10 succesfactoren voor een succesvolle ERP implementatie

14 januari 2016 Consultancy.nl

Zonder twijfel staat de implementatie van een ERP* systeem bekend als een van de meest uitdagende type transformaties. Of het nu gaat om de implementatie van een gloednieuw ERP systeem, of de uitrol van een nieuwe module en/of manier van werken binnen een ERP omgeving; veel vaker dan niet kunnen dergelijke transformaties niet voldoen aan de vooraf gestelde doelstellingen. En omdat ERP software duur is en de implementatiekosten hoog, kan de schade van mislukte ERP projecten hoog oplopen. Roald van der Heide, consultant bij UC data & transformation, schetst tien voorwaarden voor een succesvolle ERP implementatie.

#1 - Het waarom
Ieder verandertraject start met de waarom-vraag. Deze vraag niet stellen betekent dat er geen breed geaccepteerde visie is voor de reden van de verandering. Niemand weet dan welk probleem er opgelost moet worden. Niet weten waarom je iets doet, geeft geen richting. Geen richting hebben is gelijk aan stuurloos zijn. De waarom-vraag stellen en beantwoorden helpt om in de organisatie draagvlak te creëren voor de ERP implementatie. Leg bij het waarom altijd de connectie naar de klant (daar doen we het uiteindelijk voor) en naar de medewerker uit (wat betekent het voor mij).

#2 - De onderschatting
Een ERP implementatie is meer dan zomaar een project; het is een organisatiewijziging. Vertrouwde processen zien er opeens anders uit, management rapportage moet opnieuw opgezet worden en de werkwijze zal drastisch veranderen. Een implementatie vraagt veel van mede-werkers, in tijd, in flexibiliteit en in aanpassingsvermogen. Realiseer u dat tijdens de imple-mentatie mensen geen tijd hebben voor de operatie. Wat kiest u? Kiezen voor de operatie lijkt logisch, maar wat betekent dat dan voor het project?

#3 - Structuur in uw organisatie
Het is de kunst om de structuur te automatiseren en niet de incidenten of de chaos. Verzeker u ervan dat de organisatie staat. Stel uzelf de volgende vragen: zijn de taken en verantwoorde-lijkheden van alle medewerkers duidelijk, zijn de processen vastgelegd in werkinstructies en zijn beide bekend bij iedereen in de organisatie. Alleen structuur is te verbeteren door middel van ERP.

#4 - Stick to the plan
De visie en het beleid zijn vertaald in een ERP-behoefte met een bepaalde doelstelling, een budget en een afbakening. Dit vertaalt zich weer in een projectplan met mijlpalen, deelprojecten, fases en allerlei tijdlijnen. Dit plan is het uitgangspunt. Denk bij het maken van het plan ook goed na over de factor ‘tijd’. Het tempo van de implementatie wordt vaak overschat, waardoor u snel achter-loopt op de planning.

#5 - Uw medewerker
Uw medewerkers bepalen het welslagen van het project. Maak uw medewerkers onderdeel van het project. Uw medewerkers kennen de huidige processen, de knelpunten en de informatie-stromen. Uw medewerkers zullen met het nieuwe ERP-systeem uw visie moeten vertalen naar processen. Een goede onderlinge communicatie is daarbij essentieel. Neem de medewerker mee vanaf het begin, creëer draagvlak! De beantwoording van de waarom-vraag (zie #1) speelt daarbij zeker mee.

#6 - Communiceer over de voortgang
Niets is zo frustrerend als de stilte over de voortgang van een project. Iedereen maakt zijn eigen verhaal (en die zijn altijd negatief). Verhaal veelvuldig over de voortgang, benoem de problemen, benoem de verandering voor de medewerker. Doe dat gesproken en geschreven, dus in zowel woord als beeld. Vier successen.

#7 - ERP≠IT
Een ERP implementatie is meer dan een stuk software met een server, een aantal printers en eventueel een interface. Leg de druk van een ERP implementatie daarom niet bij IT, maar bij de business. Een ERP-systeem is een hulpmiddel voor de business! Leg daar de verantwoording.

#8 - De leverancier van ERP
Kies de leverancier zorgvuldig uit. Beoordeel deze op succesvolle referenties en projectaanpak, maar ook op gevoel. Past deze leverancier bij mij, is er een klik, begrijpen zij mijn business? Overigens, een leverancier begrijpt eerder zijn eigen ERP-systeem, dan uw k(l)ant. Zie het als uw verantwoording om uit te leggen wat u doet, waarom u dat doet en wat u wilt. Praat zeker in het begin niet over wat het ERP-systeem kan, maar wat u met het ERP-systeem wilt.

#9 - Bespaar niet op test & training
In ieder projectplan is, zeker bij aanvang, geld en tijd gereserveerd voor het testen en trainen van medewerkers. Dat is niet voor niets. Een tweetal ervaringen: ? U loopt achter op het plan en/of bent al over budget en u besluit deze fase te verkorten, over te slaan of later te doen. ? Uw medewerkers hebben geen tijd om te testen, geen tijd om getraind te worden en/of geven er geen prioriteit aan. Het overslaan van testen en/of training is een bedrijfsrisico.

#10 - Vreemde ogen
Uw interne projectleider zal een flink deel van zijn tijd moeten besteden aan het project (minstens 6-12 maanden – 50-75%). Dit naast zijn eigen werk. De interne projectleider moet andere vaardigheden aanwenden dan in zijn rol als leidinggevende. De interne projectleider moet van verre de valkuilen zien die er zijn bij een ERP implementatie. Overweeg een externe projectleider in te huren voor de rol van ‘interne projectleider’. Iemand die het klappen van de zweep kent en daarmee uw belangen behartigt, ook in de “strijd” tegen de projectleider van de leverancier.

* ERP staat voor 'Enterprise Resource Planning'. ERP is software die alle processen binnen een bedrijf ondersteunt. En omdat alle processen ondersteund worden door maar één systeem, hoeven de gegevens van klanten, artikelen, leveranciers etc. maar één keer ingevoerd te worden.

Nieuws