Aanbestedingswet: de 10 belangrijkste veranderingen bij IT-aanbestedingen

21 juni 2016 Consultancy.nl

Naar verwachting wordt op 1 juli dit jaar de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 van kracht. Joost Lucassen, inkoopadviseur bij Mitopics en expert op het gebied van aanbestedingen in het publieke domein, zet de belangrijkste wijzigingen voor IT-aanbestedingen op een rij en neemt de gevolgen voor overheidsinstellingen onder de loep.

De huidige aanbestedingsregels zijn van toepassing sinds 1 april 2013. Net nu de meeste ‘aanbesteders’ deze goed in de vingers hebben worden de regels wederom verder aangepast, zowel in de wet als ook in de Gids Proportionaliteit. De belangrijkste reden voor deze aanpassingen zijn het door de Europese Unie willen aanjagen van duurzaamheid en innovatie. De basisprincipes van de Aanbestedingswet zijn niet gewijzigd, wel zijn diverse belangrijke artikelen aangepast.

Waarom aanpassen?
De huidige regels stammen uit 2004 en de meest recente aanpassingen zijn van 1 april 2013. Modernisering van de regels, die volgt uit nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen en de jurisprudentie van het Hof van Justitie van de Europese Unie, is nu opnieuw gewenst met name vanwege ontwikkelingen op economisch, sociaal en politiek vlak. Belangrijke reden is ook dat het wenselijk wordt geacht overheidsopdrachten (als substantieel onderdeel van de gehele inkoopmarkt) meer dan nu het geval is te gebruiken als aanjager voor duurzaamheid en innovatie.

Met de aanpassingen worden de volgende veranderingen beoogd

Met de aanpassingen worden de volgende veranderingen beoogd:

  • Meer ruimte voor duurzaamheid en innovatie, onder andere door meer ruimte voor dialoog met bedrijven.
  • Meer vrijheden bij opdrachten die ‘de samenleving ten goede komen’ door meer speelruimte omtrent sociale aspecten, milieugebied, werkgelegenheid en maatschappelijke integratie.
  • Verdere vermindering van de bureaucratie en eenvoudigere en efficiëntere regels.
  • Meer kansen voor het MKB omdat dit een belangrijke aanjager is voor werkgelegenheid, groei en innovatie.
  • Verder terugdringen van corruptie, belangenconflicten en onrechtmatige praktijken.
  • Een betere regeling voor de verwerving van ‘sociale diensten’ (zoals onderwijs en zorg) omdat deze vaak niet grensoverschrijdend zijn en per land sterk verschillen door culturele tradities.

Impact op IT aanbestedingen
Zoals gemeld is er een flink aantal veranderingen. Een groot aantal zaken verandert echter ook niet. Onderstaand zijn de 10 belangrijkste veranderingen beschreven die relevant zijn voor IT-aanbestedingen.

  • De Eigen Verklaring wordt ingewisseld voor het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’, inclusief het (al bestaande) beginsel dat alleen de geselecteerde inschrijver bewijsstukken hoeft over te leggen. Wel wordt toegevoegd dat bewijsmiddelen al tijdens de procedure opgevraagd mogen worden wanneer dit nodig is voor een goed verloop van de procedure.
  • De minimale termijn voor het publiceren van de laatste nota van inlichtingen verschuift van 6 naar 10 dagen voor de uiterste datum voor het indienen van de inschrijvingen. De overige termijnen van de openbare en niet-openbare procedures blijven gelijk (mits alle informatie-uitwisseling digitaal gebeurt).
  • De term ‘marktconsultatie’ wordt expliciet genoemd (dit was niet het geval) waaruit mag worden afgeleid dat het als wenselijk wordt gezien dit in relevante gevallen te doen. Zeker in de snel veranderende wereld van IT zijn marktconsultaties vaak uiterst nuttig.
  • De ‘openbare’ en ‘niet-openbare’ procedure worden niet meer als de standaardprocedures benoemd waar alleen in uitzondering van kan worden afgeweken. Alle procedures worden als gelijkwaardig gezien en doordat er twee nieuwe procedures worden ingevoerd, is het raadzaam vooraf uitgebreider te onderzoeken welke procedure het meest passend is. De nieuwe procedures zijn zeer geschikt voor innovatieve IT projecten. Deze nieuwe procedures zijn:
    • ‘Innovatiepartnerschap’, waarbij de mogelijkheid wordt geboden om effectiever met innovatiegericht inkopen om te gaan. Deze procedure is bedoeld “voor een opdracht die is gericht op de ontwikkeling en aanschaf van een innovatief product of werk of een innovatieve dienst welke niet reeds op de markt beschikbaar is en waarbij door middel van onderhandelingen met een of meer van hen naar definitieve inschrijvingen wordt toegewerkt”. Het moet hier wel gaan om innovatieve producten (of diensten of werken) waarbij de volgende definitie wordt gehanteerd: “de toepassing van een nieuw of aanmerkelijk verbeterd product, een nieuwe of aanmerkelijk verbeterde dienst of een nieuw of aanmerkelijk verbeterd proces”.

    • De ‘Mededingingsprocedure met onderhandeling’ komt in de plaats van de ‘Onderhandelingsprocedure met aankondiging’. Hierbij wordt door middel van onderhandelingen met een of meer leveranciers naar definitieve inschrijvingen toegewerkt, waarbij het gaat om aanbesteding van innovatieve oplossingen, in het geval dat gemakkelijk beschikbare oplossingen niet volstaan of indien technische specificaties niet nauwkeurig genoeg kunnen worden vastgesteld. Eveneens kenmerken van complexe ICT projecten.

De 10 belangrijkste veranderingen bij IT-aanbestedingen

  • Er mogen eisen gesteld worden aan de milieubelasting van de productiemethode, de mate van recycling van de leveringen of de arbeidsomstandigheden van werknemers die worden ingezet bij de uitvoering van een opdracht. De voorwaarde blijft dat de eisen proportioneel zijn. Zowel milieu, recycling als arbeidsomstandigheden zijn een issue bij veel (hardware) IT-aanbestedingen.
  • Het eisen van keurmerken wordt toegestaan, echter wel onder de voorwaarden dat het geen onevenredige administratieve last mag opleveren, proportioneel moet zijn en innovatie niet mag belemmeren. Een keurmerk wordt als volgt gedefinieerd: een document, certificaat of getuigschrift dat bevestigt dat een werk, product, dienst, proces of procedure aan bepaalde eisen voldoet. Ook hier geldt dat dit relevant is voor IT-aanbestedingen, bijvoorbeeld bij clouddiensten waarbij een provider dient te beschikken over de juiste certificaten.
  • Vanaf 1 juli 2017 is het (bij opdrachten boven de drempel) daadwerkelijk verplicht alle communicatie en informatie-uitwisseling elektronisch te laten verlopen.
  • ‘Past performance’ mag worden meegenomen in de geschiktheidseisen. Het wordt mogelijk een leverancier die in het verleden blijk heeft gegeven van “aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht[…]”,uit te sluiten van deelname aan een opdracht. Zo wordt voorkomen dat ondernemers die structureel tekortschieten bij de uitvoering van opdrachten kunnen meedoen met een aanbesteding. Hier geldt wel dat dit alleen mag als het slechte presteren heeft geleid tot vroegtijdige beëindiging van een eerdere opdracht, tot schadevergoeding of tot andere vergelijkbare sancties.
  • Er mag worden gegund op het criterium ‘Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit’*.
  • Een laatste verandering die voor alle aanbestedende diensten van belang is, is de verplichting om “passende maatregelen te nemen om fraude, bevoordeling, corruptie en belangenconflicten tijdens een aanbestedingsprocedure doeltreffend te voorkomen, te onderkennen en op te lossen, teneinde vervalsing van de mededinging te vermijden, de transparantie van de procedure te waarborgen en gelijke behandeling van alle ondernemers te verzekeren.” Voorbeelden van passende maatregelen zijn integriteitsprotocollen, integriteitsbepalingen in cao’s of een intern meldpunt voor belangenconflicten, zaken die niet altijd bij een aanbestedende dienst zijn geborgd maar die nu dus verplicht worden. Ook in de IT wereld is recent sprake geweest van bevoordeling en corruptie.

Naast bovenstaande veranderingen is er nog een flink aantal veranderingen dat de moeite van het bestuderen waard is. Zo zijn er aanvullende bepalingen bij minicompetities, mogen er geen bewijzen meer worden gevraagd die (gratis) ingezien kunnen worden in nationale databases, mag de termijn (van 3 jaar) voor referenties worden verlengd, zijn er aangepaste voorschriften omtrent het gunnen van meerdere percelen aan een inschrijver, over inbesteding en gezamenlijke inkoop, en zo zijn er meer bepalingen opgenomen betreffende het mogen wijzigen van opdrachten.

Het mag duidelijk zijn dat het wenselijk is als aanbesteders de aanpassingen op de huidige aanbestedingswet goed bestuderen. Vooral bij innovatie IT-aanbestedingen geeft de nieuwe wet meer mogelijkheden die kunnen leiden tot een beter aanbestedingsresultaat. 

De nieuwe wet geeft meer mogelijkheden die kunnen leiden tot een beter aanbestedingsresultaat

Naast de veranderingen bij IT-aanbestedingen die in dit artikel worden besproken bevat de nieuwe wet diverse andere aanpassingen die minder relevant zijn voor IT-vraagstukken. Voor alle details van de wijzigingen in de wet, klik hier.

* Verandering in EMVI definitie
Niet een belangrijke inhoudelijke wijziging maar wel een opvallende tekstuele aanpassing is dat de term ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving’ (EMVI) een andere betekenis krijgt. EMVI wordt de overkoepelende term voor de 3 gunningcriteria:

  • Laagste prijs
  • Laagste kosten, op basis van kosteneffectiviteit (zoals levenscycluskosten)
  • Beste prijs kwaliteit verhouding

Het gunningscriterium ‘laagste kosten’ is nieuw en de ‘beste prijs kwaliteitsverhouding’ is de nieuwe benaming van het ‘oude’ gunningcriterium EMVI. Het uitgangspunt om op beste prijs-kwaliteitverhouding te gunnen blijft gehandhaafd. Indien men op laagste prijs of laagste kosten gunt, moet dit gemotiveerd worden. Het gunningscriterium ‘Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit’ is nieuw. Uitgangspunt is dat naast de prijs ook andere kostencriteria meewegen, bijvoorbeeld de kosten verbonden aan de gehele levenscyclus van een product (zoals onderhoud, milieueffecten of afvalverwerking). Zo kan bijvoorbeeld duurzaamheid zwaarder meegewogen worden.

Nieuws

Meer nieuws over