Finext ondersteunt Hogeschool Utrecht met verbeterprogramma

12 september 2016 Consultancy.nl

De Hogeschool Utrecht (HU) wilde ondersteunende processen binnen het onderwijs zo eenvoudig en doelmatig mogelijk inrichten. Deze verbeterslag is ingegeven door landelijk overheidsbeleid om meer geld beschikbaar te maken voor het onderwijs zelf. Door het ontwerpen van nieuwe, gestandaardiseerde ondersteunende processen worden de verschillende diensten op de HU geoptimaliseerd.

“Hogeschool Utrecht heeft het landelijk overheidsbeleid nog verder aangescherpt in het eigen beleidsdocument van het College van Bestuur; HU2020”, vertelt Suzie Joku van Hogeschool Utrecht. Naast het inspelen op de eisen vanuit de overheid was de verbeterslag ook een logisch vervolg op de eerdere centralisatie. “Hogeschool Utrecht heeft in 2014 de keuze gemaakt om de mensen met ondersteunende werkzaamheden bij de faculteiten weg te halen en centraal onder te brengen. Op het moment dat alle mensen bij elkaar zaten en het werk nog op dezelfde manier gedaan werd, werd duidelijk hoe groot de variatie was. Dit was een duidelijke aanleiding voor harmonisatie. De geharmoniseerde  processen zijn praktischer en zorgen voor meer efficiency.” 

Focus op primaire proces

“De ratio onderwijs en onderwijsondersteunend personeel was uit balans geraakt”, zegt Niels den Ouden van Finext. “Om zoveel mogelijk geld en middelen aan het onderwijs te kunnen besteden, moeten de onderwijsondersteunende processen zo eenvoudig en doelmatig mogelijk worden ingericht.” Hierbij geldt het principe dat het primaire proces centraal staat; het leveren van onderwijs en het voorbereiden van studenten op de arbeidsmarkt.

Hogeschool Utrecht

“Naast dit primaire proces zijn er nog allerlei processen die op de achtergrond spelen”, vertelt Daphne Ardon van Finext. Samen met Helen Reedijk en Niels was zij als procesmodelleur nauw betrokken bij het herontwerpen van de bestaande processen. “Deze ondersteunende processen omvatten bijvoorbeeld het verzamelen van het cursusaanbod, het opstellen van het toetsrooster en het begeleiden van studenten bij stages en afstuderen.” 

Harmoniseren van processen

In de nieuwe opzet worden uniforme processen opgesteld met een duidelijke eigenaar per proces. Het ontwerpen van de processen gebeurde onder hoge tijdsdruk. “Het ontwerpen van de processen en het identificeren van quick wins en knelpunten moest op tijd klaar zijn, zodat de Hogeschool Utrecht de quick wins nog voor het studiejaar 2015-16 kon implementeren”, vertelt Helen. “De rest van de implementatie volgt gedurende het komende studiejaar, waarbij het doel is om in het studiejaar 2016-17 uniforme ondersteunende processen gerealiseerd te hebben.” 

Ontwerpprincipes als leidraad

Als uitgangspunt voor de nieuwe processen werden 7 architectuur-ontwerpprincipes gehanteerd. “We wilden niet vanuit de hark denken, maar kijken naar het doel van het proces”, legt Suzie uit. “De architectuurontwerpprincipes werden door de Hogeschool Utrecht opgesteld met de principes van Lean Six Sigma in het achterhoofd; zij vormden de kaders voor de optimale ‘soll’-processen”, vertelt Niels. 

De 7 architectuurontwerpprincipes:

  • Alle processen en diensten hebben een proces(eigenaar);
  • Taken en verantwoordelijkheden zijn helder belegd;
  • Processen zijn slim en doelmatig ingericht;
  • Harmonisatie tot één standaard proces;
  • Klanten bedienen middels selfservice;
  • Alle gegevens hebben één bron;
  • Plaatsonafhankelijke toegang tot informatie.

Onderwijs Hogeschool Utrecht

Met deze ontwerpprincipes werden in vier workshops de processen uitgewerkt. De uitdaging voor de Hogeschool Utrecht zat in de combinatie van het grote aantal uit te werken processen en de korte tijd. De eerste workshop richtte zich op de huidige ‘best practice’ voor een proces. De procesmanagers hebben voor de ‘best practice’ workshop de faculteit aangedragen waar het proces optimaal verliep. “Er is onder andere gekeken naar de hoogste studententevredenheid, de ratio ondersteunend personeel ten opzichte van de studenten en de hoeveelheid handwerk.” 

Op basis van de ‘baseline’ uit de eerste workshop werd in de tweede workshop de optimale situatie uitgewerkt. “Tijdens de tweede workshop, de ‘soll’-workshop, hebben we gezamenlijk free format nagedacht over hoe het proces er in de ideale wereld uit zou zien”, vertelt Niels. “We wilden het antwoord vinden op vragen als ‘hoe werkt het goed voor alle faculteiten’ en ‘wat is de impact op de studententevredenheid”, vertelt Daphne. Suzie: “Processen moeten gestandaardiseerd worden over de faculteiten heen, en ze krijgen dezelfde KPI’s mee. Maar als er een goede reden is om af te wijken van het standaardproces, dan kan dat.”

Organisatiebrede verbeteringen

Uit de workshops zijn knelpunten gesignaleerd waar medewerkers en studenten in de praktijk tegen aanlopen, inclusief beperkingen in de systemen. “Hieruit kwamen organisatiebreed verbeterthema’s naar boven; het kan sneller, met minder controles en minder handmatige acties”, vertelt Niels. Bovendien is er tussen de ondersteunende diensten en het onderwijs over en weer meer begrip ontstaan. “De hele keten van onderwijs en onderwijsondersteuning ging tijdens de workshops met elkaar in gesprek”, zegt Daphne. “Er is nu inzicht in wat de ander doet en wat het effect van een goede samenwerking tussen onderwijs en onderwijsondersteuning is.”

Nieuws

Meer nieuws over