Tips voor het toepassen van Lean Six Sigma in de zorg

14 oktober 2015 Consultancy.nl

Lean wordt steeds vaker gebruikt in de zorg, maar is dat voldoende, kijkend naar de uitdagingen die er liggen? In dit artikel geeft Patrick Struyk, Manager bij PinkRoccade Healthcare, praktische tips in hoe Lean toegepast zou moeten worden in de zorg.

Zoals in vele sectoren is ook in de gezondheidszorg Lean een belangrijke methode geworden om organisatorisch te verbeteren en efficiënter te werken. Zo toont recent onderzoek van Morgens aan dat lean management met een opmars bezig is in de langdurige zorg, terwijl ander onderzoek van IG&H Consulting laat zien dat ook in de ziekenhuisbranche lean aan populariteit wint. En daar is een goede reden voor, want de gezondheidszorg moet door veranderende wetgeving efficiënter gaan werken. In andere woorden, er moet met minder geld meer gedaan worden. 

Zorg PinkRoccade Healthcare

Verschil tussen Lean en Scrum (Agile)
Om efficiënter te gaan werken wordt er gestandaardiseerd en worden er methodes zoals Lean en Scrum (Agile) gebruikt. Het is daarbij van belang dat de methodes op een juiste wijze worden gehanteerd. Vaak worden Lean en Scrum (Agile) door elkaar gehaald of voor hetzelfde doeleinde gebruikt. Hierin ligt het gevaar. In essentie richt Lean zich op het elimineren van 'waste' in processen terwijl Scrum zich richt op het zo effectief en efficiënt bouwen van vooral een ICT applicatie. Het is dus van belang dat alvorens u een project start zichzelf afvraagt of u gaat bouwen of dat u een bestaand proces wilt verbeteren.

Met alleen Lean kom je er in de zorg niet
Het mooie van de Lean methodiek is dat het bottom-up wordt georganiseerd. De mensen die werken in het proces, verbeteren het proces. Daarbij ligt de focus op processnelheid, het elimineren van verspilling en een continue doorstroom. Helaas heeft Lean ook zijn beperkingen, want wat als je meerdere oorzaken kan aandragen voor de ontstane verspilling? Of het niet halen van de doorlooptijd? Hoe bepaal je welke oorzaak je het beste kan aanpakken? Waar dien je energie in te steken? Bij Lean trajecten wordt de oorzaak bepaling vaak gedaan op onderbuik gevoel van de betrokken medewerkers. Dit gaat veelal goed, maar regelmatig blijkt dat er ook veel energie gestoken is in een oplossing welke uiteindelijk weinig impact heeft op de verspilling of op de doorlooptijd.

Quality

Om te voorkomen dat er veel energie in een oplossing wordt gestoken, terwijl de impact nihil is, helpt het om de Lean methodiek te combineren met Six Sigma. De methodieken zijn een ideale aanvulling op elkaar. Waar Lean zich richt op verspilling, processnelheid en proces flow, vult Six Sigma dit aan door zich te richten op verhogen van kwaliteit, verminderen van variatie en terug brengen van aantal defecten. Daarbij biedt Six Sigma een duidelijk en strak projectkader van definitie tot aan implementatie en controle. Een overeenkomst tussen beide methodieken is dat ze de klantbehoefte centraal stellen.

Meten is weten
Naast een strak projectkader gaat Six Sigma uit van 'meten is weten'. Six Sigma toetst vergaarde data en gebruikt dit voor statistische onderbouwing bij zowel de analyse van het probleem als bij de keuze voor een oplossingsrichting. Het is daarom niet voor niets waarom grote industriële bedrijven, waar weinig speling is in productieprocessen, kiezen voor de combinatie Lean en Six Sigma en niet alleen Lean.

Lean Six Sigma in de praktijk
Een mooi voorbeeld van Lean Six Sigma in de zorg is een verbetertraject betreffende DBC's in een ziekenhuis. Het probleem van het ziekenhuis was dat er 21.510 posten per jaar werden afgewezen bij facturering aan de zorgverzekeraar. Hierdoor liep het ziekenhuis een bedrag van 3,6 miljoen euro mis. Uit de teamsessie werden tien mogelijke oorzaken geïdentificeerd voor afwijzing. Door procesdata te analyseren werd het aantal oorzaken teruggebracht tot twee hoofdoorzaken. Voor deze twee hoofdoorzaken bedacht het betrokken team een achttal oplossingen, die met behulp van data analyse werden teruggebracht tot twee oplossingen. De twee oplossingen werden gezamenlijk met het team geïmplementeerd, wat resulteerde in een daling van maar liefst 16.060 afgewezen posten naar 5.450. Hierdoor ontving het ziekenhuis alsnog 2,7 miljoen euro.

Quality, Speed, Results, Costs

Meetsysteem
Om te zorgen dat de organisatie een vinger aan de pols kan houden na het verbeteren van het proces, wordt er tijdens Lean Six Sigma verbetertrajecten geborgd dat er een meetsysteem is of komt. Dit meetsysteem zorgt ervoor dat de organisatie precies kan monitoren of zij binnen de gewenste marges blijft. Zodra deze marges overschreden worden, is dit weer een trigger om het proces onder de loep te nemen. Het meetsysteem kan een nieuw systeem zijn, maar in de meeste gevallen zijn het wat kleine aanpassingen aan het registreren van gegevens/data in bestaande systemen/databases. Zie daarom ICT niet als tegenstander of beperking, maar als partner in de verbetering van de processen.

Combineer Lean met Six Sigma
Zorgorganisaties die het maximale uit hun verbetering willen halen en dit op een efficiënte manier willen doen, dienen Lean te combineren met Six Sigma. Dit zal vervolgens een opstap zijn naar een daadkrachtige, prestatie bevorderende organisatiecultuur.

Nieuws

Meer nieuws over