De 8 stappen van circulair inkopen | circular procurement

30 maart 2016 Consultancy.nl

Het nastreven van circulaire principes krijgt steeds meer aandacht, ook binnen het inkoopdomein. Maar hoe ziet een circulair inkooptraject er eigenlijk uit, en is dit wezenlijk anders dan een traditioneel, of lineair traject?

In wezen is een circulair inkoopproces niet heel anders is dan een traditioneel inkoopproces, echter komen er wel facetten bij binnen de bestaande stappen en zien ze er inhoudelijk anders uit. De nadruk bij het circulaire inkooptraject ligt vooral op het voorbereidende en tactische vlak. De beslissingen die in deze fases genomen worden hebben invloed op het succes van het traject. In een traditioneel proces is het traject afgelopen op het moment dat je het product hebt gekocht en betaald. Echter bij een circulair product dien je ook na te denken over wat er met het product gebeurd als je als organisatie klaar bent met het gebruik. Er komt dus, naast enkele facetten in de bestaande stappen, een extra stap bij aan het eind van het proces: einde gebruiksduur, ofwel, het terugbrengen van het product in de kringloop als de organisatie klaar is met het gebruik.

Strategie
Het bepalen van de strategie is de eerste stap in het inkoopproces. De inkoopstrategie bepaalt of-, en met welk doel inkopers het inkoopproces uitvoeren (hoe in te kopen). Om circulair inkopen te laten slagen zijn visie en draagvlak cruciaal. Als dat er niet is, dan wordt het lastig om circulair inkopen in de organisatie te verankeren en succesvol toe te passen op de lange termijn. Dus voordat je gaat specificeren dient er draagvlak te zijn voor hetgeen je wilt gaan doen. Het is in de strategiefase dus cruciaal dat je helder hebt wat de visie en ambitie is, en wat je dus zoekt. Circulariteit moet al in de visie ingebed zitten wil het tot uiting komen in de andere stappen van het inkoopproces.

Voor wat betreft de facetten in de overige stappen, deze komen vooral naar voren bij de stap ‘specificeren’. Omdat circulair inkopen nog relatief nieuw is, weet men vaak niet precies wat men wil inkopen. In de strategiefase is de visie en ambitie bepaald. Daarna dien je deze ambities te testen in de markt door gesprekken aan te gaan: “Wat zijn de mogelijkheden en in hoeverre matchen die met onze ambitie?”. Neem de circulaire eisen en verwachtingen mee in deze gesprekken om te zien of en in hoeverre de markt zich daar al mee bezighoudt. Een intensieve dialoog waarin men vertrouwen creëert tussen de vragende partij en leveranciers is van groot belang: niet alleen om er achter te komen wat er te koop is, maar ook om wederzijds begrip te krijgen voor elkaars rol, behoeften, uitdagingen, risico’s en vocabulaire. Circulair inkopen is voor zowel de inkopende partij als de leverancier nieuw, onontgonnen terrein waardoor de kans op misverstanden /elkaar niet begrijpen groot is.

Daarnaast dien je in de specificatiefase al na te denken over wat er na gebruik met het product gaat gebeuren. Hoe zorg je ervoor dat je het zo inkoopt dat aan het eind van de gebruiks-cyclus er ook weer waarde uitgehaald kan worden? Een mogelijke manier zit hem in het functioneel specificeren. Bij functioneel specificeren worden er minder gedetailleerde eisen gesteld dan bij traditioneel uitvragen, waardoor meer verantwoordelijkheid aan de opdrachtnemer wordt gegeven. Circulaire oplossingen zijn nieuw en innovatief, en door functioneel uit te vragen wordt de markt uitgedaagd om met creatieve oplossingen te komen. Er wordt gebruik gemaakt van de kennis, ervaring en inventiviteit van marktpartijen. Wat verder in de specificatie fase kan helpen is het zoveel mogelijk inzichtelijk maken van de keten. Dit geeft inzicht en houvast bij het bepalen van de mate van circulariteit en duurzaamheid binnen de keten.

Selecteren
In de selectiefase gaat men de ontvangen aanbiedingen beoordelen en de beste selecteren. De kans dat er verschillende typen aanbiedingen komen is vrij groot. Je vraagt naar iets nieuws en iets innovatiefs, en dat kunnen marktpartijen op verschillende manieren invullen. Het opstellen van selectiecriteria kan nog wel eens een knelpunt zijn bij circulair inkopen. Het bestaande framework van de Ellen Macarthur Foundation en het kader ‘6R’ van de hand van Lie 2010 (aangereikt door Jan Henk Welink van TU Delft) geeft een handvat en richtlijn in hoe verschillende circulaire oplossingen te beoordelen. Zo staat Reuse hoger op de ladder dan remanufacturing, en staat recycling het laagste op de ladder.

EMVI en TCO
Daarnaast is het belangrijk dat circulariteit in de selectie een cruciale rol speelt, en dat niet alleen prijs centraal staat. Het wordt geadviseerd gebruik te maken van EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). Het toepassen van EMVI is een methode om extra kwaliteit te honoreren. Kwaliteit is een verzamelterm voor een veelheid aan aspecten: innovatief, duurzaam, sociaal, snel, goed functionerend, esthetisch, sterk, hoge capaciteit, weinig hinder, klantvriendelijk etc. De opdrachtgever beoordeelt de inschrijving niet alleen op laagste prijs, maar ook op andere criteria.

Ondanks dat de insteek circulariteit is, zijn er nog meer aspecten die we belangrijk vinden. Geld is nooit de minste daarvan. Een oplossing kan dan nog zo circulair zijn, als het niet te betalen is dan gaat het niet werken. Echter, als je kijkt naar de Total Cost of Ownership (TCO), dan valt in de praktijk de business case vaak goed te maken. TCO gaat over het volledig inzichtelijk maken van alle kosten gerelateerd aan de aanschaf en gebruik gedurende de levenscyclus van het product. Het heeft te maken met perceptie en het korte termijn denken versus lange termijn denken. Men dient dus niet alleen naar aanschafprijs te kijken, maar ook naar onderhoud en beheer. Bij een duurzame of circulaire aankoop kunnen de initiële kosten hoger zijn, bijvoorbeeld omdat er ander materiaal wordt gebruikt of omdat er een ander ontwerp wordt gemaakt waar andere processen aan verbonden zijn. Dit kan echter worden gecompenseerd door lagere gebruikskosten en/of onderhoudskosten, bijvoorbeeld door een lager energieverbruik of langere levensduur van het product. Door het aanschaf-, onderhoud- en afdankingsbudget te bundelen en deze mee te nemen over de gehele gebruiksfase ontstaat er een ander beeld van 'prijs'.

Contracteren
Wat verder bij circulair inkopen ingewikkelder wordt is het contractmanagement en contractbeheer. Dit geldt niet alleen voor het opstellen van het contract in de contracteringsfase, maar ook bij het beheren van het contract na akkoord. Bij circulair inkopen dienen er duidelijke afspraken gemaakt te worden over het einde van de gebruiksduur. Als circulair inkoper wil je zeker weten wat er met het product gaat gebeuren bij het einde van de gebruiksduur. Hoe komen de producten weer terug in de kringloop? Wat gaat de leverancier er mee doen en hoe gaat die dat doen? Welke partijen gebruikt de leverancier daar weer voor? Met andere woorden: hoe gaan we het afhandelen? Wie doet wat? Hoe zit het met onderhoud? Dit zijn zaken waarover duidelijke afspraken gemaakt moeten worden. Daarnaast kan het einde van de gebruiksduur ver in de toekomst liggen, misschien wel 10 tot 20 jaar na aanschaf. Het is dan cruciaal dat de organisatie de administratie goed op orde heeft en dit ook duidelijk communiceert naar de rest van de organisatie, anders kom je er over die 10 jaar niet meer uit. Je moet goed bijhouden welke producten van welke leveranciers zijn en dat het eventueel nog teruggebracht dient te worden.

Tot slot, het principe van eigendom
We moeten naar een situatie waarin we niet meer de eigenaar zijn van bepaalde goederen, maar waarin we de prestatie van deze goederen afnemen van externen. Zo kunnen we overschakelen van een economie die grondstoffen verbruikt naar een economie waarin grondstoffen steeds opnieuw worden gebruikt. Van lineaire economie naar circulaire economie leidt tot een transitie van ‘eigendom naar gebruik’. Dit betekent dat er vaker betaald gaat worden voor gebruik in plaats van bezit van een product. Geen auto, maar mobiliteit. Geen lampen, maar lichturen. Vanuit dat principe blijft de producent eigenaar van z’n product en kan hij het aan het eind van de levensduur weer innemen en gebruiken voor nieuwe productie met minimaal grondstofverlies.

Met circulair inkopen betaal je dus steeds vaker voor een prestatie: voldoende licht, lekker zitten, ingerichte werkplek etc. Producten gaan zo lang mogelijk mee en bestaan zo veel mogelijk uit vervangbare onderdelen. Materialen blijven in de kringloop en we voegen zo min mogelijk nieuwe grondstoffen toe in de kringloop. Het gaat er om dat we de levensduur en gebruiksduur van producten en onderdelen beter op elkaar afstemmen. Dat betekent dat er al in de productiefase nagedacht dient te worden over een tweede of derde leven.

Een artikel van Carmen van Kruisbergen, inkoopspecialist bij adviesbureau Supply Value.

Nieuws

Meer nieuws over