Consultants factureren 15% declarabele uren niet aan klant

09 mei 2016 Consultancy.nl

In de praktijk wordt door consultancybureaus 15% van de declarabele adviesuren voor klanten niet in rekening gebracht, blijkt uit nieuw onderzoek. Deze niet gefactureerde uren kunnen voor de bureaus onnodige, hoge kosten met zich meebrengen. De onderzoekers adviseren consultancybureaus daarom om de activiteiten van hun adviseurs beter in kaart te brengen, aangezien er mogelijk grote efficiencyvoordelen in het verschiet liggen.

Bijna iedere consultant die bij een consultancybureau werkt, beschouwt uren schrijven als een van de vervelendste en meest frustrerende taken van hun functie. Ondanks het feit dat uren schrijven (time tracking) voor alle consultancybureaus een van de belangrijkste interne activiteiten is, krijgen projectmanagers en finance teams vaak te maken met interne weerstand tegen deze taak. Naast dat het een saai klusje is, klagen veel consultants over de inefficiënte time tracking processen en de gebruikersonvriendelijke IT-systemen die daarvoor gebruikt worden. Vaak wordt uren schrijven daarom uitgesteld tot het allerlaatste moment, waardoor consultants vaak moeten vertrouwen op hun geheugen, aantekeningen en e-mails om de declareerbare uren van de afgelopen dagen, weken of zelfs maanden in kaart te brengen.

Een nieuw onderzoek van software startup TIQ en London Business School toont opnieuw aan dat uren schrijven een van de minst populaire bezigheden is op het takenlijstje van adviseurs en consultants. Het onderzoek, dat het time tracking gedrag binnen zakelijke dienstverlening in kaart brengt, toont aan dat “slechts” 20% van de ondervraagde professionals meerdere keren per dag zijn activiteiten en uren noteert. 18% doet dit eenmaal per dag, terwijl het merendeel (40%) zijn tijdsbesteding een of twee keer per week in kaart brengt. De overige 22% geeft aan slechts een of twee keer per maand zijn urenadministratie bij te werken.

Met het oog op time tracking bestaan er verschillen tussen de diverse segmenten in zakelijke dienstverlening. Voor management consultants bijvoorbeeld is een groot deel van hun uren declarabel (gemiddeld besteden zij 75% van hun werkweek aan adviesopdrachten voor klanten). Deze groep werkt gedurende een doorsnee week voor een klein aantal klanten, gemiddeld zo’n 2,4 klanten per week, terwijl accountants 6,1 verschillende klanten per week bedienen en advocaten gemiddeld per week aan vijf verschillende zaken werken. Dit betekent dat het invullen van hun uren voor consultants relatief gezien een eenvoudige klus is, waaraan zij per week slechts vijftien minuten besteden. Advocaten zijn bijna zes keer zo lang bezig met het invullen van hun time tracking data, terwijl accountants gemiddeld 45 minuten per week kwijt zijn aan deze activiteit.

Uren ‘lekkage’
Een ander verschil tussen de drie segmenten is de hoeveelheid declarabele uren die uiteindelijk niet aan klanten wordt gefactureerd. In het onderzoek wordt gesproken van ‘gelekte’ uren en ‘urenlekkage’, een welbekend fenomeen in de zakelijke dienstverlening. 22% van de respondenten geeft aan minder dan 70% van zijn of haar declarabele uren te schrijven, wat impliceert dat ruim 30% van de uren niet wordt geregistreerd. Rond 38% van de professionals registreert tussen de 70% en 90% van zijn uren, en 40% registreert tussen de 90% en 100% van zijn of haar factureerbare tijd in de hiervoor bestemde IT systemen.

De taken waar ‘urenlekkage’ optreedt variëren, maar drie activiteiten staan duidelijk bovenaan het lijstje. Respondenten geven aan vooral onnauwkeurig te zijn in hun urenregistratie als het gaat om het lezen en beantwoorden van e-mails. Maar liefst 58% van de adviseurs geeft aan minder dan 20% van deze tijd te registreren. Een vergelijkbare trend is zichtbaar voor telefoongesprekken – 50% van de professionals registreert minder van 20% van deze tijd. Voor meetings met klanten geldt dit in mindere mate, met 38% die aangeeft minder dan 20% van de hieraan bestede tijd te schrijven. Volgens de onderzoekers laten deze resultaten zien hoe “normaal” het is geworden voor zakelijke dienstverleners om (elektronische) communicatie te zien als een ‘standaard’, of zelfs gratis, onderdeel van hun werk voor klanten.

Consultants registreren gemiddeld 85% van hun uren aan adviesopdachten. De verschillen met accountants en advocaten zijn hier een stuk kleiner, waarbij accountants het meest nauwkeurig zijn met 87%. Advocaten, die vaak kortere declarabele tijdsperiodes hanteren (bijvoorbeeld 15 minuten in plaats van 1 uur bij de overige twee groepen), brengen gemiddeld 86% van hun aan klanten bestede tijd in rekening.

De kosten van de 15% aan ‘gelekte uren’ kunnen voor bureaus enorm oplopen, stellen de auteurs. Een management consultant met een werkweek van veertig uur ‘lekt’ bijvoorbeeld gemiddeld 4,32 uur per week. Met een gemiddeld uurtarief van €212, kost dit gemiddeld €915 per adviseur per week aan misgelopen omzet. Over een periode van 48 weken, de gehanteerde benchmark, komt dit neer op een jaarlijks verlies van €44.000 per consultant.

Omvang van gelekte uren in zakelijke dienstverlening

Hierbij is het van belang om te kijken naar de oorzaken van deze gemiste omzet. In sommige gevallen wordt deze namelijk veroorzaakt door slordige urenregistratie; in dat geval brengt dit voor bureaus hoge kosten met zich mee, omdat omzet hier simpelweg in rook opgaat. In andere gevallen kan het bijvoorbeeld onderdeel zijn van gemaakte afspraken met de klant, bijvoorbeeld wanneer er werk geleverd wordt voor een vooraf afgesproken bedrag. Soms ook is het een bewuste strategische beslissing waarbij professionals de verwachtingen van klanten trachten te overtreffen, wat uiteindelijk kan leiden tot klantbehoud en op die manier de extra kosten verantwoordt.

Nieuws