Nieuwe kansen voor document management systemen

05 november 2015 Consultancy.nl

Het ziet ernaar uit dat de oude beloftes van document management systemen (DMS) eindelijk kunnen worden waargemaakt. De software is verder ontwikkeld en programma’s werken steeds soepeler samen. Eenvoudig documentbeheer is nu binnen ieders handbereik.

Voordat we verder gaan is het handig vast te stellen wat we onder een DMS verstaan. Denk hierbij aan software waarin je niet alleen documenten kan opslaan maar ook de gegevens over die documenten: de zogenaamde meta-data. Dat betreft bijvoorbeeld het soort document, trefwoorden, dossiernummers en status. Dit geeft de mogelijkheid om allerlei gedrag in en rond deze documenten te bepalen zoals de toegang tot het document, de versies ervan en de vindbaarheid. Het systeem logt de gebruikershandelingen. De documenten zitten in een gestructureerde omgeving, wat maakt dat ze ook voor software goed te vinden zijn. Op die manier kunnen ook allerlei geautomatiseerde handelingen op deze documenten plaats vinden en kunnen de documenten ontsloten worden via andere applicaties.

Archief boekenkast

Oude reflex
Een oude reflex van veel DMS-leveranciers was om daarmee alles naar zich toe te trekken. De redenatie was als volgt: alle processen maken gebruik van documenten, alle documenten horen thuis in het DMS, dus ook alle processen. Het workflowmanagement dat de processen digitaal kan begeleiden en het documentmanagement gingen een huwelijk aan en de term Enterprise Content Management (ECM) was geboren. Hiermee wordt de combinatie van DMS, workflowmanagement en recordmanagement (digitaal archiveren) bedoeld. De bedoeling was om één omgeving te bieden waarin alle bedrijfsprocessen hun plek konden vinden. Dat leverde grote en vooral complexe systemen op. Immers voor alles diende een plek in het systeem te worden gevonden.

Acceptatie
De gebruiker stribbelde tegen. Het concept van documentmanagement is vaak abstract en was door gewone gebruikers lastig te vatten. Het opslaan op een netwerkschijf was eenvoudig en leverde het kortetermijneffect dat veel gebruikers zoeken. Dus waarom zou je het anders doen? Je document registreren in een DMS was meer werk, zeker als dit allemaal losstond van de lokale opslag. Wat ook niet hielp was dat het hoofd DIV (of de archivaris) van de organisatie dezelfde redenatie aanhield als de leverancier. Namelijk dat alles draaide om documenten en dat hij dus bij alle processen betrokken moest zijn. Dat ging soms zo ver dat hij vond dat alle proceswijzigingen daarom ook door hem moesten worden goedgekeurd. Deze situatie was niet echt bevorderlijk voor de acceptatiegraad van het toch al niet populaire DMS bij de rest van de organisatie.

Digital documentmanagement

Gebruiksvriendelijk
Daarnaast liet de software vaak te wensen over in gebruikersvriendelijkheid. Voortgekomen uit de post- en archiefhoek waren veel DMS-en technisch van opzet en zaten vol met functies en kenmerken die vooral voor die beroepsgroep belangrijk waren. Het resultaat is dat dit soort systemen met name bloeiden in de grotere, vooral documentgestuurde organisaties. Je zou denken dat de overheid als documentintensieve organisatie daar ook zijn profijt mee zou doen, maar dat proces kwam maar langzaam op gang. Daar kwam bij dat de wetgeving achterliep op het digitaal archiveren van documenten. Met name de overheid diende de documenten alsnog op papier te archiveren, ook al was de rest van de omgeving wel digitaal.

Nieuwe verschijningsvormen
Ondertussen is de wereld veranderd, letterlijk. Zo heeft de techniek zich verder ontwikkeld. We hebben vrijwel overal toegang tot breedband netwerken. De hardware is snel en betrouwbaar. De software is verder ontwikkeld en programma’s werken steeds soepeler samen. De opkomst van service-oriented architecture (SOA) en vergelijkbare technieken maakt het mogelijk om de functies van verschillende applicaties naast elkaar te gebruiken. De documenten in het DMS zijn te gebruiken in een zaaksysteem, website en CRM-pakket, zonder dat ze in die applicaties zijn opgeslagen. Eenmalige opslag, meervoudig gebruik is dus ook buiten het DMS mogelijk. Hoewel de ECM-platformen nog steeds heel groot kunnen zijn, zie je ook steeds meer kleinschalige software die weliswaar minder veelzijdig is, maar wel makkelijker en goedkoper te implementeren. Dat betekent dat ook kleinere organisaties nu eenvoudiger met een DMS kunnen werken. 

GoogleDrive, DropBox

Cloud
De verschijningsvormen van ECM-systemen zijn ook veranderd. De aloude fat-cliënt is nog steeds in gebruik, maar er zijn ook web-interfaces. Apps, plug-ins, integratie met het besturingssysteem en Office-pakketten – het kan allemaal. Dat betekent dat gebruikers steeds minder vaak bewust een DMS gebruiken. Allerlei tussenvormen van het DMS zijn sluipend ingeburgerd geraakt. Het opslaan en delen van documenten kan via DropBox, WeTransfer en GoogleDrive, die dezelfde basisfuncties als een DMS hebben, maar zelden als dusdanig worden beschouwd. De opkomst van mobiele devices maakt dat gebruikers ongemerkt meer verschillende vormen van digitaal werken zijn gaan benutten. Het wordt daarmee moeilijker om het overzicht te behouden en de behoefte aan overzicht en snel terugvinden groeit. Het gedrag verandert ook op een andere manier. Waar vroeger het delen van documenten de uitzondering was, is het nu de regel.

Beschikbaarheid
Daarnaast is software steeds makkelijker beschikbaar. Dus als de organisatie niet in de verwachte functies voorziet, zoeken gebruikers zelf een weg. Ga maar eens na hoeveel organisatie-overstijgende projecten daar gebruik van maken. Daarmee staan de documenten opeens op allerlei plekken buiten de directe invloed van de organisatie. (Wie is de eigenaar? Wie kan erbij? Wie ruimt op en archiveert?) Daarmee lijkt ook de verhouding tussen gebruikers en organisatie te veranderen. Waar de organisatie vroeger de middelen bepaalde en het gebruik voorschreef, verschuift het uitgangspunt steeds meer naar het voldoen aan de eisen van de gebruikers. Het wordt voor gebruikers steeds logischer en begrijpelijker om documenten in een ECM-oplossing op te slaan. Het voordeel van de eventuele extra handelingen wordt duidelijk voor de gebruiker. En naarmate de integratie steeds vloeiender gaat, kunnen administratieve handelingen van gebruikers ook steeds verder worden geautomatiseerd.

Een artikel van Harmen Lindeboom en Bart Groothuis, adviseurs bij M&I/Partners.

Nieuws

Meer nieuws over