeeld de logistiek. Vaak is deze planning van medewerkers een uitdaging, zeker in bedrijven die projectmatig opereren. Die moeten er steeds opnieuw weer voor zorgen dat de juiste medewerker met de juiste kwalificaties wordt ingepland voor de juiste klus. Terwijl ze er tegelijkertijd rekening mee moeten houden dat er niet teveel medewerkers op de bank zitten en er geen externe capaciteit wordt ingehuurd als dat eigenlijk niet nodig is. 

Met de toenemende schaarste van goed opgeleid personeel wordt workforce management voor veel kennisintensieve organisaties meer en meer een uitdaging. Zeker nu zij hun ‘organisatiehark’ omdraaien en medewerkers zelf verantwoordelijk maken voor hun bijdrage aan het organisatieresultaat. Medewerkers zitten steeds minder vaak vast in een specifieke functie en taakomschrijving en kunnen flexibel bijdragen leveren aan verschillende projecten. Goed voor hun ontwikkeling, goed voor de organisatie. Maar hoe manage je dat allemaal? Hoe hou je als HR-afdeling het overzicht?

Workforce management

De oplossing wordt vaak gezocht in het implementeren van een workforce planning systeem. Veel bedrijven beginnen hier vol goede moed aan maar lopen langzamerhand vast in de implementatie. De reden is dat de bedrijfsfilosofie vaak niet aansluit bij de planningfilosofie die het gekozen pakket – vaak dwingend – voorschrijft. Resultaat is een suboptimaal proces dat met veel omwegen tot resultaten leidt.

Dit kan worden voorkomen met een andere aanpak. Een aanpak die begint met het in kaart brengen van de huidige werkwijze. De volgende stap is om het workforce management proces middels een lean traject verder te ontwikkelen en optimaliseren. Het verbeterde proces staat model voor de verdere automatisering. Als eenmaal is besloten welke software het best bij het proces aansluit, is het raadzaam om de implementatie vooraf te laten gaan door een pilot, waarbij aan de hand van een aantal voorgeselecteerde processen de totaaloplossing (proces en software) wordt/worden getoetst op de functionele match met de organisatie.

De grootste fout die vaak wordt gemaakt, is onderschatten hoe diep het workforce planning proces ingrijpt op de operationele gang van zaken. Een tweede element dat vaak wordt onderschat is de mate van verandermanagement die hierbij komt kijken. Vaak zijn workforce management processen routinematig ‘ingesleten’ in de organisatie. Ze zijn meestal verre van optimaal omdat ze deels zijn afgestemd op de mogelijkheden van de software. Procesoptimalisatie betekent dan niet alleen de introductie van nieuwe software, maar bovenal de introductie van andere werkwijzen en in het extreme geval zelfs een aanpassing van de organisatie. 

Aanpak voor workforce management implementatie

Zo’n proces kan top-down worden ingestoken, bijvoorbeeld in grote bedrijven met veel werkmaatschappijen die echter wel gezamenlijke verantwoording hebben voor de (soms wereldwijde) planning van personeel. Het kan ook bottom-up werken, bijvoorbeeld in kennisintensieve organisaties waar medewerkers zichzelf kunnen aanmelden voor een project. Een mixvorm van die twee komt ook regelmatig voor. 

Voor welke vorm je ook kiest, het proces van personeel inplannen voor een project zal aanzienlijk veranderen. Dat vraagt een veranderkundige benadering. Je implementeert immers geen workforce management tool, je implementeert een nieuwe werkwijze, met nieuwe rollen en verantwoordelijkheden.

Gerelateerd: HR moet inhaalslag maken op het gebied van digitalisering.

Een artikel van Peter Rappange en Hanneke van den Enden, beiden adviseurs binnen de e-HRM praktijk van Qhuba.

Nieuws

Meer nieuws over