Overheid kiest 10 bureaus voor inkoopconsultancy en advies

21 maart 2016 Consultancy.nl

De Rijksoverheid heeft na een uitgebreid aanbestedingstraject tien externe bureaus gekozen als ‘preferred supplier’ op het gebied van inkoopadvies en inkoopondersteuning. Het tweejarig contract heeft een totale contractwaarde van circa €40 miljoen, met mogelijk uitloop tot bijna €50 miljoen.

Jaarlijks koopt het Rijk voor circa €10,4 miljard in, hiermee vormt de inkoopfunctie een belangrijke spil binnen de dienstverlening van de overheid. 42% van de uitgaven van het Rijk gaat naar grote bedrijven (>250 medewerkers) en 53% gaat naar het MKB. Gedreven door veranderingen binnen de externe marktomgeving en de behoefte om efficiënter te werken, heeft de overheid de afgelopen drie jaar veel gedaan om zijn inkoopfunctie te professionaliseren.

De grootste verandering vormt de grootschalige centralisatie die de overheid binnen de inkoopfunctie heeft gerealiseerd. Enkele jaren geleden telde de Rijksoverheid – verspreid over de ministeries, uitvoeringsdiensten en overige departementen – nog zo’n 300 inkooppunten. Sinds 2014 is deze taak echter gecentraliseerd en zijn er nog slechts twintig inkoopuitvoeringscentra, intern beter bekend als IUC’s. Experts op het gebied van inkoop, zoals inkopers, aanbestedingsjuristen en contractmanagers, zijn bij elkaar gebracht en werken nu samen. Door deze krachtenbundeling wordt de inkoop van het Rijk professioneler ingericht en wordt bovendien de kwaliteit van de overheidsinkopen beter gewaarborgd. Als alles volgens plan verloopt, dan zal – volgens de business case van de IUC’s transformatie – de centralisatieslag onder de streep maar liefst €150 miljoen aan structurele besparingen hebben opgeleverd*.

Andere verbeteringen zijn bijvoorbeeld de introductie van categoriemanagement. Hiermee heeft de overheid het inkoopproces geharmoniseerd voor producten/diensten die door twee of meer departementen worden gebruikt. Hoewel deze vroeger veelal onafhankelijk werden ingekocht, maakt categoriemanagement een integrale aanpak mogelijk. Inmiddels vindt volgens schattingen 45% van de algemene inkoop van het Rijk plaats via categoriemanagement, waarbij meer dan de helft betrekking heeft op de domeinen ICT, inhuur tijdelijk personeel en facilitaire dienstverlening. Categoriemanagement maakt ‘add-on’ verbeteringen mogelijk, zoals meer aandacht voor de gehele levenscyclus van het product / dienst en het integreren van duurzaamheidsprincipes in inkooptrajecten.

De overheid heeft echter nog meer doelen gesteld om het functioneren van de inkoopketen te verbeteren, zoals bijvoorbeeld het beter grip krijgen op de inhuur van inkoopadvies. Hoeveel de overheid precies uitgeeft aan externe consultants en detacheerders is niet bekend, wel is het echter bekend dat het een substantieel gedeelte van de €150 miljoen is, dat de overheid jaarlijks uitgeeft aan niet ICT-gerelateerd advies**. Om deze doelstelling in de praktijk te brengen startte de IUC van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu – die de taak heeft om inkoopadvies en juridische capaciteit te overzien – in de zomer van 2015 een nieuwe aanbestedingsprocedure .

Naast het creëren van een gestroomlijnder proces van de inhuur van inkoopadvies binnen de gehele Rijksoverheid, moest de aanbesteding ook zorgen voor het uniformiseren van inhuurprocessen. Hierdoor zou het voor uitvoeringsorganisaties en departementen gemakkelijker worden om toegang tot de juiste vaardigheden te krijgen en om de managementinformatie ten aanzien van de uitgaven en kwaliteit te verbeteren. In tegenstelling tot sommige andere raamovereenkomsten is het drukken van de totale uitgaven geen expliciete doelstelling van de aanbesteding. Zo zijn er bijvoorbeeld geen maximum afspraken gemaakt over uurtarieven, hoewel men er voorzichtig van uit kan gaan dat de overheid door het consolideren van het portfolio van adviseurs ook enige efficiencywinst zal boeken.

De raamovereenkomst is na een oriëntatie van de markt opgedeeld in vijf aparte percelen en georganiseerd rondom vier gebieden: strategisch, tactisch (2 percelen), operationeel en uitbesteding. “Gekozen is voor vijf percelen. Doordat per perceel een aantal raamcontracten wordt gesloten, voorziet de indeling in maximale kansen voor de markt”, zegt Ingrid van Bommel***, die leiding gaf aan het aanbestedingstraject en werkzaam is als Inkoopadviseur ICT / Aanbestedingsadviseur bij Rijkswaterstaat.

Onder strategisch inkoopadvies vallen de activiteiten die de ontwikkelrichting van de inkoopfunctie binnen een organisatie op middellange- tot lange termijn beïnvloeden en het creëren van voorwaarden om inkoopwerkzaamheden op overige niveaus effectief en efficiënt uit te kunnen voeren. Voorbeelden van dergelijke projecten zijn het ontwikkelen van een inkoopstrategie, het opzetten van een centrale/decentrale inkooporganisatie, het uitrollen van contract- en leveranciersmanagement of het ontwikkelen van organisatievaardigheden. Tactisch inkoopadvies omvat inkoopactiviteiten gericht op de bedrijfsprocessen. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het opstellen van kaders voor contractmanagement, het invullen van contractvormen, de implementatie van ICT-systemen en/of omvangrijke overeenkomsten en het uitvoeren van aanbestedingen / minicompetities.

Operationeel inkoopadvies centreert zich rondom activiteiten die gerelateerd zijn aan de daadwerkelijke uitvoering van de bestelfunctie: bestellen, bewaken, factuurverwerking en nazorg. Het gaat om werkzaamheden die plaatsvinden in de uitvoeringsfase van een contract. Ook het opstellen van spendanalyses, het verschaffen van operationele informatie, contractbeheer en de implementatie van (eenvoudige) overeenkomsten behoort tot operationeel management. Het uitbestedingsperceel kijkt tenslotte naar outsourcingvraagstukken, die variëren van consultancyopdrachten tot het daadwerkelijk tot uitvoering brengen van de uitbesteding.

Tien preferred suppliers
Geïnteresseerde partijen kregen tot 14 december 2015 de tijd om hun bod voor te bereiden en niet verrassend toonde een groot aantal partijen interesse in deze prestigieuze opdracht. Het contract heeft een waarde van ongeveer €20 miljoen per jaar, een indicatie die is gebaseerd op de huidige uitgaven van de overheid. Dit bedrag kan echter nog hoger uitvallen, waarbij er een plafond van €24,5 miljoen per jaar wordt gehanteerd.

Meer dan twintig adviesbureaus / adviescombinaties schreven zich in voor de openbare (Europese) aanbesteding, begin februari werden de winnaars bekendgemaakt en eind februari werden de contracten getekend. Na een uitgebreide beoordeling van alle biedingen zijn tien partijen als winnaar uit de bus gekomen: Aeves, Benefit, Conducto, Emeritor, Inquest, Pro 10, Significant, Supply Value en Yacht. Aeves is geselecteerd voor 4 van de 5 percelen, Emeritor heeft 3 percelen in de wacht gesleept, Benefit, Conducto en Inquest hebben 2 percelen binnengehaald. Significant (inclusief onderaannemer Mitopics en dochtermaatschappij Inkopenvoor) is gekozen voor perceel 5, terwijl Supply Value en Yacht perceel 3 hebben gewonnen.

De komende twee jaar mogen bovenstaande bureaus zich ‘preferred supplier’ van de Rijksoverheid noemen, en als ze hun taak goed uitvoeren, dan biedt de Rijksoverheid de optie om de raamovereenkomst met twee keer een jaar te verlengen. Hiermee zou de totale dealwaarde van de raamovereenkomsten kan uitkomen op bijna €100 miljoen.

De raamovereenkomst is per 1 maart ingegaan en gaat uit van het principe van minicompetities. IUC’s en afnemers krijgen de ruimte om eigen ‘minicompetities’ te organiseren per inhuurvraagstuk. Deze competities bepalen uiteindelijk welk consultancybureau een opdracht toegewezen krijgt. Uurtarieven zullen gedurende dit proces tot stand komen (“vanwege de wens mee te kunnen bewegen met fluctuerende marktprijzen”) en pure consultancyopdrachten zullen worden uitgevoerd op resultaatbasis.

* De centralisatie van inkoop was een van de belangrijkste pijlers van het ‘Uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst’, een grootschalige transformatie gericht op het realiseren van €800 miljoen aan structurele besparingen. De van het inkoopdomein afkomstige kostenbesparingen waren goed voor €180 miljoen, waarvan circa €150 miljoen werd toegeschreven aan de IUC’s transitie. De overige besparingen waren gerelateerd aan de stroomlijning van de inkoopbedrijfsvoering van de Haagse kerndepartementen (project ‘Haagse Inkoop Samenwerking’).

** De uitgaven aan automatisering lagen in 2014 net onder de €350 miljoen. Aan de tijdelijke invulling van functies (detachering) werd ongeveer €650 miljoen uitgegeven. 

*** Naast Ingrid van Bommel werd het aanbestedingstraject begeleid door Ad Imhoff (Aanbestedingsadviseur), Ilse Harms (Juridisch adviseur) en Jan van Nunen (Categoriemanager).

Nieuws

Meer nieuws over