Interne controle van Nederlandse Spoorwegen schiet tekort

02 februari 2016 Consultancy.nl

Uit onderzoek van adviesbureau Alvarez & Marsal naar de interne procedures en risicobeheersing bij de Nederlandse Spoorwegen (NS) is gebleken dat de controle, bedrijfscultuur en het risicomanagement van de personenvervoerder niet op orde zijn. De aanbevelingen die de onderzoekers op basis van hun bevindingen hebben gedaan, zijn een-op-een overgenomen in een nieuw plan van aanpak van de NS. Met dat plan wil NS in de komende jaren – met het oog op de recent geconstateerde onregelmatigheden bij Abellio Limburg – zijn bedrijfscultuur rondom integriteit en risicobeheersing rechttrekken. Hiertoe is voormalig CBR-topvrouw Susi Zijderveld aangetrokken als Bestuurder Risicobeheersing.

Tijdens een intern compliance onderzoek bij de Nederlandse Spoorwegen (NS) in 2015 doken enkele e-mails op die erop wezen dat dochteronderneming Abellio Nederland vertrouwelijke informatie van een ex-medewerker van concurrent Veolia Transport Limburg had gekregen. Een grote aanbesteding voor openbaar vervoer in Limburg, met een waarde van €2 miljard, ging mogelijk als gevolg van deze op ongeoorloofde wijze verkregen informatie naar Abellio Limburg. Toenmalige NS topman Timo Huges bleek meer van de situatie af te weten, en zag zich gedwongen om te vertrekken. De NS moest de concessie in Limburg weer inleveren.

Naar aanleiding van de onregelmatigheden gaven het ministerie van Financiën en de Raad van Commissarissen (RvC) van de NS aan adviesbureau Alvarez & Marsal (A&M) de opdracht om een onderzoek naar de interne procedures van het vervoersbedrijf uit te voeren. De interne procedures, risicobeheersing, en compliance- en controlemaatregelen binnen de NS werden doorgelicht. A&M heeft de bevindingen uit zijn analyse opgeschreven in het onderzoeksrapport ‘NS Weerbaar naar de toekomst’, dat in januari door minister van Financiën Jeroen Dijsselbloem, samen met enkele andere documenten naar de Tweede Kamer werd gestuurd.

De onderzoekers concluderen in hun analyse dat het risicomanagement van de Nederlandse Spoorwegen tekortschiet, evenals de integriteit van de bedrijfscultuur. Hoewel er geen aanwijzingen zijn gevonden voor eerdere situaties waarin onregelmatig en niet-integer gehandeld is, loopt de NS wel groter risico op dergelijk ongewenst gedrag dan van een staatsbedrijf verlangd mag worden. De onderzoekers schrijven: “De GRC-organisatie (Governance, Risk en Compliance, red.) binnen NS is nog niet voldoende op orde om het risico op onregelmatigheden en niet-integer-gedrag zoveel als mogelijk te voorkomen en om gewenst gedrag te stimuleren. Hierdoor bestaat onvoldoende inzicht in integriteitsrisico’s en een verhoogde kans dat integriteitsrisico’s onvoldoende worden beheerst.” Op basis van het onderzoek doet A&M enkele aanbevelingen over de manier waarop de NS deze compliance risico’s in de toekomst kan voorkomen.

Aanbevelingen
In zijn rapport argumenteert A&M dat het aannemen van een bestuurder die specifiek verantwoordelijk is voor de GRC-organisatie een belangrijke stap is voor de NS om zijn interne procedures en bedrijfscultuur recht te trekken. Deze aanbeveling is reeds opgevolgd in de vorm van het aanstellen van Susi Zijderveld* als Bestuurder Risicobeheersing. Twee andere aanbevelingen van het bureau stellen dat risicoanalyse en beheersing meer aandacht moeten krijgen in de businessplannen en dat Compliance een standaard onderdeel dient te worden van managementrapportages.

Bovendien zijn er – in het kader van de vorig jaar geconstateerde onregelmatigheden bij Abellio – drie specifieke thema’s waarop A&M aanbevelingen heeft gedaan. Zo heeft het advies betrekking op het (onrechtmatig delen van data tijdens het) Biedingsproces, op het bewustzijn over wat vertrouwelijke informatie is en wat niet, en tenslotte op betere screening bij het aannemen van nieuwe werknemers op risicofuncties. Alle aanbevelingen uit het A&M analyserapport zijn door de NS overgenomen in een plan van aanpak om zijn interne procedures, bedrijfscultuur en risicobeheersing op orde te brengen.

Het opgestelde plan van aanpak is tevens gedeeld met de Tweede Kamer, tegelijkertijd met het rapport van A&M. In de begeleidende Kamerbrief schrijft minister Dijsselbloem: “Op basis van het verbeterplan van NS constateer ik dat de onderneming de conclusies van A&M zeer serieus neemt en de aanbevelingen onverkort en voortvarend doorvoert. Aanbevelingen met een hoge urgentie, zoals het opnemen van het onderwerp integriteit in de maandelijkse managementrapportages en het verscherpen van de screening bij aanname van medewerkers en bij de inhuur van derden, zijn direct opgepakt.” Het doorvoeren van de gewenste verbeteringen duurt volgens de bewindsman naar schatting zo’n twee jaar, waarbij het ministerie nauwlettend zal toezien op de vooruitgang samen met de RvC van het spoorbedrijf.

* Susi Zijderveld is een ervaren manager en juridisch professional die haar carrière in 1995 startte bij advocatenkantoor Stibbe. Daarna werkte zij tien jaar in diverse managementfuncties voor De Nederlandsche Bank, en de afgelopen vijfenhalf jaar was Zijderveld actief als de Algemeen Directeur van het Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen (CBR).

Nieuws