Financial Close proces van AEX-bedrijven kan beter

24 september 2015 Consultancy.nl

AEX-bedrijven doen er gemiddeld 48 kalenderdagen over om hun financiële cijfers bekend te maken. Hiermee scoort ons land internationaal gezien in de middenmoot – met een financiële cyclus van slechts dertig dagen spannen beursgenoteerde bedrijven in de Verenigde Staten de kroon. Dat blijkt uit onderzoek van BrightStone Group.

BrightStone Group, een adviesbureau gespecialiseerd in finance & compliance vraagstukken, heeft de afgelopen zes maanden in samenwerking met Associate Consultant Frans Blommaert onderzoek gedaan naar het Financial Fast Close proces bij AEX ondernemingen. Het onderzoek bestaat enerzijds uit desk research en anderzijds uit gesprekken met financieel analisten, CFO’s en Group Controllers van beursgenoteerde ondernemingen. Belangrijkste onderzoeksvragen: wat is nu eigenlijk een ?snel? afsluitproces voor Nederlandse bedrijven; wat zijn hiervan de kenmerken en wat zijn op dit vlak de internationale verhoudingen?

PA en AR per AEX onderneming

Uit de data blijkt dat aan de AEX genoteerde bedrijven hun resultaten gemiddeld na 48 kalenderdagen bekendmaken. Unilever – het op drie na grootste consumentengoederenbedrijf ter wereld – mag zich met een financiële cyclus van twintig dagen koploper noemen, gevolgd door ASML (21 dagen) en Philips (27 dagen). De Audited Results (AR) – de door de accountant goedgekeurde cijfers – worden gemiddeld na 64 dagen verkregen.

Internationale middenmoot
Een vergelijking van de AEX-resultaten met buitenlandse branchegenoten toont aan dat Nederland internationaal gezien een gemiddelde positie inneemt. De internationale verschillen blijken aanzienlijk. Amerika voert de lijst aan met dertig dagen, gevolgd door de Scandinavische landen (34 dagen) en Japan (35 dagen). Met een gemiddelde Financial Close periode van 48 dagen scoort Nederland gelijk met Frankrijk, maar boven de UK en Duitsland. Opvallend is dat Duitse ondernemingen als enige wachten met hun Public Annoucement (PA), tot de AR’s er zijn. Japan en Portugal vormen de uitschieters; zij doen lang over het rond krijgen van hun AR, waarbij opvalt dat Japan zowel in 2013 als in 2014 zo’n 50 dagen tussen PA en AR heeft zitten (de andere landen hebben er 5 tot 20 dagen tussen zitten). “Het is waarschijnlijk dat wellicht de meeste van deze verschillen kunnen worden teruggevoerd op (werk)cultuurverschillen,” aldus Karien Bos, Managing Director bij BrightStone Group.

Internationale vergelijking

Opvallend is dat het Nederlandse gemiddelde negatief wordt beïnvloed door OCI (een Egyptische kunstmestproducent) en Altice (een Frans kabelbedrijf); de laatste met name aangaande de AR. Wanneer hiervoor gecorrigeerd wordt, komt het Nederlandse gemiddelde uit op 44 dagen, hetgeen gelijk staat aan vorig jaar. Nederland zit hiermee bovenin de subtop van afsluittrajecten voor wat betreft de PA’s.

Ten aanzien van AR’s laat Nederland zien een trage afsluiter te zijn. Een mogelijke oorzaak hiervan is dat audit items pas daadwerkelijk besproken worden tijdens de auditperiode. “Wij hebben begrepen van diverse CFO’s dat – indien zij een versnelling hebben weten te realiseren in hun close proces – dit gelukt is door relevante gevoelige onderwerpen naar voren te halen in het afsluitproces. Dit om mogelijke vertragingen en discussies met de accountant te voorkomen tijdens de auditperiode zelf”, zegt Bos.

Brancheverschillen
Verschillen tussen sectoren zijn er ook. Niet verrassend is dat de sectoren technologie en software & computer op het vlak van PA goed presteren. Opvallend is echter dat bijvoorbeeld bouwondernemingen en verzekeraars bijna twee keer zo veel dagen nodig hebben als technologiebedrijven. Volgens de onderzoekers heeft dit met een scala aan factoren te maken, waaronder het grote belang van waarderingsvraagstukken in balans en verliesrekening. “Om hier een sluitend antwoord op te geven is nader onderzoek nodig,” erkent Bos.

Public Annoucement dagen per branche

Succesfactoren
Willen CFO’s en financieel managers hun Financial Close proces optimaliseren, dan dienen ze volgens BrightStone Group drie kern-succesfactoren in acht te houden: Mindset, Processen en Systemen, en Datakwaliteit.

Mindset
In de gesprekken met financieel analisten, CFO’s en Group Controllers kwam volgens de onderzoekers ‘mindset’ unaniem naar voren als de belangrijkste factor. Dit, terwijl er zelden zo over gesproken wordt en de factor derhalve sterk onderbelicht blijft. Het betreft in feite een gedragscomponent: de softe impuls binnen het scala aan invloeden op het close proces. “Het moet tussen de oren en in de vingers zitten, letterlijk”, stellen de onderzoekers. Er is een cultuur nodig waarbinnen ijzeren discipline, procesoptimalisatie, oog voor detail én een voortdurende search for excellence (waaruit een permanente drive for improvement ontstaat) vanzelfsprekend is.

Processen en systemen
In de ‘maturity matrix’ wordt weergegeven welke rijpheidsfasen m.b.t. Fast Close onderscheiden kunnen worden. Processen en systemen spelen hierin een sleutelrol. Belangrijke voorwaarden om op dit gebied een snelle close te realiseren zijn:
1. Slechts één chart of account
2. Slechts één ERP-systeem
3. Goede IT- tooling zoals consolidatiesoftware
4. Financial cockpit: een nieuwe ontwikkeling waarbij het afsluitproces in kleine stukjes wordt opgeknipt en per entiteit de status van het afsluitproces nauwlettend wordt gemonitord.

(R)evolution Fast Close Maturity Matrix

Datakwaliteit 
Uit het onderzoek komt naar voren dat veel organisaties essentiële stamgegevens (master data) in meerdere interne systemen hebben opgeslagen. Vaak zitten er fouten in masterdata door onvolkomenheden bij de invoer. Zelfs punten, komma’s en spaties kunnen voor problemen zorgen. Door het vergroten van de kwaliteit van masterdata, worden verstoringen in de bedrijfsprocessen beperkt waarmee de efficiëntie wordt verhoogd en de beschikbaarheid van betrouwbare managementinformatie wordt verbeterd, leggen de onderzoekers uit.

Onjuiste en inconsistente masterdata zijn vanzelfsprekend een grote bedreiging voor rapportage en business intelligence en daarmee tevens voor het Financial Close proces. Data ?schoon? (uniform en zonder dubbelingen) op één centrale plaats opslaan op basis van gevalideerde bronnen vormt de best practice op het vlak van Master Data Management. Uit onderzoek is gebleken dat Fast Closers een betere datakwaliteit hebben dan de tragere afsluiters.

Conclusies
Op basis van het onderzoek worden de volgende voorlopige conclusies getrokken:
1. Vier van de vijf ondernemingen wil graag zijn afsluitproces versnellen;
2. Een veel genoemde reden voor het versnellen van de Financial Close is dat de regelgever dit vereist; toch gaan sommige ondernemingen veel verder dan de eisen van de regelgever;
3. Een Fast Financial Close versterkt het vertrouwen bij vermogensverschaffers en overige stakeholders (financieel analisten, leveranciers, werknemers etc.);
4. Een snelle en efficiënte afsluiting werkt kostenbesparend;
5. Als Fast Closer is het essentieel om de IT-systemen op orde te hebben; dit heeft meer voordelen dan alleen een fast close: uit diverse onderzoeken is gebleken dat ondernemingen die een betrouwbaar eenduidig IT-systeem en een goede datakwaliteit hebben vaak productiever zijn (soms wel 10%).

De auteurs sluiten positief af: “De Nederlandse AEX-bedrijven hebben een versnelling van hun Financial Close proces binnen handbereik. Aanleiding is er genoeg, zo is gebleken uit ons onderzoek. Niet alleen ingegeven door regelgeving, ook imagoverbetering en kostenbesparing zijn belangrijke triggers. Bovendien; er ontstaat ruimte voor waardevolle diepteanalyses. Kortom: meer inzicht, een beter overzicht en daarmee een hoger rendement. Aan de basis van dit alles staat de benodigde mindset: de wil en de drive om cultureel, procesmatig en op het vlak van tooling tot het uiterste te gaan. Niet zelden zal hiervoor een transitie nodig zijn binnen alle lagen van de organisatie.”

Nieuws