Incentro en Finext tool vertaalt data inzichten naar concrete actie

25 mei 2016 Consultancy.nl

ICT-bureau Incentro en financieel adviesbureau Finext hebben FIN gelanceerd, een nieuwe module binnen de al bestaande applicatie SAM. De SAM software oplossing ondersteunt organisaties met het omzetten van data naar inzichten en concrete acties. Slimme algoritmen genereren pushberichten die verstuurd worden naar de juiste medewerkers, en dit zorgt er voor dat de efficiency toeneemt. SAM richtte zich oorspronkelijk alleen op online commerce, maar bedient nu met dank aan Finext ook het order-to-cash domein.

In de afgelopen jaren is de hoeveelheid data explosief toegenomen. Volgens analisten heeft het wereldwijde dataverkeer inmiddels een omvang bereikt van zo’n 2,5 exabytes per maand – 2,5 miljard gigabytes. Dit aantal is ongeveer dertig keer groter dan in 2000. En daarop voortbouwend is het toekomstbeeld helder: de hoeveelheid data zal de komende jaren alleen maar toenemen.

Om orde te scheppen in de enorme hoeveelheid data die organisaties beschikbaar hebben, zoeken bedrijven steeds vaker naar geavanceerde technologieën en technieken om data te kunnen verzamelen, ‘minen’, analyseren en visualiseren. Met de inzichten die hieruit voortkomen kunnen zij allerlei verbeteringen nastreven, van commercieel potentieel en het verbeteren van de dienstverlening, tot aan efficiencyverbeteringen in de bedrijfsvoering. Naast het enorme potentieel van data zijn er echter ook tal van uitdagingen waarmee men worstelt. Een vaak geciteerde uitdaging is het onvermogen om datastrategieën en plannen eenvoudig om te zetten naar concrete acties. Daar ligt de echte toegevoegde waarde, maar profiteren van de potentie die data in zich heeft volstaat alleen met solide applicaties en werkstromen, de basis voor effectieve business intelligence.

SAM - Van data discovery naar data assist

Tegen deze achtergrond besloten Incentro, een ICT-bureau uit Den Haag en Finext, een financieel adviesbureau uit Voorburg, de krachten te bundelen. Incentro ontwikkelde het concept, de engine SAM en de rekenmodule EMI, Finext koppelde haar expertise aan de rekenmodule FIN. Daarmee is een systeem ontworpen waarbij medewerkers acties uit data-inzichten panklaar op hun bord krijgen. Door de optelsom van alle verbeterstappen die medewerkers doorvoeren, leidt de nieuwe manier van werken tot een “aanzienlijk verbeterpotentieel”, zegt Michel Muskee van Finext.

Personal assistant voor managers
Het systeem is volgens hem te vergelijken met wat een persoonlijke assistent is voor managers: een compagnon die activiteiten definieert, ondersteunt en aanzet tot het gericht uitvoeren van taken. Het systeem, dat de initiatiefnemers tot ‘SAM’ hebben gedoopt, werkt als volgt. De business intelligence engine analyseert data en trekt daaruit interessante verbanden en patronen. Op basis van de interessegebieden die een gebruiker / proceseigenaar invult, en allerlei slimme algoritmen, maakt het systeem analyses. Die analyses worden vervolgens middels een volledig geautomatiseerde tekstgenerator door SAM vertaald en gevisualiseerd in zogenoemde ‘In Questions’ (IQ’s) die proactief naar de medewerkers worden ‘gepusht’.

Wat doet SAM?

“Met deze nieuwe inzichten kan een medewerker direct gerichte besluiten nemen, acties uitzetten of een (deel)proces of dienst optimaliseren”, legt Muskee uit. De IQ’s zorgen tevens voor inzichten die eerder onder de radar bleven. “De kracht van geautomatiseerde algoritmen en analyses is enorm, het systeem kan duizenden situaties binnen minuten simuleren.” Daarbij zien gebruikers niet alleen wat ze willen zien, maar ook wat ze moeten zien, aldus de initiatiefnemers.

De tool slaat een brug met de traditionele kloof tussen planning en actie en geldt, volgens Muskee, als “de volgende stap” in het business intelligence domein. “Automatisering, in combinatie met machine learning, opent een nieuw terrein van onbegrensde mogelijkheden om manieren van werken te verbeteren”, licht hij toe. Hij wijst op het feit dat SAM een ‘self learning’ systeem is, dat leert van genomen besluiten en handelingen van gebruikers, en bovendien ook de output verwerkt door middel van een feedback mechanisme. Lisanne van Nieuwkerk van Incentro voegt toe: “Data-gedreven organisaties vragen hun medewerkers steeds vaker keuzes te maken op basis van data. Een dashboard met cijfers zet echter niet aan tot actie.” Ze vervolgt: “Dit was de aanleiding om SAM als nieuwe en zeer innovatieve BI-oplossing te ontwikkelen.” De SAM engine kan zowel interne als externe bronsystemen aan zich koppelen en met elkaar combineren.

De SAM oplossing heeft momenteel applicaties draaien gericht op twee domeinen binnen de bedrijfsvoering: e-commerce (‘EMI’) en order-to-cash (‘FIN’). EMI geeft inzicht welke producten/diensten binnen welke segmenten goed verkopen, en met de analysekracht van SAM kunnen sales afdelingen beter begrijpen hoe het portfolio optimaal afgestemd kan worden op de klantbehoeften, of hoe de prijs vaststelling kan worden verbeterd. FIN biedt vanuit financieel perspectief inzicht in welke segmenten goed renderen, en kijkt onder meer naar marges, de winstgevendheid van producten/diensten en de toegevoegde waarde van SKU’s onder de streep.

SAM tool - EMI & FIN modules

Efficiencywinst
Gevraagd naar de voordelen van de nieuwe software wijzen Muskee en Van Nieuwkerk op drie belangrijke speerpunten. Allereerst bespaart SAM managers en professionals een hoop tijd. Mensen hoeven minder op zoek te gaan naar verbeterpotentieel, maar kunnen nu hun tijd investeren in het daadwerkelijk uitvoeren van verbeteringen. “Een IQ-bericht vraagt letterlijk om actie”, zegt Muskee, om daar aan toe te voegen: “Het zorgt ervoor dat je als gebruiker niet hoeft te zoeken in de data. Je kunt daardoor je tijd besteden om tot actie over te gaan. Je krijgt tijd voor de echte dingen.”

Daarnaast komen onverwachte inzichten – vaak de meest waardevolle – naar boven. “Als mens ben je gewend om vanuit hypotheses te denken, zoals ‘is het aantal aankopen door vrouwen deze maand gestegen?’. Machine learning kan echter de uitzonderingen zien zonder dat er vooraf een vraag gesteld is. Het gaat om het ontdekken van patronen in data en het identificeren van trendbreuken”, legt Van Nieuwkerk uit.

Tenslotte wordt gewezen op de synergie die het systeem creëert tussen processen en afdelingen. “Op deze wijze kun je ook vanuit andere invalshoeken naar je processen kijken. Zo geven EMI en FIN bijvoorbeeld inzicht in de kansen om klanten beter te bedienen en de cashflow te optimaliseren”, besluiten de initiatiefnemers.

Nieuws