Project control heeft baat bij multidisciplinaire aanpak

25 november 2015 Consultancy.nl

Eind oktober kwamen op uitnodiging van been management consulting vertegenwoordigers van circa tien organisaties bij elkaar om een rondetafel over project control bij te wonen. Uit de sessie blijkt dat project control, of projectbeheersing, vele soorten en smaken kent, en dat om te slagen bij de beheersing van projecten een multidisciplinaire aanpak van grote toegevoegde waarde is.

Het onderwerp project control heeft de afgelopen jaren veel meer aandacht gekregen binnen organisaties en de media, vooral als gevolg van het slechte track record van grote ICT- en infrastructuurprojecten. Bijna iedereen is bekend met voorbeelden als de Betuwelijn, ICT-projecten bij de overheid, de Noord-Zuidlijn in Amsterdam, of de kostbare ERP-implementatie bij Defensie. Het zijn echter niet alleen deze megaprogramma’s die mislukken, binnen vrijwel elke sector lukt het veel projecten niet om hun doelstellingen te behalen. De statistieken spreken boekdelen – tussen de 50% en 70% (over de precieze percentages zijn de meningen verdeeld) van projecten voldoet uiteindelijk niet aan de vooraf gestelde doelen.

Project Control, financial control, projectbeheersing

Om het track record van projecten te verbeteren ontwikkelen experts – uit vrijwel iedere discipline – tal van verbeterpunten, check lists en best practices. Een gebied dat wordt aangemerkt als een essentieel onderdeel van goed project management is project control – het proces dat de voortgang, kosten en kwaliteit van projecten van begin tot eind monitort. Project control, meestal uitgevoerd door een projectcontroller en/of ondersteund door een projectbureau, helpt organisaties meer grip te krijgen op de belangrijkste – veelal ‘harde’ – aspecten van het project. Belangrijke documenten bij project control vormen de business case, routekaarten, projectplanningen en functionele ontwerpdocumenten. Deze worden door de projectcontroller op volledigheid en nauwkeurigheid getoetst en de voortgang ervan wordt gedurende het project continu bewaakt.

Projectbeheersing houdt verder de belangrijkste projectmanagement processen nauw in de gaten, waaronder voortgangsbewaking, rapportageprocessen, risk- en issue management, (stakeholder) governance en dependency management. Onder de streep zorgt project control er voor dat altijd de juiste stuurinformatie beschikbaar is voor de juiste persoon en op het juiste moment. Dit schept de randvoorwaarden waarop projecten succesvol kunnen zijn.

Rondetafel project control
Ondanks de groeiende rol van project control, geldt er geen standaard aanpak of ‘one-size-fits-all’ toepassing in de praktijk. Er zijn een aantal methoden en technieken die ervoor zorgen dat het project of programma ‘in control’ blijft, maar de belangrijkste factor blijft de mens. Dat komt doordat projectbeheersing veel ervaring vraagt op het gebied van projectmanagement, controlling en verandermanagment. Om inzichten te verkrijgen in hoe leidende organisaties omgaan met project control, organiseerde been management consulting – een adviesbureau uit Badhoevedorp – eind vorige maand een rondetafel evenement over dit onderwerp. Vertegenwoordigers van onder andere Schiphol, Rijkswaterstaat, het Ministerie van Veiligheid en Justitie, ProRail, NRG, Ballast Nedam, de Haven van Amsterdam en Ziggo schoven aan, en deelden hun kennis en ervaringen. “Het delen van kennis en ervaringen met peers is van onschatbare waarde voor onze klanten. Dat blijkt keer op keer”, aldus Roel Beentjes, oprichter van been mc.

Bedrijven vertegenwoordigd project control

Volgens Laurent-Jan van der Westen, adviseur bij been management consulting en co-facilitator van het event, kwamen uit de vele onderwerpen die bij de rondetafel de revue passeerden vier kernpunten naar voren.

Zo blijkt allereerst dat de deelnemers verschillende definities van project control hanteren. Waar voor sommigen project control hoofdzakelijk over financiële monitoring en sturing gaat, zien anderen project control als integrale projectbeheersing waarbinnen ook andere disciplines vallen. Ook wordt duidelijk dat er een onderscheid wordt gemaakt tussen 1e en 2e lijns project control. Een belangrijk startpunt vormde daarom het benoemen en begrijpen van ieders definitie en perspectief op project control. Verder is een van de conclusies dat project control bij grote projecten wordt beschouwd als een multidisciplinair thema, waar diverse disciplines met elkaar dienen samen te werken (finance & control, juridische zaken, inkoop, risicomanagement, kwaliteitsmanagement, etc.) Over deze samenwerkingsvormen deelden de deelnemers hun ervaringen.

Bovendien vormde de nauwkeurigheid van prognoses een van de kernpunten, aangezien uit de praktijk blijkt dat veel projecten het vooraf gestelde budget overschrijden. Volgens de deelnemers ligt veel te vaak de nadruk op het verklaren van afwijkingen, terwijl zij van mening zijn dat juist de oorzaak achterhaald moet worden en de afwijkingen verminderd moeten worden. Het vierde kernpunt vormde tenslotte de differentiatie naar risicoprofielen. In het kader van project control gaven de deelnemers aan te streven naar het bereiken van de juiste focus in project control, aangezien niet ieder project evenveel aandacht kan krijgen. De deelnemers bespraken hoe risicoprofielen bepaald en projecten geclassificeerd worden om tot een juiste focus te komen.

Roel Beentjes, Laurent-Jan van der Westen - Beenmc

Van der Westen blikt terug op het evenement: “De rondetafel was een groot succes dankzij de openheid en de oprechte interesse in elkaars ervaringen. De deelnemers willen dit begin volgend jaar een vervolg geven en dat faciliteren wij graag.”

Projecten in control
De afgelopen maanden lichtte Consultancy.nl diverse methoden en raamwerken uit die bijdragen aan projectbeheersing. Een artikel van Arend Smit, adviseur bij M&I/Partners, benadrukte de toegevoegde waarde die onafhankelijke Quality Assurance (QA) kan bieden. Sacha Bos- van de Geijn, een project- en programmamanagement expert bij Novius, keek naar de belangrijke rol die een projectbureau speelt bij het managen van de voortgang en risico’s. Roeland de Bruin, adviseur bij Mitopics, ging in een artikel in op hoe succesvol contracteren aan de voorkant van een project kan bijdragen aan betere contractbeheersing tijdens de executiefase. Finext consultant Melvin van Drimmelen gaf tenslotte vijf tips hoe eenvoud in een project kan worden gewaarborgd, op basis van het gegeven dat complexiteit een van de grootste boosdoeners is bij een slechte project control. Blinklane Consulting, een adviesbureau uit Amsterdam, lanceerde eerder al een speciale methodiek (‘Project Doctor’), die zich richt op het beheersbaar houden van projecten met een focus op de ICT-branche.

Nieuws

Meer nieuws over