ADC ondersteunt Nusantara met rendementsverbetering

22 december 2015 Consultancy.nl

Zorginstelling voor ouderen Nusantara kwam enige tijd geleden in de financiële problemen. ADC Performance Improvement wist sterk op de inkoopkosten te besparen en door optimalisatie van het primaire proces steeg de cliëntgebonden zorg met 15 procent. ‘Cliënten vinden onze medewerkers meer zichtbaar geworden.’

‘In 2011, 2012 en 2013 schreven we rode cijfers en het eigen vermogen raakte negatief. We zijn in 2014 aan de slag gegaan met een herstructurering van het primaire proces. Dat gaf al een behoorlijke rendementsverbetering. Eind 2014 kwamen we tot de conclusie dat we verder professionele ondersteuning nodig hadden met betrekking tot de aanpak van het secundaire proces. We hebben toen besloten ADC Performance Improvement in te schakelen, omdat het bureau gespecialiseerd is in snelle, maar bovenal aantoonbare rendementsverbetering.’

Uitdaging
Bestuurder Frans Broekhuizen blikt terug op een turbulente periode in het bestaan van Nusantara* (letterlijk: ‘tussenliggende eilanden’). Hij is een zorgprofessional met een lange staat van dienst. Zo was hij onder meer directeur van een revalidatiecentrum en voorzitter van de raad van bestuur van een geïntegreerde zorg-onderwijsinstelling. Twee jaar geleden trad hij aan bij Nusantara. Deze organisatie met vestigingen in Bussum, Ugchelen en Almere verleent zorg aan ouderen met een Indische dan wel Molukse of Surinaams-Javaanse achtergrond. Een bijzondere doelgroep weet Broekhuizen. ‘Het zijn Nederlanders, die in feite tussen de Oosterse en Westerse cultuur inzitten. Ze voelen zich ontheemd en dragen veelal trauma’s van de repatriëring na de oorlog met zich mee. Als ze ouder worden, komen die trauma’s sterker naar boven. Bij Nusantara wonen ze met gelijkgestemden en voelen ze zich begrepen.’

Verpleeghuis - Nusantara

De afgelopen jaren is het door de ingrijpende veranderingen in de ouderenzorg echter aanzienlijk lastiger geworden om de kwaliteit van dienstverlening aan deze kwetsbare doelgroep op niveau te houden. De overheidsbezuinigingen troffen ook Nusantara. Broekhuizen noemt het een ‘uitdaging’ de balans tussen hoogwaardige cultuurspecifieke zorg en efficiency te vinden en te hóuden. ADC Perfomance Improvement heeft aan het hervinden van die balans een wezenlijke bijdrage geleverd.

Spend analyse
Om de efficiency snel, aanzienlijk en structureel te verbeteren werd de inkoop onder de loep genomen. Nusantara had nauwelijks inzicht in de inkoopuitgaven en op welke inkoopcategorieën zou kunnen worden bespaard. Een door ADC uitgevoerde spend analyse gaf een gedetailleerd inzicht in de omvang en samenstelling van de inkoopuitgaven. Omdat het bureau beschikt over een database van benchmark-gegevens, kon haarscherp worden bepaald op welke inkoopcategorieën het meest zou kunnen worden bespaard.

ADC Performance Improvement ondersteunde Nusantara bij het opstellen van de diverse programma’s van eisen en bij de onderhandelingen. Een stevige basis voor de verdere professionalisering voor de inkoop bij deze zorginstelling werd gelegd door het aanreiken van structuren en templates. De resultaten bleken indrukwekkend. Op wasserijkosten, energiekosten, schoonmaakkosten, onderhoud van de CV-installatie en voedingsingrediënten bleek veel te verdienen. In totaal werd een besparing van 212.000 geïdentificeerd, wat neerkomt op 10 procent van de bedrijfskosten. Dit inkoopproject werd uitgevoerd op no cure no pay-basis. Bestuurder Broekhuizen vindt deze manier van werken ‘voor herhaling vatbaar’, omdat je wordt gedwongen om de geïnventariseerde besparingen ook daadwerkelijk te implementeren. In zijn woorden: ‘je wordt actiegerichter’.

ADC Inkoop

Procesoptimalisatie
De aanpak van ADC Performance Improvement maakte indruk en het bureau werd gevraagd nu ook bepaalde aspecten van het primaire proces onder de loep te nemen. Dit keer voor een vaste vergoeding, die Nusantara kon voldoen uit de gerealiseerde inkoopbesparingen. De centrale vraag daarbij was of het door procesoptimalisatie mogelijk was de kwaliteit van de zorg te verbeteren en de kosten te verlagen. Door ADC Performance Improvement werd de toenmalige gang van zaken in het zorgproces gedetailleerd in kaart gebracht door observaties tijdens de dag-, avond- en weekenddienst. Dit resulteerde in tal van verbeteringsmogelijkheden, waarvan de meeste direct en met relatief gemak konden worden doorgevoerd. Bijvoorbeeld een beter voorraadbeheer, waardoor de voorraadkosten werden verlaagd. Optimalisatie van de looproutes. Betere roosters, waardoor de menskracht efficiënter kon worden ingezet. Kortom: tal van zaken waardoor ‘waste’ uit het primaire proces werd gehaald. Aanzienlijke effectiviteits- en efficiency-winst werd ook geboekt door verbetering van de samenwerking en taakverdeling tussen de facilitaire dienst en de zorgverleners.

Gedragsverandering
‘ADC heeft de procesoptimalisatie bijzonder professioneel aangepakt’, vertelt Broekhuizen. ‘Toen destijds de ondernemingsraad zijn akkoord had gegeven, was dat voor alle medewerkers het teken dat dit serieus was. Dat een ieder van ons ingesleten patronen moest bekijken en zich zou moeten afvragen of dat wat je doet nu wel echt waarde voor de cliënt toevoegt’. Ideeën van medewerkers werden samen met ADC opgepakt en doorgevoerd. Broekhuizen: ‘Het gaat om gedragsverandering, en we weten allemaal hoe lastig dat is. Wij hadden geen cultuur waarbij we elkaar aanspraken om de zaken te verbeteren. Mede dankzij ADC is die cultuur nu ontstaan’.

ADC - Performance Improvement

Volgens de bestuurder van Nusantara is door de vele verbeteringen in het primaire proces de bijdrage die ADC leverde aan de rendementsverbetering bij Nusantara ‘aanzienlijk hoger’ dan de €212.000 die werd bespaard op inkoop: ‘ik schat dat we door de optimalisatie van het primaire proces op termijn ook enkele tonnen zullen verdienen’. Dat is zeker tegenwoordig, door de focus op kosten in de zorg, uitermate belangrijk. Maar als zorgverlener in hart en nieren gaat Broekhuizens primaire aandacht daar niet naar uit. Zijn hart ligt bij de cliënt. Het grootste winstpunt van dit optimalisatieproces vindt hij dan ook dat de cliëntgebonden zorg gemiddeld (over de drie vestigingen) met 15 procent is gestegen. ‘We horen dit terug van onze cliënten. Ze vinden onze medewerkers meer zichtbaar geworden. En de cliëntenraad vindt de sfeer in onze huizen verbeterd. We zien dit ook terug in de cliënttevredenheid, die we regelmatig meten.’

Cijfermatig
Broekhuizen kijkt met ‘veel waardering’ terug op de samenwerking. Hij betitelt die als heel prettig, transparant en constructief.ADC is een eigenzinnige club. Ze nemen geen genoegen met sociaal wenselijke antwoorden, maar vragen door. De aanpak is sterk cijfermatig, de blik gericht op processen en hoe die beter kunnen. Opvallend vind ik ook de brightness van de mensen die ons hebben geholpen.’ ADC heeft zich volgens Broekhuizen uitstekend weten te verbinden met de opgave waar Nusantara voor staat. Meer tijd en kwaliteit voor de cliënt en lagere bedrijfskosten gaan uitstekend samen, zo leerde de ervaring. Omdat de financiële druk op zorginstellingen blijft toenemen, heeft men bij Nusantara besloten om met de rendementsverbeteraars van ADC Performance Improvement tweemaal per jaar de stand van zaken en voortgang te bespreken.

* De stichting Nusantara bestaat sinds 1998 en is door een fusie voortgekomen uit de stichtingen ‘De Leeuwerik’ (opgericht in 1955) in Laag Soeren en ‘Patria’ (opgericht in 1958) in Baarn.

Nieuws