Tools die de vormgeving van consultancy offertes kunnen verbeteren

05 september 2016 Consultancy.nl

Consultancybureaus zouden meer aandacht moeten besteden aan de presentatie en vormgeving van offertes, meent online marketeer Hielko van der Molen. “De concurrentie is groot, het creëren van onderscheiden vermogen in de eerste stap van het offertetraject biedt dus al een mooie commerciële voorsprong.” Van der Molen licht drie online tools uit die ondersteuning kunnen bieden bij het opschroeven van de layout van offertes.

We zijn officieel uit de crisis en de economie laat weer voorzichtige groei zien. Ondanks deze positieve geluiden weten we allemaal dat het ijs erg dun is en dat de tijd waarin de bomen tot in de hemel groeiden achter ons ligt. Dit betekent dat het gemiddelde adviesbureau en/of de gemiddelde consultant meer dan ooit moet vechten voor elke opdracht.

Uiteraard zijn websites en e-mailings van adviseurs steeds professioneler en onderscheidender geworden. Daarin zijn flinke stappen gezet, bij grotere bureaus vaak ook in combinatie met CRM. Veel adviseurs en bureaus hebben dus geïnvesteerd in het verbeteren van hun commerciële traject. In dat licht is het vreemd dat het maken van de offerte, cruciaal in de opdrachtfase, de laatste jaren nauwelijks is verbeterd. Toch raar dat adviseurs zo’n belangrijk onderdeel in het commerciële traject onbenut laten; de offerte. Inhoudelijk is de offerte uiteraard top, maar de presentatie vaak niet.

Offerte

Dat deden we 15 jaar geleden vaak nog beter met een mooie offertemap. Je kent ze nog wel; een map die mooi in de huisstijl was bedrukt waarin de offerte gestoken was en ruimte was voor mooi uitgewerkte klantcases en je visitekaartje. En als je het helemaal voor elkaar had dan gebruikte je een paperclip met je logo erop om het geheel bij elkaar te houden. En waarom deden we dit? Om indruk te maken.

In het huidige digitale tijdperk komen we vaak niet verder dan het versturen van een PDF met, vaak veel, tekst. En natuurlijk, aan die tekst wordt veel aandacht besteed, de juiste aanpak voor deze specifieke klantcasus. Dus inhoudelijk zit het wel goed, maar onderscheidend, nee dat is het niet.

Als marketeer weet ik als geen ander dat het niet alleen om de inhoud en prijs gaat, ook de vormgeving speelt een rol. De ontvanger van de offerte is ook gewoon een persoon, net als jij en ik. Ook zij willen daadwerkelijk geholpen worden met hun probleem, en op een mooi 'presenteerblaadje' leest dat net wat lekkerder en voelt dat beter. Kortom, je moet laten zien welke meerwaarde je als adviseur kunt bieden.

Om die meerwaarde te creëren zul je moeten opvallen. In de meeste gevallen is het zo dat de offerte die jij maakt niet meer de enige is die bij de prospect op zijn bureau ligt. Dat heeft de crisis ons wel geleerd, want de concurrentie is groot.

Opvallen is dus een kans, maar hoe doe je dat?
Dat doe je bijvoorbeeld door naast je plan van aanpak content in de vorm van foto's en een mooie layout toe te voegen aan je offerte. In de markt zijn online offertetools als Appalti, Offorte of Offery beschikbaar waarin je dat eenvoudig kunt doen. Met dergelijke tools maak je offertes die indruk maken en zorg je ervoor dat elke offerte die verstuurd wordt er hetzelfde uitziet. Dit creëert uniformiteit en straalt professionaliteit uit. Al met al een mooie eerste stap om je op het gebied van offreren te onderscheiden. 

Statistieken van offertes

Offorte en met name Offery tillen het offreren echter naar een nog hoger niveau. Bijvoorbeeld de mogelijkheid die Offorte en Offery bieden om gemakkelijk een video toe te voegen. Als je met een van deze tools aan de slag gaat heb je gelijk nog een ander voordeel. Zij bieden je namelijk de mogelijkheid om te zien of jouw offerte door je prospect is bekeken, hoe vaak en wanneer.

Dit is uiteraard informatie die je kunt gebruiken om bij het opvolgen van de offerte maximaal te scoren. Offery heeft nog als extra voordeel dat door het presenteren van de informatie in de bouwstenen deze statistische gegevens ook per onderdeel / bouwsteen in de offerte kan worden bekeken. Dit biedt nog meer waardevolle informatie om te scoren, je weet namelijk precies welk onderdeel je prospect de meeste aandacht gaf. Bovenstaande schermafbeeldingen van Offery en Offorte statistieken laten dit zien.

Volgende stap in het commerciële proces
Als je als adviseur ook een volgende stap wilt maken in je commerciële proces, dan is het aan te bevelen deze tools eens te bekijken. Ze zijn zowel voor bureaus als zelfstandige adviseurs gratis of voor lage instapfee toegankelijk. Ervaring opdoen kan dus eenvoudig; gebruik een dergelijke tool, creëer daarin je offertes en je krijgt inzicht in wat er met offertes gebeurt. Maar natuurlijk geldt ook hier weer: alleen met de tool ben je er niet. Voor de juiste inhoud ben je zelf verantwoordelijk, maar de verpakking wordt wel mooier.

Nieuws