Data-analyse helpt zorg bedrijfsvoering optimaliseren

16 november 2015 Consultancy.nl

Gebruik van data analyse kan instellingen in de zorgsector inzicht verschaffen in de efficiency van organisatiestructuren en bedrijfsprocessen. Met deze waardevolle informatie kan een aanzienlijk besparingspotentieel worden nagestreefd, dat niet ten koste gaat van de dienstverlening. Integendeel, in sommige gevallen heeft de patiënt juist baat bij de efficiëntere processen.

Colette Niemeijer en Guru Manja, oprichters van CEANconsulting, zien het in hun werkzaamheden dagelijks terug. Zorginstellingen maken plannen op basis van historische data, of op basis van sentiment, en stellen hun capaciteit, processen en benodigde programma’s daarop af. Maar in de praktijk lopen dingen soms anders, met als gevolg dat er over- of ondercapaciteit optreedt of dat processen anders lopen dan in de architectuur vastgelegd. Het analyseren van data kan hierbij uitkomst bieden, stellen Niemeijer en Manja. Samen richtten zij in 2006 CEANconsulting op, een consultancybureau uit Baarn dat zich specialiseert in strategische veranderprocessen in ziekenhuis- en ouderenzorg en psychiatrie. Volgens hen is de waarde van data aanzienlijk aan het toenemen in de zorgbranche. 

Aantal afspraken gelijktijdig

Evidence Based Design
Manja en Niemeijer noemen het gebruik van data in ziekenhuizen, zoals CEANconsulting doet voor het doorlichten van de zorginstellingen, ook wel Evidence Based Design. “We hebben inmiddels het capaciteitsgebruik en de patiëntenflows (patiëntprocessen van zorgvraag tot en met ontslag) van acht ziekenhuizen doorgelicht”, vertellen de oprichters. Uit het doorlichten van deze ziekenhuizen blijkt dat er vaak grote verschillen zijn tussen de verwachtingen en percepties, en de werkelijke situatie.

Niemeijer geeft als voorbeeld: “Zo was de inschatting van een ziekenhuis dat ze capaciteit nodig hadden voor 290 gelijktijdige poliklinische afspraken. Uit ons onderzoek van de poliklinische processen bleek dat nooit meer dan 177 afspraken tegelijkertijd plaatsvonden.” Uit deze data-analyse bleek dus dat een veel compacter programma mogelijk was, waardoor betere patiëntenprocessen konden worden gerealiseerd.

Manja geeft nog een voorbeeld van een ander ziekenhuis, dat dacht in totaal 300 bedden nodig te hebben. Toen het werkelijke verloop in het ziekenhuis werd geanalyseerd, bleken er op het drukste moment in drie jaar tijd maar maximaal 275 bedden in gebruik te worden genomen. Door een verdere optimalisatie zou het aantal bedden kunnen worden teruggebracht tot 250 bedden. “Als je toetsbare resultaten wilt hebben, dan moet je je niet beperken tot de fysieke omgeving, maar moet je het gehele proces van patiëntenzorg kritisch bekijken en herontwerpen”, aldus Manja.

Benutting generieke klinische bedden 2013

“Als je een verschil wil maken, moet je rigoureus anders naar de opgave durven kijken”, vult Niemeijer aan. “Daarvoor gebruiken we niet alleen bestaande wetenschappelijke kennis. We verzamelen zelf ook fijnmazige data over het werkelijk verloop van de patiëntenprocessen. Alleen zo kan je die gesprekken objectief voeren”, besluit zij.

Nieuws

Meer nieuws over