De succesfactoren en knelpunten bij circulair inkopen

11 februari 2016 Consultancy.nl

Supply Value heeft onderzoek gedaan naar de knelpunten en succesfactoren bij het toepassen van circulair inkopen. Een van de sleutels om de transitie richting een circulaire economie aan te jagen ligt bij het inkoopproces. Inkopers stimuleren en creëren de vraag naar circulair geproduceerde goederen en nemen daarom een belangrijke functie in bij het stimuleren van de circulaire economie. De grote vraag is echter: Waar moet je rekening mee houden? Wat zijn mogelijke knelpunten waar je tegenaan kunt lopen? En wat zijn factoren die een circulair inkooptraject tot een succes kunnen maken?

Knelpunten
Het onderzoek van Supply Value laat zien dat vooral het ontbreken van intern draagvlak, het punt dat vernieuwen tijd kost, de onbekendheid van het onderwerp en de complexiteit van het controleren van beloftes als grootste knelpunten worden gezien.

  • Ontbreken intern draagvlak (80%): Als het management, de interne klant en/of de budgethouder niet achter de circulaire principes staat, dan heeft de inkoper weinig houvast om van het traject een succes te maken. De complete bedrijfsvoering van de inkopende organisatie zal zich moeten aanpassen aan de circulaire economie.
  • Vernieuwen kost tijd (75%): Daarnaast blijkt dat circulaire inkooptrajecten meer tijd kosten dan traditionele inkooptrajecten. Dat het meer tijd kost zit hem vooral in de nieuwigheid en onbekendheid. Alles wat nieuw is kost initieel meer tijd. Echter, als de processen kloppen en men het onder de knie heeft en transparant daarin blijft, kan een circulair traject uiteindelijk net zo snel gaan als een lineair traject.
  • Onbekend maakt onbemind (60%): De onbekendheid zorgt ervoor dat organisaties nog zoekende zijn in de methode van invulling van circulariteit. Mensen moeten iets nieuws gaan doen en nieuwe dingen leiden vaak tot weerstand. Het vraagt om een nieuwe manier van denken, een cultuuromslag. Circulair inkopen is nog relatief onbekend, zowel bij de vragende partij als bij de aanbiedende partij, en beiden weten nog niet goed hoe dit goed aan te pakken.

  • Controle uitoefenen (60%): Hoe kun je controleren dat leveranciers doen wat ze beloven? Hoe kun je controleren of de oplossing echt circulair is? Er is een wildgroei aan certificaten, welke is de juiste? Certificaten kunnen een vorm van ‘greenwashing’ zijn. Het beste is om zelf langs te gaan bij organisaties en om kritische vragen te stellen.
  • Financiering (50%): Banken zijn traditioneel ingericht op het financieren van klassieke, lineaire verdienmodellen. Ze aarzelen nog (weigeren vaak zelfs ronduit) om circulaire ambities te financieren. De markt wil ook niet teveel voorfinancieren (hoe meer voorfinanciering, hoe duurder het wordt: risicospreiding.) Daarnaast vraagt het ook om andere betaalmanieren van de organisatie (b.v. niet in 1 keer, maar verspreid etc.)
  • Duurzaam is duur? (45%): Duurzaamheid heeft het stigma dat het duur is, vooral bij het MKB. Dit maakt dat zij minder bereid zijn circulariteit als een mogelijkheid te zien. Er wordt vooral gekeken naar de aanschafprijs en de korte termijn. Men dient te kijken naar de totale kosten, en niet alleen naar de investeringskosten. Dit vraagt om lange termijn denken. Een goedlopend proces levert vaak circulaire producten op die net zo duur al, of zelfs goedkoper zijn dan lineaire producten.
  • Kwestie van volume à wie is de baas? (35%): Een te klein volume zorgt voor een onevenredig hoge kostprijs, en zorgt ervoor dat leveranciers het niet altijd interessant genoeg vinden om de benodigde investeringen te doen. Er is volume nodig om het interessant te maken. Aan de andere kant maken pilots en kleine projecten het beheersbaar om ervan te leren. Maak het behapbaar, daarna kun je opschalen.

Succesfactoren
Daarnaast is gekeken welke factoren aanwezig dienen te zijn om van circulair inkopen een succes te maken. Het voeren van gesprekken met de markt wordt gezien als de grootste succesfactor. Ook de aanwezigheid van visie en draagvlak, samenwerking en functioneel specificeren worden vaak genoemd.

  • Gesprekken met de markt en met de keten (85%): Circulair inkopen is voor zowel de inkopende partij als de leverancier een nieuw, onontgonnen terrein waardoor de kans op langs elkaar heen praten / elkaar niet begrijpen groot is. Ga in het begin al het gesprek aan met de markt om erachter te komen wat er allemaal mogelijk is en hoe ver ze zelf zijn met circulariteit. Het is belangrijk om te weten hoe ver de markt is ten opzichte van je ambitie.
  • Visie, draagvlak en cultuuromslag (80%): Daarnaast dienen visie en draagvlak aanwezig te zijn om circulair inkopen tot een succes te maken. Er moet ‘business alignment’ zijn: de organisatie dient op één lijn te zitten en erachter te staan dat de inkoop op een andere manier uitgevoerd wordt. Vaak is naast aanpassing van interne processen ook een cultuuromslag nodig. De complete bedrijfsvoering van de inkopende organisatie zal zich moeten aanpassen aan de circulaire denkwijze.
  • Samenwerking (65%): Verder dienen, om circulair inkopen te laten slagen, alle partijen in de keten samen te werken. Ketensamenwerking leidt tot meer kans op innovatie omdat partijen onderling kennis uitwisselen, met elkaar in gesprek gaan en hun processen op elkaar afstemmen.
  • Functioneel specificeren (55%): Functioneel specificeren is een manier om de markt te bewegen met innovatieve ideeën te komen, omdat deze vorm van uitvragen ruimte aan de opdrachtnemer laat om met een diversiteit aan oplossingen te komen. Er wordt gebruik gemaakt van de kennis, ervaring en inventiviteit van marktpartijen.

  • Eerlijkheid en transparantie (50%): Transparantie gaat over openheid, zichtbaarheid en toegankelijkheid. Circulair inkopen is nieuw en onbekend. Niemand weet nog wat hij precies wil, en hoe het eruit moet komen te zien. Het is een leerproces. Door open en eerlijk te zijn tegen elkaar kun je leren. De leverancier dient begrip te hebben voor het feit dat de inkopende organisatie van sommige dingen nog niet weten hoe ze het willen aanpakken, en de inkopende organisatie dient begrip te hebben voor de worstelingen van de leverancier.
  • Vragen stellen (45%): Stel vragen. Niet alleen aan de leveranciers, maar ook aan de interne klant. Laat hen nadenken over circulariteit en of het anders kan. Wat zijn nou je echte eisen? Stel ook kritische vragen aan leveranciers. Dit geeft een goed beeld van of jullie elkaar begrijpen en hetzelfde willen.
  • Een gezonde dosis lef en enthousiasme (40%): Enthousiaste en bevlogen medewerkers zijn cruciaal voor het succesvol uitvoeren van een circulair traject. Enthousiasme stimuleert om verder te gaan, bevlogen medewerkers kunnen tegen een stootje en houden vol bij problemen.
  • Wees kritisch (20%): Kritisch zijn is nodig om ‘echte informatie’ van ‘foute informatie’ te kunnen scheiden. Neem niet alles voor waar aan en oordeel niet te snel. Er wordt tegenwoordig veel desinformatie verspreid. Stel vragen aan je interne klant en leverancier, en probeer zo de juiste informatie te verkrijgen om een beslissing te nemen. En durf fouten te maken, want van fouten leer je het meest.

Tot slot…
Naast het rekening houden met knelpunten en succesfactoren, is het belangrijk om in ieder geval een zekere mate van basiskennis over de circulaire economie te bezitten. Zorg er ook voor dat je definities helder maakt: wat betekent ‘circulair inkopen’, ‘kritisch materiaal’ en ‘upcycling’ volgens jullie? En last but not least: ga het gewoon doen! Durf fouten te maken, daar leer je juist van. Koplopers binnen het bedrijfsleven en de overheid laten zien dat circulaire bedrijfsmodellen aantoonbaar leiden tot betere prestaties. Ga het gewoon eens proberen, stel de vraag eens anders, ga in gesprek met je leveranciers en stel hen de vraag wat ze zoal doen op het gebied van circulariteit. Je moet ergens beginnen, en iemand moet de eerste zijn. Dat is met alles zo. Maar als er eenmaal een spreekwoordelijk schaap over de dam is, volgen er meer. Zo ontstaat er een sneeuwbal die steeds groter wordt en waardoor er meer kansen en mogelijkheden ontstaan. Er hoeft er maar één te beginnen…

Een artikel van Carmen van Kruisbergen, inkoopconsultant bij adviesbureau Supply Value.

Nieuws

Meer nieuws over