Lean Scene Investigation: serious game voor procesoptimalisatie en lean

07 september 2016 Consultancy.nl

Organisaties gebruiken steeds vaker opkomende technologieën om hun management en bedrijfsprocessen te verbeteren. Een trend die steeds meer aan populariteit wint is het combineren van technologie met gamification, waarmee interactieve games en oplossingen gecreëerd kunnen worden die ondersteunen bij procesontwerp en change management. Een zo’n recent ontwikkelde en nieuwe game in de markt is ‘Lean Scene Investigation’, een co-creatie tussen SharkMark, Grendel Games en UMCG. Om meer te weten te komen over de game, en de toegevoegde waarde voor consultants, stelde Consultancy.nl vijf vragen aan Lammert van der Wal, een van de ontwikkelaars van de serious game.

Hoe is de game Lean Scene Investigation tot stand gekomen?
Ergens in mei 2014 hebben we de samenwerking (SharkMark) met het UMCG opgestart naar aanleiding van een concept van Roelof Kammenga (UMCG). Dit concept hebben we vervolgens, via de Lean Start-up methodiek doorontwikkeld in SharkMark met Grendel-Games. Lean Scene Investigation als gameconcept ontstond al snel omdat je in Lean Six Sigma op onderzoek gaat naar feiten (bewijslast) net als rechercheurs. In Lean Scene Investigation zijn de medewerkers van de organisatie echter de rechercheurs en voeren ze, onder begeleiding van een L.S.I. gecertificeerde consultant, zelf het onderzoek uit door middel van diverse spellen en de L.S.I. app.

Kun je ons meer vertellen over de game? Wat is de storyline en wat moeten spelers precies doen?
De organisatie kiest een te verbeteren gebied (proces) en geeft aan welke “criminaliteit” ze willen aanpakken. De spelers (medewerkers) specificeren dit gebied verder en via het stellingen spel komen ze tot een heldere gedefinieerde CTC (Critical To Customer) doelstelling en gaan vervolgens met de L.S.I. app op zoek naar 7 zware criminelen (gekarakteriseerde verspillingen) binnen hun organisatie. Met de L.S.I. app als opsporingsmiddel maken alle betrokkenen van een te verbeteren gebied (proces) aangiftes van verdachte situaties (te verbeteren werksituaties).

Na deze aangifte periode stemmen alle betrokkenen anoniem, via de L.S.I. app, op elkaars aangiftes aan de hand van drie criteria: Haalbaarheid, Frequentie en Impact. De drie aangiftes waar de meeste en hoogste stemmen op binnenkomen winnen hier punten. Uit deze pool van “gewogen aangiftes” kiest een select team van rechercheurs (medewerkers) de zwaarste zaken met het hoogste verbeterpotentieel om hier via diverse spelvormen te komen tot kernoorzaken, geteste oplossingen en uiteindelijk een veroordeling (implementatie).

Lean Scene Investigation positioneert zich als de serious game voor procesoptimalisatie en continue verbeteren. Hoe verschilt deze game van de overige oplossingen in de markt voor lean gamification?
Lean Scene Investigation is een hybride game, wat inhoudt dat fysieke spel mechanismen gecombineerd zijn met een digitale infrastructuur. Tijdens het spelen van Lean Scene Investigation wordt de infrastructuur met echt verbeterpotentieel “gevuld” en een deel daarvan ook daadwerkelijk opgelost. Dit betekent in de praktijk dat organisaties die L.S.I. “spelen” niet alleen hun verbeterpotentieel digitaliseren, structureren en categoriseren maar ook omzetten in concrete resultaten door de inzet van echte experts, hun eigen medewerkers. Via de L.S.I. app kun je bijna alles wat je wilt onderzoeken om te verbeteren meten, doordat de consultant via het L.S.I. portaal op maat gemaakte “meetformulieren” kan maken.

Deze onderzoeken kunnen worden uitgevoerd door alle betrokkenen die een smartphone met de L.S.I. app hebben. Hierdoor ontstaat draagvlak, meer inzicht en krijg je echt meetbaar resultaat op een leuke en innovatieve manier (denken wij). Daarom is Lean Scene Investigation eigenlijk moeilijk te vergelijken met de honderden Lean games die zich vaak concentreren op het creëren van awareness. Tijdens het spelen van Lean Scene Investigation is het onderwerp van de game je eigen organisatie en win je als team omdat je daadwerkelijk een verspilling hebt veroordeeld (opgelost) 

De game is ontwikkeld voor en toegepast bij UMCG. Kun je iets kwijt over de resultaten die jullie tot nu toe hebben behaald?
We hebben Lean Scene Investigation bij diverse organisaties in diverse fases van de ontwikkeling getest. Bij UMCG hebben we bijvoorbeeld 15.000 patiëntonvriendelijke bewegingen per jaar van een afdeling geëlimineerd. Bij een internationaal klantencontact centre hebben we het verloop van medewerkers drastisch verbeterd wat € 250.000 per jaar aan overbodig opleidingsbudget heeft bespaard. De medewerkerstevredenheid ging mede dankzij Lean Scene Investigation aanzienlijk omhoog omdat medewerkers gehoord en gefaciliteerd werden. Bij een grote gemeente hebben we samen met de rechercheurs (medewerkers) de doorlooptijd van een aanvraagproces teruggebracht van gemiddeld 45 dagen naar minder dan zeven dagen.

Tot slot, je geeft aan dat de game kan worden toegepast door consultancybureaus en zelfstandige consultants actief op het gebied van procesoptimalisatie. Hoe gaat dat precies in zijn werk? En welke voorwaarden / kosten zijn hieraan verbonden?
Lean Scene Investigation is ontwikkeld als toolset en methodiek voor de consultant. Los van het spel zijn de visual workspace, de analyse tools, de fysieke componenten en de app zo ontwikkeld dat bij iedere klant trajecten gedaan kunnen worden en is L.S.I. gemakkelijk te schalen en daarom geschikt voor organisaties van elke omvang. Om de kwaliteit van Lean Scene Investigation te waarborgen is L.S.I. exclusief toegankelijk voor gecertificeerde consultants en adviseurs. Tijdens een opleiding en een 3 maanden certificeringsperiode leren kandidaten alles wat ze nodig hebben om de game succesvol te faciliteren bij klanten. Na de certificering kan de consultant kiezen voor een maandabonnement op basis van fair pricing. Dit houdt in dat er alleen betaald wordt voor daadwerkelijk gebruik tijdens het doen van een opdracht en voordeliger wordt bij meerdere opdrachten.

Daarnaast is het mogelijk voor consultants om hun eigen klanten het L.S.I. fair pricing abonnement aan te bieden en intern bij de klant L.S.I. adviseurs te laten certificeren op basis van het “train de trainer” principe. Met Lean Scene Investigation hopen we de consultant niet alleen een vet coole tool aan te bieden maar ook een alternatief en innovatief verdienmodel.

Nieuws