10 stappen om grip te krijgen op data governance

13 augustus 2015 Consultancy.nl

Infobesitas en mindfulness dagen de grenzen van het menselijk brein en dat van onze organisaties uit. Hoe overleven we in het steeds complexere en uitdijende data governance universum?

Infobesitas is een nieuwe ziekte waarbij mensen verslaafd zijn aan het constant opvragen van nieuwe informatie. Mindfulness is een vorm van meditatie waarin men zich op een niet-reactieve manier bewust is van de fysieke en geestelijke sensaties en situaties van het moment. In de praktijk hebben meer mensen inmiddels bij mindfulness de associatie dat het niet om meditatie gaat, maar letterlijk het vol zijn van hun hoofd van nutteloze en nuttige data die elke dag tot hen komt en die moet worden verwerkt. Deze informatie en prikkeloverload leiden tot een behoeft om orde in de chaos te scheppen, zaken weer op een rijtje te krijgen, kaf van het koren te scheiden en een strategie te creëren die de mens laat functioneren en overleven in het steeds complexere en uitdijende data governance universe.

Grip op data

Kans en bedreiging
Wat voor de mens individueel geldt, geldt ook voor samenwerkingsverbanden van mensen: de organisatie. Een organisatie wordt gedefinieerd als ‘het geheel van mensen en middelen, gericht op één meerdere doelstellingen’. Het brein van een organisatie kampt met dezelfde uitdagingen op het gebied van infobesitas als het individu. De aard en omvang van die uitdagingen echter nemen met het groter, internationaler en complexer worden van die organisaties exponentieel toe. De hoeveelheid, complexiteit en snelheid van beschikbare data (en afgeleide informatie) zijn een kans voor organisaties maar tegelijkertijd ook een enorme bedreiging. Als uw concurrentie dit bijvoorbeeld namelijk beter doet dan u, leidt dit tot een potentieel concurrentienadeel en uiteindelijk tot een risico voor het voortbestaan.

Organisaties investeren enorm in hun data governance universe en met name in kennissystemen, kennisdelingsprogramma’s en alles er om heen. Ik noem het een data governance universe omdat het een vergelijkbare uitgestrektheid, complexheid en onderlinge afhankelijkheid kent zoals het oneindige omniversum. En dan laten we zwarte gaten nog even buiten beschouwing. Het nut van het in kaart hebben van onze heelal en zonnestelsel is dat wij weten waar wij ons bevinden en hoe onze planeet is ontstaan. Dat de maan invloed heeft op de getijden en de zon allesbepalend is in onze habitat. Het heeft ons geleerd dat zwaartekracht niet overal in het heelal  bestaat en dat we met de wereld maar een minuscuul onderdeel van het heelal zijn. Nog verder terug weten we dat de aarde niet het middelpunt van het heelal is. En nóg verder terug: we weten dat de aarde niet plat is maar rond. En de oerknal: was die er nu niet of wel?

Data governance universum

Hoe ziet het universum er uit?
Als we een poging doen om het data governance universe van een organisatie in kaart te brengen dan zou hij er als volgt uit kunnen zien:

- Het waarom: de oerknal
- Je organisatie: de aarde
- Decision making: Water, vuur en zuurstof
- Relevantie: Zon:
- Betrouwbaarheid: de Maan
- Innovatie: Sterren
- Infrastructuur: Lichtsnelheid
- Draagvlak: De melkweg
- (Dis)continuïteit : Komeet
- Budget: Zwart gat
- Tooling: Mars
- Cultuur: Venus
- Opslag: zwaartekracht

RGP - Consulting form the inside out

10 stappen
Er is één belangrijk verschil tussen het onmetelijke universe en het data governance universe. Het universum laat zich niet sturen. Maar gelukkig hebben daarentegen wij wel enige controle over ons data governance universe. Echter, we verzuimen vaak om die invloed gestructureerd en planmatig aan te wenden. Vandaar ook de infobesitas en de data mindfulness. Hoe krijg je grip op het data universe van jezelf en die van een organisatie? We hebben de volgende 10 stappen benoemd:

1. Breng je data governance universe in kaart
2. Bepaal de kwaliteit van de individuele elementen in je universe
3. Breng de onderlinge afhankelijkheden in kaart
4. Bepaal hoe je datadashboard er uit ziet op basis waarvan je wilt sturen
5. Stel vast hoe de cultuur kan bijdragen aan het verbeteren van je return on data
6. Bepaal een what does success look like-horizon
7. Organiseer je plan-do-check-act in op je data-asset
8. Maak data van iedereen
9. Onderzoek gebruik van technologie, maak deze niet leidend
10. Bouw wendbaarheid in in de processen! 

Het data governance-dashboard
Ter illustratie een voorbeeld met kpi’s van hoe een strategisch integrated data governance dashboard er uit kan zien.

Integrated Data Governance Dashboard

Relevantie: daar draait het allemaal om. Met links en rechts de kwaliteit van de besluitvorming en een ondersteunende cultuur. Het een en ander staat of valt met de kwaliteit van interne en externe data en natuurlijk de financiële businesscase. Compliance, (cyber) security alsmede de infrastructuur en de tooling meten de technologische en compliance delen. Tot slot: infobesitas en mindfulness voor mensen en organisatie zijn acuut en ad hoc. Verzuilde oplossingen zijn niet afdoende om deze aandoeningen te genezen voor nu en in de toekomst. Wij pleiten voor integrated data governance vanuit een heelal van samenhangende elementen die gestructureerde aandacht behoeven. De oerknal is vandaag.

Een artikel van Arthur Izeboud, practice leader Governance, Risk & Compliance bij RGP.

Nieuws