Ambitionplanner: Tool voor strategieontwikkeling en -executie

09 maart 2016 Consultancy.nl

Ambitionplanner, een strategisch advies- en trainingsbureau uit Arnhem, heeft een nieuwe tool ontwikkeld die ondernemers helpt bij het faciliteren van hun strategieontwikkeling. De online strategietool, die ondernemers en bestuurders helpt bij het gehele proces (van visieontwikkeling tot de uitvoering ervan), doorliep de afgelopen 2,5 jaar diverse klanttrajecten en is inmiddels klaar voor een volledige lancering.

Strategische planning vormt de basis van vrijwel iedere organisatie. Voor ieder bedrijf, groot of klein en ongeacht de sector – van retail tot zakelijke dienstverlening – is het essentieel om te weten welke elementen van zijn dienstverlening of product significante toegevoegde waarde leveren aan de organisatie en de maatschappij. Een goed antwoord krijgen op deze strategische vragen vormt voor veel bedrijven echter een enorme uitdaging. Wanneer organisaties hun visie, missie en strategie echter helder gedefinieerd hebben, dan beschikken zij over een solide basis om al hun verdere activiteiten, product-markt combinaties, klantfocus, dienstverlening of zelfs interne operationele modellen op te kunnen baseren.

Voor bestuurders en DGA’s, vormt het proces van strategieontwikkeling een van de belangrijkste activiteiten. Tientallen jaren aan onderzoek is er beschikbaar over strategiebepaling en -executie, en over de hele linie laten onderzoeken een sterke correlatie zien tussen de kracht van strategieën en de financiële prestaties van organisaties. Zo toont recent onderzoek van A.T. Kearney aan dat bedrijven met een goede lange termijn strategie beduidend beter presteren dan vergelijkbare concurrenten, die ofwel een minder sterke of korte termijn strategie hanteren, oftewel die adhoc opereren.

In de praktijk is het sterke geloof in strategieën ook overal terug te zien. Zo zijn er maar weinig organisaties – zelfs deze waar zelfsturing door werknemers centraal staan – die niet om de paar jaar hun strategie opnieuw onder de loep nemen. De afgelopen jaren heeft het traditionele strategiedomein steeds meer te maken met (ingrijpende) veranderingen. Allereerst veranderen economieën steeds sneller, gedreven door trends als globalisering en technologische vooruitgang die elkaar in rap tempo opvolgen. Hierdoor moeten organisaties zich meer en sneller aanpassen aan veranderingen binnen de externe omgeving. Als gevolg daarvan is de laatste jaren ook de houdbaarheidsdatum van strategieën teruggelopen.

Nieuwe spelers als Airbnb, Uber, of andere technologie-gedreven startups verstoren de businessmodellen van gevestigde spelers in een tempo dat voor kort niet voor mogelijk werd gehouden. Wat voorheen een gezonde strategie was kan door de opkomst van nieuwe spelers soms in een klap veranderen in een somber scenario. Deze trend wordt anno 2016 ook steeds vaker erkend door bestuurders – een derde van CxO's vindt inmiddels dat ‘agility’(wendbaarheid) de kern van strategie zou moeten vormen, terwijl een ander onderzoek aantoont dat vandaag de dag de combinatie van agile en technologie de belangrijkste succesfactor is voor innovatieve strategie-implementaties.

Automatisering
Een andere trend die de aard van strategische planning verandert is automatisering. Strategische planning staat bekend als een van de meest intensieve processen die er zijn, en bovendien een van zeer complexe aard. Niet verrassend zoeken bestuurders al langere tijd naar manieren om het proces te versnellen en te vereenvoudigen. Automatisering heeft de capaciteit om deze doelstellingen te faciliteren en is bovendien steeds vaker in staat om de kloof tussen strategie en de uitvoering ervan te dichten. Dat laatste is mogelijk door onder meer het opsplitsen van strategieën in denkbare brokken en de status van de onderliggende acties periodiek te blijven volgen.

Het is daarom geen verrassing dat de grote strategy consultancykantoren de afgelopen jaren op zoek zijn gegaan naar manieren om strategische processen te combineren met technologie. The Boston Consulting Group (BCG) bijvoorbeeld heeft een tool gelanceerd die gecentreerd is rondom zijn Growth-Share Matrix en ontwikkelde bovendien de zogeheten ‘Strategy Palette’. Strategy& ontwikkelde een gedetailleerde strategie-executie tool (‘Strategy that Works’), terwijl McKinsey & Company al langere tijd bezig is tools toe te voegen aan zijn strategische diensten door middel van zijn McKinsey Solutions praktijk. Voor veel organisaties zijn dergelijke tools echter niet weggelegd – deze richten zich meestal op de CEOs/CSOs of corporate development praktijken van grote multinationals, waaraan bovendien vaak een duur prijskaartje hangt. Voor MKB-bedrijven – de motor van de economie* – zijn er internationaal gezien diverse tools beschikbaar die een end-to-end strategisch proces bieden, in Nederland is de spoeling echter nog dun.

Digitalisering van strategieplanning
Dat was voor Ambitionplanner, een strategisch advies- en trainingsbureau uit Arnhem, aanleiding om circa drie jaar geleden te investeren in de ontwikkeling van een online strategietool voor het MKB en de non-profitsector. “Al vele jaren ondersteunen wij klanten in het MKB met het bedenken van strategieën en het uitvoeren daarvan. En telkens kwamen we tot de conclusie dat het proces baat zou kunnen hebben bij een uniforme structuur en slimme technologie”, zegt Menco Erenst, oprichter van Ambitionplanner. Het voordeel van technologie komt vanuit diverse kanten, geeft Erenst aan. Allereerst maakt het een snelle selectie en toepassing mogelijk van relevante strategische informatie die voorheen veelal slechts in het hoofd van de ondernemer en zijn team lagen opgeslagen. “Er zijn boekenkasten vol geschreven over het onderwerp strategie. Maar wat ondernemers willen is snel en praktisch tot een oplossing komen voor hun strategische uitdagingen. Technologie maakt dit mogelijk”, aldus Erenst. 

Daarnaast kan technologie helpen om complexe materie beter om te zetten in praktische en concrete output. “Hoe vaak eindigen strategische sessies op de hei in wollige strategieën die onvoldoende concreet en meetbaar zijn?”, vraagt Erenst zich hardop af. Zijn uitdrukking is alleszeggend – volgens hem is Ambitionplanner de afgelopen jaren met meer dan vijftig klanten in contact gekomen, die met precies deze ervaring te maken hebben gekregen. “Naast het begeleiden van strategische beslissers richting een goed doordachte output, kan slimme software ook helpen met het omzetten van strategische mindset in meetbare impact”, vertelt Erenst. Tot slot kan technologie een efficiënte uitvoering van strategie bevorderen. Enerzijds faciliteert technologie het proces waardoor plannen en acties aan personen toegewezen kunnen worden, anderzijds worden bestuurders snel van de juiste managementinformatie voorzien, met het oog op de voortgang en status van de uit te voeren strategie.

Bovenstaande drie bouwstenen stonden aan de basis van ‘Ambitionplanner’, een tool die ondernemers helpt bij het structureren, plannen en uitvoeren van hun strategische vraagstukken. De tool, die volgens Erenst meer dan een jaar aan bedenk- en ontwikkelingstijd heeft gevergd, kan toegepast worden door MKB bedrijven in uiteenlopende sectoren, van retail tot zakelijke dienstverleners. Bovendien is er een aparte strategietool ontwikkeld voor non-profitorganisaties. Ambitionplanner is georganiseerd rondom elf belangrijke stappen, en na het afronden van elke stap kan er met een druk op de knop een compleet strategisch plan uitrollen. “Door alle verschillende taakmanagement eigenschappen en rapportagemogelijkheden kunnen plannen binnen de tool vervolgens actueel gehouden en gemonitord worden.”

Strategische planning: 11 stappen
De strategische tool begint met het in kaart brengen van de persoonlijke ambities en het ontwikkelen van de missie en visie. Ook wordt er vooraf een strategische foto van de onderneming gemaakt via het Business Canvas Model. Vervolgens wordt een interne analyse uitgevoerd, die besluitvormers langs diverse factoren en KPI’s leidt, waaronder het verdienmodel, bedrijfsvoering, marketing issues, financials en resourcing. Na het afronden hiervan lopen zij verder door een externe analyse en een SWOT analyse – twee stappen die o.a. proberen vast te leggen hoe de snel veranderende markt mogelijk het beleid en de uitvoering van het bedrijf beïnvloedt. In de externe analyse komt het bekende Five Forces model van Michael Porter terug. “De eerste stappen zijn vooral bedoeld om de ondernemer en zijn team bewust te maken van zijn huidige situatie. Het draait om mindset en feitelijk gaat het hierom een nulmeting. “We horen dikwijls dat MKB-ondernemers dit als positief confronterend ervaren. Confronterend omdat ondernemers soms pas bij de verkoop van hun onderneming tot de ontdekking komen dat de activiteiten waarin ze dagelijks hun ziel en zaligheid hebben gelegd geen enkele verkoopwaarde vertegenwoordigen. Daarom huldigen wij het alom bekende adagium: meten is weten”, licht Erenst toe.

Stap vijf richt zich op het tastbaar definiëren van ‘onderscheidend vermogen’. Het klantwaardemodel behandelt meerwaarde op een drietal niveaus en dit betekent dat er gekeken moet worden naar het onderscheidend vermogen van: (1) de gehele organisatie, (2) de producten en/of diensten en (3) de medewerk(st)ers. Na afronding van de nulmeting voegt Ambitionplanner een laag van verdere analyse en analytics toe. Nu is het moment aangebroken om piketpaaltjes voor de toekomst te slaan. Allereerst moet er een keuze gemaakt worden uit de ‘Waardestrategieën’ van Tracy & Wiersma. Vervolgens worden de besluitvormers door het proces van het definiëren van strategische doelstellingen geloodst en, nog een niveau dieper, het definiëren van acties. En dit alles via een vaste structuur met een 5-tal bekende marketing P’s, maar ook automatisering, verkoop en de interne organisatie komen aan bod. 

De planning van de acties vindt gestructureerd en SMART plaats, aldus Erenst. Zo worden alle taken en acties voorzien van meetinstrumenten en toegewezen aan ‘eigenaren’ die verantwoordelijk zijn voor de realisatie ervan binnen de gestelde termijnen. De sleutel hierbij is dat verschillende groepen besluitvormers met verschillende meningen kunnen komen, en dat door het combineren van de verschillende input een ‘masterplan’ gecreëerd wordt. Dit kan gedaan worden op basis van het typische Nederlandse poldermodel, zegt Erenst, waar alle meningen worden vergeleken en een gulden middenweg wordt gevonden. Maar ook via een top-down aanpak, waar de eindverantwoordelijke (CEO/DGA) voorkeuren en wegingen meeneemt in het besluit, waardoor bepaalde acties prioriteit krijgen boven andere.

Nadat de eerste formulering van doelstellingen en acties heeft plaatsgevonden, worden de deelnemers nogmaals verzocht om het Business Canvas Model in te vullen, naar het voorbeeld van het gelijknamige model van Alexander Osterwalder. Waar het originele model zich richt op negen dimensies, voegt de versie van Ambitionplanner twee elementen toe. “We hebben de vermogenspositie van de onderneming plus omzet- en margegegevens expliciet toegevoegd om in een nutshell de primaire financiële kengetallen spits te hebben”, licht Erenst toe.

“Bij het vertalen van strategische doelen naar een meer tactisch en operationeel niveau, komen vaak diverse beperkingen, gemiste kansen en andere overwegingen bovendrijven. De tool werpt licht op deze kwesties en maakt het mogelijk om de verschillende doelstellingen dynamisch te managen. In de praktijk is dit een terugkerend proces dat soms uren maar ook dagen kan duren”, stelt Erenst.

De tiende stap is wat Erenst en zijn team de Strategieplanner noemen. “Ook dit is een voordeel van technologie, de strategieplanner genereert automatisch een helder overzicht van de status van de uitstaande acties”, legt Erenst uit. 

Na al deze stappen te hebben doorlopen is ‘stap 11’ het moment waar – zoals Walt Disney het zou omschrijven – “de magie begint”. De volledig geautomatiseerde Strategische Adviesmodule van Ambitionplanner neemt de diverse input van de modules en creëert aan de hand van een template een strategisch plan. Dit plan kan op maat worden aangepast aan de eisen binnen de organisatie, geeft Erenst aan – zo kan de huisstijl en kleuren van de onderneming verankerd worden in het template, waarmee een document wordt gecreëerd dat herkenbaar is voor de gehele organisatie.

Vermarkten van de tool
Er zijn klassieke voorbeelden van strategische bureaus die zelf failliet gingen door een gebrek aan strategie (het overkwam Michael Porter zelf ook, red.). Vandaar dat onder het motto ‘practice what you preach’, de hamvraag ook aan Ambitionplanner zou kunnen luiden: Hoe staat het met de marketing strategie van Ambitionplanner? “Dat is een volkomen terechte vraag,” zegt Erenst. “Vanwege het pragmatisme spreekt de tool ondernemers aan. De software is vanuit de praktijk ontwikkeld, simpel in het gebruik en de toepassingsmogelijkheden zijn divers.”   

Feit blijft dat niet alle MKB-ondernemers staan te trappelen om een compleet strategisch adviesproject te doorlopen op basis van de genoemde stappen. Bovendien is het zo dat MKB-ondernemers lang niet altijd enthousiast raken als het gaat om strategie formuleren. Ze hebben soms hele andere uitdagingen waarbij ze het niet direct over strategie hebben of eraan denken, bijvoorbeeld een aanstaande financieringsaanvraag of de verkoop van de onderneming. “Sec genomen zijn dit nu juist zaken waarin de strategietool prima kan voorzien. En om tegemoet te komen aan ondernemers die kampen met een schaarste aan tijd hebben we recentelijk ook een zogenaamde light-versie van de strategietool op de markt gezet.”

Even zo belangrijk vormt volgens Erenst de efficiencywinst die ondernemers kunnen halen uit de tool. Bij het opstellen van strategieën, ongeacht of deze onderdeel uitmaken van een strategische review of een financieringsronde, kan de tool volgens hem zo’n 70% van de benodigde tijd en moeite besparen, wat zich vertaalt in duizenden euro’s aan waarde. De geautomatiseerde engine achter de werkprocessen en de output biedt nog een enorm voordeel, aangezien het tientallen mails en meetings en uren aan tijd die nodig zouden zijn voor het creëren van mooie rapporten, overbodig maakt. Tot slot wijst Erenst naar de voordelen die zich in de loop van de tijd uitbetalen. Voor iedere management team meeting kan de tool gebruikt worden om actieplannen te updaten en status rapporten voor te bereiden.

Inmiddels is de tool uitgebreid getest en in een gebruik genomen door enkele honderden MKB-ondernemers. Op basis van de feedback kijkt Erenst met een positieve blik naar de toekomst. “Ondernemers ervaren dat ze meer grip op de toekomst krijgen en daardoor privé en zakelijk meer rust genieten en dat is ons doel,” besluit Erenst.

Eerder dit jaar lanceerde Hilversums bureau Thaesis de Strategiekamer, een omgeving voor strategiecreatie.

* Slechts 3.000 van de anderhalf miljoen bedrijven in ons land vallen onder het grootbedrijf.

Nieuws