5 succesfactoren voor winnen van bouw aanbesteding

12 november 2015 Consultancy.nl

Is uw organisatie voldoende toegerust om de aanbesteding te winnen? Aanbestedingen worden steeds groter uitgevraagd. Een geïntegreerd onderhoudspakket met diverse werkzaamheden en een verlengde tijdsduur van de contracten brengt absoluut voordelen met zich mee. Ook de risico’s worden groter en die worden doorgaans bij de aannemer gelegd. De aanbesteder stelt strenge eisen, die hij extra toetst in een interview met uw sleutelfunctionaris. Heeft deze trend al gevolgen voor uw tenderorganisatie gehad?

Er is bij veel aannemers een professionaliseringsslag nodig om dit type aanbestedingen te winnen. Iedere aanbesteding vraagt om een basisrecept van dezelfde succesfactoren, met een op maat gesneden invulling. Maar hoe zorg je voor de juiste mix van succesfactoren?

1. U kunt niet alles zelf
Een geïntegreerd en breed pakket aan werkzaamheden vraagt om toegewijde partners die naadloos samenwerken, oftewel een consortium. In de praktijk wordt vaak alleen aandacht aan de onderlinge contracten gegeven. Een gemiste kans. Om het winnende plan te schrijven moet het team op elkaar zijn ingespeeld. Dit vraagt om expliciete aandacht voor cultuurverschillen, afstemming van werkwijzen, de wil tot samenwerking en het doorgronden van het project.

Bouwproject

2. Neem tijd voor reflectie
Veel tenders blijven intern te lang op de plank liggen, waardoor de deadline vaak maar net gehaald wordt. Tijd voor reflectie ontbreekt vaak. Het op tijd en accuraat inrichten van een plan is cruciaal om te winnen. Hoe je dat doet? Informeer tijdig het tenderteam, de sleutelfunctionarissen, de technisch specialisten én de operationele medewerkers die de klant kennen. Maak ruimte in hun agenda en zorg daarbij voor steun vanuit het management.

3. De tekstschrijver is onderdeel van het tenderteam
Cruciaal is dat de schrijvers onderdeel van het team zijn. Ik hoor vaak: “Ze hoeven de informatie toch alleen maar op papier te zetten?” Niets is minder waar. Een goede schrijver is onderdeel van het proces, begrijpt de materie, denkt mee en stelt kritische vragen. Ze moeten genoeg tijd krijgen voor reviews, reflectie en het geven van een frisse blik. Dit zorgt voor het smart opstellen van uw beloftes en meerwaarde. Dat is bepalend voor de kwaliteit en daarmee voor de score van uw plan.

4. Formuleer uw strategie
Waarom gaan wij deze opdracht winnen én hoe gaan we het winnende plan schrijven? Heeft u een duidelijke strategie? Zowel een winstrategie als een inschrijvingsstrategie is van belang. Vaak ontbreekt één van de twee. Pas als beide strategieën duidelijk zijn, kun je verder met een storyboard, de planning, het bundelen van informatie en het schrijven. Essentieel is nu het analyseren van de uitvraag. Om echt te achterhalen waar de opdrachtgever wakker van ligt en hier het juiste antwoord op te formuleren, bieden interactieve sessies uitkomst. Door op meerdere niveaus én parallel te werken, versterk je elkaar.

Vooruit plannen bouw

5. Vraag om focus en toewijding
Op een aanbesteding inschrijven doe je er niet even bij. Het is een complex proces dat vraagt om toewijding. Dat begint op directieniveau. Zij stuurt op de succesfactoren en faciliteert tijd en ruimte. De sleutelfunctionarissen moeten de inschrijving kunnen dromen. Dat betekent focus: zij zijn bij alle sessies aanwezig en denken actief mee aan de oplossingen en projectinvulling. In het geval van een consortium is het belangrijk elkaar te leren vertrouwen. Als de opdracht gewonnen wordt, gaat u tenslotte jaren samenwerken. Dat vertrouwen komt van pas als er problemen optreden. En in welk groot project gebeurt dit nou niet? Juist dan is het van belang om er als één team te staan. Daarom loont het om in de tenderfase al te investeren in teamvorming op alle niveaus.

Maak het verschil met het basisrecept
Alle vijf de succesfactoren zijn in gepaste hoeveelheden en met de juiste timing nodig. Door de factoren goed te combineren, vergroot je de kans op een succesvolle inschrijving. Vergelijk uw aanbesteding met een recept. Je hebt alle ingrediënten in specifieke hoeveelheden op het juiste moment nodig. Pas als u het recept beheerst, kunt u variëren en verbeteren. Als het team elkaar al goed kent en de samenwerking soepel verloopt, dan is er meer ruimte om aan het winnende plan te werken. Kortom, een aanbesteding winnen is als het koken in een sterrenrestaurant. U moet uzelf en uw team blijven uitdagen om tot culinaire hoogstandjes te komen om daarmee de aanbesteding te kunnen winnen.

Een artikel van Marc Beets, consultant tendersupport bij advies- en interimbureau Balance.

Nieuws

Meer nieuws over