Zes EPD principes voor bestuurders van ziekenhuizen

09 december 2015 Consultancy.nl

Naast een aantal EPD (elektronisch patiëntendossier) dilemma’s waar de ziekenhuisbestuurder mee te maken heeft, zijn er ook handvatten aan te reiken. In dit artikel presenteert Jan de Boer, partner bij accountants- en advieskantoor KPMG, zes leidende principes. Als alle zorgbestuurders de 6 principes omarmen, kan Nederland volgens de adviseur kosten besparen, de (gezondheids-) baten laten toenemen en de EPD-markt veranderen. Tevens levert het een impuls aan het innovatief vermogen van ons land.

Principe 1: Wij concurreren als ziekenhuis niet met het EPD (IT)
Een ziekenhuis dient wat mij betreft primair te concurreren op het gebied van de zorg. Het EPD is slechts een randvoorwaarde om goede zorg te leveren. Nu de EPD- en IT-technologie steeds beter wordt en voor het eerst in de geschiedenis echt vanuit de backoffice naar de front-office ( het primaire zorgproces) gaat zie ik de verleiding bij ziekenhuizen toenemen om te gaan concurreren op functionaliteit en techniek. Concurrentie op het gebied van het realiseren van het beste EPD of breder gezien de beste IT is suboptimaal, kostbaar en in mijn ogen een heilloze weg. Het dient uiteindelijk niet het belang van de patiënt en de zorgprofessional. Concurrentie op technologie en IT-initiatieven zie ik niet alleen ontstaan tussen ziekenhuizen maar ook tussen zorginstellingen onderling (o.a. huisartsen, care-instellingen, gemeentes en ziekenhuizen). Een voorbeeld daarvan is het grote aantal (zorg)portalen in Nederland. Elk initiatief heeft tot doel de patiënt beter te bedienen. De realiteit is dat de patiënt door de portalen het bos niet meer ziet. De sleutel in de technologie ligt voor u als bestuurder in samenwerking en niet in concurrentie (zie ook principe 4).

Zes EPD principes voor ziekenhuizen

Principe 2: Wat goed werkt in een ander ziekenhuis werkt ook in ons ziekenhuis
U bent als ziekenhuis niet uniek. Het proces van de intake van een patiënt is in het ene ziekenhuis echt niet anders dan in een ander ziekenhuis. En als dat wel het geval is dan dient er heel goed te worden gekeken of er echt redenen zijn om af te wijken. Inmiddels zijn er bewezen EPD-oplossingen, met een bewezen EPD-inrichting en een bewezen implementatie aanpak. Mijn ervaring is dat ziekenhuizen, EPD-leveranciers, zorgprofessionals, implementatie medewerkers, etc. deze kennis graag met uw instelling willen delen. Zorg dat de focus van het EPD-programma komt te liggen op de echte uitzonderingen en wat echt noodzakelijk is. Voorkom dat er tijd gaat zitten in mainstream processen. Leg de lat bij het live-gaan ook niet te hoog. Een basisinrichting live krijgen is al moeilijk genoeg. De optimalisatie en het echte gebruik van het EPD komt in de jaren na de implementatie. Zorg er als bestuurder dan tevens voor dat u nog een spaarpotje heeft om de optimalisatieslag te financieren.

Principe 3: Ons ziekenhuis streeft naar standaardisatie en simpelheid
Wat standaard kan in ons ziekenhuis wordt ook standaard geïmplementeerd en uitgevoerd in het EPD. De praktijk leert echter dat dit het moeilijkste principe is om door te voeren. Een ziekenhuis met professionals, met elk een echt hart voor het vak, heeft zich werkwijzen en processen aangeleerd die in vele jaren zijn ontstaan. Doorbreek dit maar eens even of overtuig de professional maar eens met argumenten waarom het anders moet. Daar komt ook nog eens bij dat anders niet altijd beter is of als beter wordt ervaren. In EPD-trajecten komt het dan ook regelmatig voor, dat er onder druk, afwijkende processen worden overgenomen in het nieuwe EPD (bv verschillende processen op de poli). Inmiddels zie ik dat er ten opzichte van vijf jaar geleden een hele andere wind is gaan waaien bij de medische staf en breder bij de zorgprofessionals. Standaardisering wordt in behandelprocessen steeds meer met kwaliteit en uitkomsten geassocieerd. Hier kunt u als bestuurder in EPD-implementaties van profiteren.

Principe 4: Ons ziekenhuis stelt kennisdeling, transparantie en samenwerking gericht op de patiënt en de regio voorop
Hierbij moet ik wel een nuance maken over de patiënt. Iedereen (inclusief ik zelf) roept altijd 'het' te doen voor de patiënt. De realiteit is dat het implementeren van een EPD in hoofdzaak gericht is op de zorgprofessional, de administratieve processen en de tool. Is dit erg? Wellicht niet bij de eerste basis implementatie, uiteindelijk is het wel erg. Daarom is het opzetten van een basis platform, samenwerking en het delen van kennis met andere instellingen, professionals en patiënten zo belangrijk. Daarbij dient transparantie en een veilige gegevensdeling over en rondom de patiënt voorop te staan.

Ziekenhuis technologie

Samenwerking, transparantie en het gegevensdeling zouden we niet moeten limiteren tot het ziekenhuis zelf. De regio vormt een belangrijke sleutel. Een concreet voorbeeld zijn de ziekenhuizen in en rondom Amsterdam. Elk ziekenhuis heeft in deze regio eigen EPD-professionals in dienst, vaak rondom dezelfde EPD-oplossing. Het zou helemaal geen vreemde beweging zijn om carrières van schaarse functioneel- en technische beheerders over een regio heen te laten lopen en kosten met elkaar te delen. Zo kan er een regiobrede EPD ontwikkel-roadmap worden gemaakt waarin best practices worden gedeeld en geïmplementeerd. Ik zie dit soort samenwerkingstrajecten langzaam en schoorvoetend tot stand komen. De situatie Amsterdam is niet uniek. Soortgelijke samenwerkingstrajecten zijn ook voorstelbaar in andere regio’s en provincies. De investeringen in EPD-programma’s zijn groot. Alleen door samenwerking is het mogelijk een businesscase te realiseren over meerdere jaren. Daarbij dienen alle ketenspelers betrokken te worden. U heeft als bestuurder een belangrijke taak om partijen bij elkaar te brengen.

Principe 5: Ons ziekenhuis gaat met technologie partners om als een echte partner en andersom ook
Nagenoeg alle bestuurders die ik ken hebben een haat liefde verhouding met hun technologie partner. Je kan niet met, maar ook niet zonder. Ligt dit aan de technologie partners? Ja, zeker! Ligt dit aan het ziekenhuis? Ja, ook zeker! Mijn conclusie is dat ziekenhuizen en technologie partners elkaar niet (altijd) begrijpen. Er wordt eenmalig iets gegund zonder een echte relatie aan te gaan. Dit terwijl er heel veel goed bruikbare kennis in binnen en buitenland bij de betreffende technologie partner beschikbaar is. Aan de andere kant zie ik technologie partners die niet luisteren naar de klant. Het ziekenhuis wordt als klant niet serieus genomen, er wordt te veel beloofd en producten worden gepusht. Het echt partneren vraagt om een meerjarige investering van zowel het ziekenhuis als de technologie partner. Als bestuurder is het verstandig om echt te investeren in het begrijpen van technologie en het opbouwen van meerjarige relaties met een beperkte groep aan technologie partners.

Wat betreft de technologie partners zou ik willen zeggen: luister goed naar je klant en laat zien wat de mogelijkheden zijn (ga buiten de paden van de door de klant gestelde vraag). De technologie-markt voor de ziekenhuizen in Nederland is te klein om zonder echte partners door het leven te gaan. Naïef moeten we echter ook niet zijn. Hoe goed het partnerschap ook is, de belangen van ziekenhuizen en technologie partners zullen altijd verschillen.

Jan de Boer - KPMG

Principe 6: Wat we niet begrijpen en kunnen monitoren dat doen we niet
Dit laatste principe is wat cryptisch geformuleerd. Het appelleert aan het feit dat de meeste bestuurders technologie en IT niet echt goed begrijpen. Het help daarbij ook zeker niet dat wij als IT’ers niet goed uit kunnen leggen wat technologie is en kan betekenen voor een ziekenhuis. Verkeerde keuzes zijn zomaar gemaakt. De financiële-, continuïteits- en patiënt veiligheids-consequenties zijn aanzienlijk. Het wordt op uw bestuurstafel drukker en complexer als het gaat om technologie en digitalisering. Ik ga zelf altijd uit van een simpele redenering: als iemand niet goed kan uitleggen waarom er iets moet worden aangeschaft, geïmplementeerd of ingevoerd dan is het geen goed idee. Als ik het dan ook nog niet begrijp dan doe ik het niet. Mijn boodschap aan u als bestuurder is: vraag door op het gebied van technologie tot u het snapt en leer heel snel bij als u over onvoldoende technologie kennis beschikt. Ga zeker niet direct akkoord met veelgehoorde redeneringen als: 'als we dit niet doen dan lopen we achter', 'als we dit niet doen dan komt de continuïteit van het ziekenhuis direct in gevaar', 'we hebben geen keus zegt de leverancier', etc. Ga shoppen bij collega’s, maak zo nodig gebruik van een deskundige, kijk hoe andere industrieën het doen en vraag verschillende leveranciers en/of IT-collega’s.

Een artikel van Jan de Boer, Partner bij accountants- en advieskantoor KPMG.

Nieuws

Meer nieuws over